{"id":20527,"date":"2022-12-07T14:55:42","date_gmt":"2022-12-07T17:55:42","guid":{"rendered":"https:\/\/niteolearning.com\/blog\/?p=20527"},"modified":"2023-09-14T10:31:29","modified_gmt":"2023-09-14T13:31:29","slug":"dicas-de-produtividade-outlook-365","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/niteolearning.com\/blog\/dicas-de-produtividade-outlook-365\/","title":{"rendered":"V\u00e1 al\u00e9m dos e-mails: descubra recursos de planejamento e automa\u00e7\u00e3o do Outlook 365 que facilitam a rotina"},"content":{"rendered":"\n<p><em>Veja como aumentar a produtividade atrav\u00e9s de dicas do Outlook 365. Use recursos que permitem planejar sua agenda de acordo com outras agendas da equipe, marcar reuni\u00f5es de videochamada pelo teams e at\u00e9 automatizar e-mail<\/em>s.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-yoast-seo-table-of-contents yoast-table-of-contents\"><h2>Voc\u00ea ler\u00e1 aqui:<\/h2><ul><li><a href=\"#h-o-que-e-o-microsoft-outlook-como-ele-funciona\" data-level=\"2\">O que \u00e9 o Microsoft Outlook? Como ele funciona?<\/a><\/li><li><a href=\"#h-como-o-outlook-365-aumenta-a-eficiencia-das-equipes\" data-level=\"2\">Como o Outlook 365 aumenta a efici\u00eancia das equipes<\/a><ul><li><a href=\"#h-comunicacao-agil-e-eficiente\" data-level=\"3\">Comunica\u00e7\u00e3o \u00e1gil e eficiente<\/a><\/li><li><a href=\"#h-planejamento-e-organizacao\" data-level=\"3\">Planejamento e organiza\u00e7\u00e3o<\/a><\/li><li><a href=\"#h-foco-e-produtividade\" data-level=\"3\">Foco e produtividade<\/a><\/li><li><a href=\"#h-trabalho-em-equipe\" data-level=\"3\">Trabalho em equipe<\/a><\/li><li><a href=\"#h-seguranca\" data-level=\"3\">Seguran\u00e7a<\/a><\/li><\/ul><\/li><li><a href=\"#h-10-dicas-para-usar-as-melhores-funcoes-do-outlook-365\" data-level=\"2\">10 dicas para usar as melhores fun\u00e7\u00f5es do Outlook 365<\/a><ul><li><a href=\"#h-1-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-configure-sua-conta-corporativa-do-microsoft-365-no-outlook\" data-level=\"3\">1.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Configure sua conta corporativa do Microsoft 365 no Outlook<\/a><\/li><li><a href=\"#h-2-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-crie-sua-assinatura-de-e-mail-no-outlook-365\" data-level=\"3\">2.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Crie sua assinatura de e-mail no Outlook 365<\/a><\/li><li><a href=\"#h-3-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-crie-seus-grupos-para-agilizar-o-envio-de-e-mails\" data-level=\"3\">3.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Crie seus grupos para agilizar o envio de e-mails<\/a><\/li><li><a href=\"#h-4-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-compartilhe-sua-agenda-com-os-colegas-de-trabalho\" data-level=\"3\">4.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Compartilhe sua agenda com os colegas de trabalho<\/a><\/li><li><a href=\"#h-5-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-veja-a-agenda-dos-colaboradores-quando-precisar\" data-level=\"3\">5.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Veja a agenda dos colaboradores quando precisar<\/a><\/li><li><a href=\"#h-7-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-agende-seus-compromissos-no-outlook-365\" data-level=\"3\">7.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Agende seus compromissos no Outlook 365<\/a><\/li><li><a href=\"#h-8-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-crie-avisos-de-ferias-e-para-outros-periodos-de-ausencia\" data-level=\"3\">8.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Crie avisos de f\u00e9rias e para outros per\u00edodos de aus\u00eancia<\/a><\/li><li><a href=\"#h-9-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-programe-envios-de-e-mail\" data-level=\"3\">9.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Programe envios de e-mail<\/a><\/li><li><a href=\"#h-10-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-agrupe-e-organize-seus-e-mails\" data-level=\"3\">10.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Agrupe e organize seus e-mails<\/a><\/li><\/ul><\/li><li><a href=\"#h-e-o-novo-outlook-o-que-mudou\" data-level=\"2\">E o novo Outlook? O que mudou?<\/a><\/li><li><a href=\"#h-aumente-a-produtividade-diaria-das-suas-equipes-com-o-outlook-365\" data-level=\"2\">Aumente a produtividade di\u00e1ria das suas equipes com o Outlook 365<\/a><\/li><\/ul><\/div>\n\n\n\n<p>Se voc\u00ea tem acompanhado as not\u00edcias sobre o futuro do trabalho, \u00e9 prov\u00e1vel que j\u00e1 ouviu falar da <strong><a href=\"\/blog\/niveis-maturidade-remote-first-dicas-para-funcionar\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">cultura remote first<\/a><\/strong>. <\/p>\n\n\n\n<p>O termo em ingl\u00eas pode ser traduzido como \u201cremoto primeiro\u201d, criado para representar o novo modelo de trabalho que n\u00e3o depende de um determinado espa\u00e7o f\u00edsico e \u00e0s vezes, nem mesmo de um hor\u00e1rio para acontecer. A ideia por tr\u00e1s do conceito \u00e9 dar liberdade para que as <strong>pessoas decidam onde e como querem trabalhar<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n<p>A cultura remote first tem tudo para se consolidar de vez na sociedade. Isso porque ela traz vantagens tanto para quem trabalha quanto para quem emprega. <\/p>\n\n\n\n<p>J\u00e1 existem in\u00fameras pesquisas que apontam o <strong>aumento do bem-estar dos trabalhadores<\/strong>, al\u00e9m da redu\u00e7\u00e3o de custos com infraestrutura e mobilidade do lado das empresas.<\/p>\n\n\n\n<p>No entanto, como nem tudo \u00e9 perfeito, o remote first pode vir acompanhado de incertezas e dificuldades. O primeiro obst\u00e1culo \u00e9 <strong>manter<\/strong> <strong>todas as pessoas produtivas e conectadas<\/strong>, enquanto cada uma mant\u00e9m um local e rotina diferente. <\/p>\n\n\n\n<p>O segundo \u00e9 <strong>construir uma rela\u00e7\u00e3o de confian\u00e7a<\/strong> entre gest\u00e3o e colaboradores, para que todos tenham a autonomia que precisam para gerenciar seu trabalho.<\/p>\n\n\n\n<p>Pensando nisso, ferramentas como o Microsoft Outlook far\u00e3o toda a diferen\u00e7a no dia a dia de todos os profissionais. <\/p>\n\n\n\n<p>Entenda os motivos disso ao longo do artigo, e saiba como utilizar o Outlook de forma eficiente, para extrair o m\u00e1ximo potencial da solu\u00e7\u00e3o para o trabalho em equipe.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-o-que-e-o-microsoft-outlook-como-ele-funciona\">O que \u00e9 o Microsoft Outlook? Como ele funciona?<\/h2>\n\n\n\n<p>O Microsoft Outlook \u00e9 um dos <strong>gerenciadores de e-mail<\/strong> mais conhecidos em todo o mundo. O que nem todos sabem \u00e9 que a fun\u00e7\u00e3o do aplicativo n\u00e3o \u00e9 apenas essa. Ele tamb\u00e9m re\u00fane <strong>calend\u00e1rios, contatos, automa\u00e7\u00f5es e tarefas<\/strong>, para ser poss\u00edvel ir al\u00e9m da comunica\u00e7\u00e3o e planejar todas as rotinas de trabalho. &nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>O Outlook pode <strong>funcionar em<\/strong> <strong>diferentes dispositivos<\/strong>. Ele possui vers\u00f5es de aplicativos mobile para iOS e Android; para desktops Windows ou MacOs, al\u00e9m de uma vers\u00e3o para navegadores Web. <\/p>\n\n\n\n<p>Essa caracter\u00edstica permite acessar e enviar e-mails de maneira din\u00e2mica, al\u00e9m de acompanhar atividades a qualquer hora e lugar, mantendo tudo sincronizado com a nuvem.<\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m disso, o Outlook faz parte da su\u00edte de produtos Microsoft 365, antes Office 365. Isso significa que \u00e9 poss\u00edvel utiliz\u00e1-lo com outras solu\u00e7\u00f5es familiares, tais como Word, Excel, Teams e OneDrive, para criar uma rede de trabalho altamente conectada. <\/p>\n\n\n\n<p>Assim, essa integra\u00e7\u00e3o <strong>evita a descentraliza\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es e ferramentas,<\/strong> que \u00e9 um dos grandes vil\u00f5es da produtividade no ambiente de trabalho.<\/p>\n\n\n\n<p><em>Leia tamb\u00e9m: <\/em><a href=\"\/blog\/5-viloes-da-produtividade-no-trabalho\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><em>5 vil\u00f5es da produtividade no trabalho e como evit\u00e1-los<\/em><\/a><em>.<\/em><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-como-o-outlook-365-aumenta-a-eficiencia-das-equipes\">Como o Outlook 365 aumenta a efici\u00eancia das equipes<\/h2>\n\n\n\n<p>A <strong>comunica\u00e7\u00e3o ass\u00edncrona<\/strong> voltou a ganhar espa\u00e7o depois da onda das mensagens instant\u00e2neas. Vale lembrar que o termo ass\u00edncrono \u00e9 oposto do conceito real time, onde as conversas ou eventos acontecem em tempo real. <\/p>\n\n\n\n<p>Isso porque, a princ\u00edpio, muitas empresas come\u00e7aram a adotar o trabalho \u00e0 dist\u00e2ncia, como uma r\u00e9plica do modelo presencial. <\/p>\n\n\n\n<p>O resultado foi a <strong>descentraliza\u00e7\u00e3o de conversas <\/strong>por meio de canais diversos, inclusive os pessoais, onde cada uma das pontas aguardava uma resposta imediata para tarefas que, na maioria das vezes, n\u00e3o eram t\u00e3o urgentes assim. <\/p>\n\n\n\n<p>Afinal, tente contar quantas vezes voc\u00ea mesmo j\u00e1 atrasou sua rotina devido a solicita\u00e7\u00f5es aleat\u00f3rias nos chats.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00c9 por motivos como esse,  que a troca de e-mails voltou a crescer. O <a href=\"https:\/\/www.statista.com\/statistics\/456500\/daily-number-of-e-mails-worldwide\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">levantamento da Statista<\/a>, plataforma global de dados de mercado, revelou que em 2021 cerca de 319,6 bilh\u00f5es de e-mails foram enviados e recebidos diariamente. Em 2017, o n\u00famero era de 269 bilh\u00f5es, e a estimativa \u00e9 que ainda aumente para mais de 376 bilh\u00f5es at\u00e9 2025.<\/p>\n\n\n\n<p>Sendo assim, o Outlook 365 aumenta a efetividade das pessoas <strong>porque garante foco e autonomia<\/strong>. Todos conseguem ganhar tempo para filtrar as informa\u00e7\u00f5es que recebem, sem a press\u00e3o de responder \u00e0s solicita\u00e7\u00f5es na hora. <\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m disso, podem aceitar ou recusar as tarefas que chegam por e-mail e <strong>organizar melhor as demandas que aparecem fora do planejamento<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n<p>E o mais importante \u00e9 que a ferramenta tamb\u00e9m cria lembretes inteligentes sobre as pend\u00eancias que possuem.<\/p>\n\n\n\n<p>Acompanhe os pr\u00f3ximos t\u00f3picos para descobrir outras funcionalidades do Outlook 365 que melhoram o trabalho em equipe, e podem ter passado despercebidas na sua empresa.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-comunicacao-agil-e-eficiente\">Comunica\u00e7\u00e3o \u00e1gil e eficiente<\/h3>\n\n\n\n<p>O aumento da produtividade come\u00e7a com uma comunica\u00e7\u00e3o \u00e1gil e eficiente. Com o Outlook 365, portanto, voc\u00ea pode <strong>transformar as reuni\u00f5es improdutivas das suas equipes em e-mails<\/strong> <strong>bem estruturados<\/strong> para que ningu\u00e9m perca o foco. Veja alguns recursos que est\u00e3o dispon\u00edveis para esta finalidade:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Customiza\u00e7\u00e3o de modelos de e-mails para padronizar comunica\u00e7\u00f5es e n\u00e3o precisar criar um e-mail do zero.<\/li>\n\n\n\n<li>Cria\u00e7\u00e3o de grupos de trabalho para enviar e-mails para todos os membros ao mesmo tempo.<\/li>\n\n\n\n<li>Liga\u00e7\u00f5es a partir do pr\u00f3prio e-mail recebido.<\/li>\n\n\n\n<li>Cat\u00e1logo de endere\u00e7os para localizar rapidamente o e-mail de qualquer pessoa da empresa.<\/li>\n\n\n\n<li>Vota\u00e7\u00f5es por e-mail para n\u00e3o tirar suas equipes dos postos de trabalho.<\/li>\n\n\n\n<li>Defini\u00e7\u00e3o de prioridade, prazo de entrega e lembretes nos e-mails enviados, para melhor acompanhamento das solicita\u00e7\u00f5es por todas as partes.<\/li>\n\n\n\n<li>Solicita\u00e7\u00e3o de confirma\u00e7\u00e3o de entrega e leitura dos e-mails.<\/li>\n\n\n\n<li>Direcionamento de respostas para outras pessoas.<\/li>\n\n\n\n<li>Compartilhamento de e-mails diretamente nos canais e chats individuais do Microsoft Teams.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><em>Leia tamb\u00e9m: <a href=\"\/blog\/como-funciona-microsoft-teams\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Microsoft Teams, como funciona? Otimize o trabalho em equipe<\/a>.<\/em><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-planejamento-e-organizacao\">Planejamento e organiza\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n<p>O Outlook 365 oferece muitos recursos para planejar e organizar as rotinas de trabalho. Veja quais s\u00e3o eles:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Calend\u00e1rio individual para acompanhar as tarefas e reuni\u00f5es agendadas com efici\u00eancia, mas principalmente para organizar os rituais di\u00e1rios.<\/li>\n\n\n\n<li>Categoriza\u00e7\u00e3o de e-mails para filtr\u00e1-los e encontr\u00e1-los facilmente.<\/li>\n\n\n\n<li>Planejamento de aus\u00eancias, que permite criar e enviar respostas autom\u00e1ticas durante o per\u00edodo em que as pessoas estiverem fora.<\/li>\n\n\n\n<li>Programa\u00e7\u00e3o de envio de e-mails.<\/li>\n\n\n\n<li>Automa\u00e7\u00f5es com o \u201c<strong><em>Etapas R\u00e1pidas<\/em><\/strong>\u201d, que incluem: mover e-mails para pastas ou encaminh\u00e1-los para pessoas espec\u00edficas, responder e excluir automaticamente, criar reuni\u00f5es ou tarefas a partir de e-mails recebidos e sinalizar mensagens priorit\u00e1rias. Voc\u00ea e seus colaboradores tamb\u00e9m ter\u00e3o flexibilidade para personalizar suas pr\u00f3prias etapas r\u00e1pidas.<\/li>\n\n\n\n<li>Integra\u00e7\u00e3o com o \u201c<strong><em>To Do<\/em><\/strong>\u201d para criar e acompanhar as tarefas di\u00e1rias.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><em>Acelere ainda mais processos cotidianos com outra ferramenta do Microsoft 365: <\/em><a href=\"\/blog\/prepare-se-para-hiperautomacao-com-power-automate\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><em>Power Automate: prepare-se para a nova era de hiperautoma\u00e7\u00e3o<\/em><\/a><em>.<\/em><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-foco-e-produtividade\">Foco e produtividade<\/h3>\n\n\n\n<p>O \u201c<strong><em>Insights do Viva<\/em><\/strong>\u201d dentro do Outlook 365 \u00e9 uma ferramenta poderosa para manter o foco e aumentar a produtividade. O Microsoft Viva reconhece as atividades de todas as pessoas para identificar oportunidades de melhorias de h\u00e1bitos, al\u00e9m de fornecer dados importantes para an\u00e1lises. Com os Insights do Viva \u00e9 poss\u00edvel:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Reservar per\u00edodos de foco di\u00e1rios, com mudan\u00e7a de status autom\u00e1tica para evitar distra\u00e7\u00f5es e notifica\u00e7\u00f5es.<\/li>\n\n\n\n<li>Preparar-se para reuni\u00f5es e outros eventos e tarefas agendados com a customiza\u00e7\u00e3o de lembretes.<\/li>\n\n\n\n<li>Reservar um tempo todos os dias para ver e responder a e-mails e organizar documentos.<\/li>\n\n\n\n<li>Acompanhar todas as solicita\u00e7\u00f5es de e-mails que est\u00e3o pendentes.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>H\u00e1 tamb\u00e9m a possibilidade de <strong>configurar per\u00edodos silenciosos<\/strong>, para que seus colaboradores n\u00e3o recebam notifica\u00e7\u00f5es de trabalho enquanto est\u00e3o fora do expediente. Isso os ajuda a se desconectarem das tarefas para que n\u00e3o se sintam sobrecarregados e se mantenham produtivos quando estiverem trabalhando.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-trabalho-em-equipe\">Trabalho em equipe<\/h3>\n\n\n\n<p>Para que o trabalho em equipe funcione, o Outlook 365 <strong>se integra a todas as ferramentas de colabora\u00e7\u00e3o<\/strong> da Microsoft. Por exemplo, aos aplicativos do pacote Office e ao Microsoft Teams. <\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m disso, fornece a funcionalidade de <strong>calend\u00e1rio compartilhado<\/strong> para que todos tenham uma vis\u00e3o ampla sobre os per\u00edodos ocupados e dispon\u00edveis de toda a equipe. <\/p>\n\n\n\n<p>Essa conex\u00e3o entre ferramentas e agendas permite a voc\u00ea e seus colaboradores:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Compartilhar e colaborar em arquivos e documentos sem precisar anex\u00e1-los no e-mail.<\/li>\n\n\n\n<li>Agendar reuni\u00f5es conforme a disponibilidade dos calend\u00e1rios da equipe. Os agendamentos s\u00e3o registrados automaticamente no calend\u00e1rio do pr\u00f3prio Outlook em sincronia com o calend\u00e1rio do Teams.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-seguranca\">Seguran\u00e7a<\/h3>\n\n\n\n<p>O Outlook 365 conta com <strong>seguran\u00e7a de n\u00edvel empresarial<\/strong> para manter os dados da sua caixa de e-mails seguros. Entre os recursos de prote\u00e7\u00e3o da ferramenta est\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Criptografia de todos os seus e-mails, enviados e recebidos.<\/li>\n\n\n\n<li>Prote\u00e7\u00e3o contra phishing, v\u00edrus e malware a partir da desativa\u00e7\u00e3o de links suspeitos.<\/li>\n\n\n\n<li>Detec\u00e7\u00e3o e recupera\u00e7\u00e3o de ransomware para arquivos do OneDrive.<\/li>\n\n\n\n<li>Verifica\u00e7\u00e3o avan\u00e7ada de anexos.<\/li>\n\n\n\n<li>Configura\u00e7\u00e3o de pol\u00edticas de expira\u00e7\u00e3o de e-mails.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-10-dicas-para-usar-as-melhores-funcoes-do-outlook-365\">10 dicas para usar as melhores fun\u00e7\u00f5es do Outlook 365<\/h2>\n\n\n\n<p>O Outlook 365 \u00e9 uma ferramenta completa de comunica\u00e7\u00e3o e organiza\u00e7\u00e3o para voc\u00ea e seus colaboradores. Com um <strong>bom treinamento para equipes corporativas<\/strong>, todos conseguir\u00e3o identificar e usufruir dos melhores recursos da solu\u00e7\u00e3o, conforme as rotinas de trabalho e particularidades da empresa. <\/p>\n\n\n\n<p>O mais importante \u00e9 que todos <strong>aprendam juntos<\/strong> a usar o aplicativo para nivelar o conhecimento entre todas as pessoas.<\/p>\n\n\n\n<p>Por enquanto, acompanhe nossas dicas para aprender a explorar ao m\u00e1ximo o potencial do Outlook 365.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-1-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-configure-sua-conta-corporativa-do-microsoft-365-no-outlook\">1.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Configure sua conta corporativa do Microsoft 365 no Outlook<\/h3>\n\n\n\n<p>Seus primeiros passos na ferramenta devem ser as configura\u00e7\u00f5es, para deixar tudo pronto. Ao receber seus dados de login do Microsoft 365, portanto, \u00e9 necess\u00e1rio <strong>acessar o Outlook para adicionar sua conta de e-mail<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n<p>Fa\u00e7a isso em todos os seus dispositivos para que eles sejam sincronizados com a nuvem e voc\u00ea possa utilizar o Outlook em qualquer lugar.<\/p>\n\n\n\n<p>Esta \u00e9 uma etapa importante para garantir todos os recursos de produtividade. N\u00e3o se prenda apenas nas configura\u00e7\u00f5es gerais, mas tamb\u00e9m adicione os suplementos e configure tudo o que precisar para executar suas tarefas.<\/p>\n\n\n\n<p><em>Leia mais em: <a href=\"\/blog\/tutorial-como-configurar-conta-de-email-no-outlook\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">[Tutorial] Como configurar uma conta de e-mail no Outlook 365<\/a>.<\/em> <\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-2-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-crie-sua-assinatura-de-e-mail-no-outlook-365\">2.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Crie sua assinatura de e-mail no Outlook 365<\/h3>\n\n\n\n<p>As assinaturas de e-mail s\u00e3o fundamentais. S\u00e3o elas que ajudar\u00e3o os destinat\u00e1rios a <strong>identificar quem \u00e9 voc\u00ea, qual \u00e9 o seu setor e em qual empresa voc\u00ea trabalha<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n<p>Sua assinatura tamb\u00e9m pode conter todos os seus dados de contato para al\u00e9m do e-mail corporativo. Assim, seus clientes, colegas e parceiros de trabalho conseguir\u00e3o te encontrar sempre que precisarem de voc\u00ea.<\/p>\n\n\n\n<p>Cada usu\u00e1rio pode criar uma <strong>assinatura no Outlook 365<\/strong>. Ao defini-la como padr\u00e3o, sempre que escrever um novo e-mail ela aparecer\u00e1 automaticamente na p\u00e1gina.<\/p>\n\n\n\n<p><em>N\u00e3o sabe como configurar sua assinatura autom\u00e1tica? Leia mais: <a href=\"\/blog\/tutorial-como-criar-colocar-assinatura-no-outlook\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">[Tutorial] Como criar e colocar assinatura no Outlook?<\/a><\/em><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-3-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-crie-seus-grupos-para-agilizar-o-envio-de-e-mails\">3.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Crie seus grupos para agilizar o envio de e-mails<\/h3>\n\n\n\n<p>Crie grupos para as equipes das quais voc\u00ea faz parte ou para comunica\u00e7\u00f5es pontuais. Ao fazer isso, <strong>voc\u00ea n\u00e3o perde tempo inserindo contatos manualmente<\/strong> em cada e-mail que precisar enviar para mais de uma pessoa.<\/p>\n\n\n\n<p>Voc\u00ea pode, por exemplo, criar grupos para vota\u00e7\u00f5es, para enviar orienta\u00e7\u00f5es espec\u00edficas, para mandar mensagens motivacionais ou para discutir projetos diferentes. &nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><em>Veja como \u00e9 simples criar grupos de contato para acelerar as comunica\u00e7\u00f5es: <a href=\"\/blog\/tutorial-como-criar-grupo-de-e-mail-no-outlook-365\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">[Tutorial] Como criar grupo de e-mail no Outlook 365<\/a>.<\/em><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-4-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-compartilhe-sua-agenda-com-os-colegas-de-trabalho\">4.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Compartilhe sua agenda com os colegas de trabalho<\/h3>\n\n\n\n<p>Deixe seus colegas de trabalho saberem quando voc\u00ea est\u00e1 ocupado ou dispon\u00edvel. <strong>Compartilhe seu calend\u00e1rio do Outlook<\/strong> para que eles possam agendar reuni\u00f5es, solicitar ajuda em uma tarefa ou n\u00e3o desviarem sua aten\u00e7\u00e3o quando estiver focado. Voc\u00ea pode compartilhar sua agenda com toda a organiza\u00e7\u00e3o, ou apenas com algumas pessoas. <\/p>\n\n\n\n<p><em>Facilite o agendamento de compromissos e reuni\u00f5es: <a href=\"\/blog\/tutorial-como-compartilhar-calendario-no-outlook\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">[Tutorial] Como compartilhar calend\u00e1rio no Outlook 365<\/a>.<\/em><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-5-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-veja-a-agenda-dos-colaboradores-quando-precisar\">5.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Veja a agenda dos colaboradores quando precisar<\/h3>\n\n\n\n<p>Se voc\u00ea tiver d\u00favida sobre quando marcar uma reuni\u00e3o importante, veja o calend\u00e1rio de todas as pessoas que precisam participar. <\/p>\n\n\n\n<p>O Outlook tem uma interface bem intuitiva para que voc\u00ea consiga <strong>identificar rapidamente um hor\u00e1rio em que todos estejam dispon\u00edveis<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n<p>Dessa forma, al\u00e9m dos seus colaboradores conseguirem se programar com anteced\u00eancia, ningu\u00e9m ter\u00e1 sua produtividade impactada por eventos inesperados.<\/p>\n\n\n\n<p><em>Saiba como visualizar o calend\u00e1rio de colegas de trabalho e clientes: <a href=\"\/blog\/tutorial-como-ver-a-agenda-de-outra-pessoa-no-outlook-365\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">[Tutorial] Como ver a agenda de outra pessoa no Outlook 365<\/a>.<\/em><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">6.     Crie uma enquete de agendamento para reuni\u00f5es<\/h3>\n\n\n\n<p>A enquete de agendamento no Outlook Web, tamb\u00e9m conhecida como &#8220;Scheduling Poll&#8221;, oferece benef\u00edcios significativos para os neg\u00f3cios.<\/p>\n\n\n\n<p>A funcionalidade <strong>permite enviar v\u00e1rias op\u00e7\u00f5es de hor\u00e1rios<\/strong> para os participantes obrigat\u00f3rios e opcionais de uma reuni\u00e3o, e eles podem votar na op\u00e7\u00e3o que for mais adequada para suas rotinas.<\/p>\n\n\n\n<p>Assim, a enquete de agendamento <strong>faz uma contagem desses votos<\/strong> para selecionar o hor\u00e1rio mais popular e agendar a reuni\u00e3o ou evento automaticamente.<\/p>\n\n\n\n<p>Isso possibilita <strong>encontrar de maneira democr\u00e1tica o melhor hor\u00e1rio para realizar reuni\u00f5es<\/strong>, e garantir que todos possam participar, sem conflitar com outros eventos em suas agendas.<\/p>\n\n\n\n<p><em>Veja o passo a passo para criar um Scheduling Poll: <a href=\"\/blog\/tutorial-como-criar-enquete-de-agendamento-no-outlook\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">[Tutorial] Como criar enquete de agendamento no Outlook Web<\/a>.<\/em><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-7-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-agende-seus-compromissos-no-outlook-365\">7.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Agende seus compromissos no Outlook 365<\/h3>\n\n\n\n<p>J\u00e1 sabe quando vai tirar f\u00e9rias ou tem um evento no radar? Deixe seus compromissos agendados no calend\u00e1rio do Outlook. <\/p>\n\n\n\n<p>Informe a data e o hor\u00e1rio de in\u00edcio e t\u00e9rmino da atividade, convide participantes se necess\u00e1rio e defina o status que deve aparecer quando voc\u00ea estiver ausente. <\/p>\n\n\n\n<p>Voc\u00ea pode at\u00e9 mesmo marcar o compromisso como recorrente para n\u00e3o precisar agend\u00e1-lo manualmente toda as vezes que ele for acontecer.<\/p>\n\n\n\n<p>O Outlook te ajudar\u00e1 a <strong>lembrar de todos os seus compromissos<\/strong> com anteced\u00eancia. Basta configurar o seu lembrete para dias ou horas antes do evento.<\/p>\n\n\n\n<p><em>Veja, na pr\u00e1tica, como efetuar esse processo: <a href=\"https:\/\/youtu.be\/tmVXSBdy4xw\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Como agendar compromissos e reuni\u00f5es no Outlook 365<\/a>.<\/em><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-8-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-crie-avisos-de-ferias-e-para-outros-periodos-de-ausencia\">8.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Crie avisos de f\u00e9rias e para outros per\u00edodos de aus\u00eancia<\/h3>\n\n\n\n<p>Ao agendar seus compromissos no Outlook 365, <strong>configure tamb\u00e9m respostas autom\u00e1ticas<\/strong>. Deixe suas orienta\u00e7\u00f5es para quem tentar entrar em contato com voc\u00ea no per\u00edodo em que estiver ausente. <\/p>\n\n\n\n<p>Crie avisos para que as pessoas que te enviarem e-mails saibam que voc\u00ea n\u00e3o poder\u00e1 responder. Se outra pessoa puder resolver em seu lugar, oriente para quem o e-mail deve ser encaminhado, para que as solicita\u00e7\u00f5es urgentes n\u00e3o fiquem sem retorno.<\/p>\n\n\n\n<p><em>Assista ao passo a passo para criar essas mensagens: <a href=\"https:\/\/youtu.be\/leVZjZg-Cb4\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Como configurar resposta autom\u00e1tica no Outlook 365<\/a>.<\/em><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-9-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-programe-envios-de-e-mail\">9.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Programe envios de e-mail<\/h3>\n\n\n\n<p>N\u00e3o espere para amanh\u00e3 o que se pode fazer hoje. Este ditado cai muito bem para a funcionalidade de <strong>programar envios de e-mail no Outlook<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n<p>Se voc\u00ea tem um tempo livre e sabe que precisa enviar uma comunica\u00e7\u00e3o na pr\u00f3xima semana, por que j\u00e1 n\u00e3o deix\u00e1-la programada? <\/p>\n\n\n\n<p>Essa vantagem tamb\u00e9m serve para os casos em que voc\u00ea souber que estar\u00e1 ausente quando tiver de enviar um e-mail. Ao fazer a programa\u00e7\u00e3o, portanto, voc\u00ea n\u00e3o precisa mais se preocupar com essa tarefa e n\u00e3o arrisca esquec\u00ea-la.<\/p>\n\n\n\n<p><em>Assista ao v\u00eddeo de como fazer seu agendamento: <a href=\"https:\/\/youtu.be\/YqTiRg36_nQ\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Como agendar o envio de e-mail no Outlook 365<\/a>.<\/em><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-10-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-nbsp-agrupe-e-organize-seus-e-mails\">10.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Agrupe e organize seus e-mails<\/h3>\n\n\n\n<p>O Outlook oferece diversas op\u00e7\u00f5es para organizar e-mails. \u00c9 poss\u00edvel utilizar sinalizadores de acompanhamento, etiquetas de categoriza\u00e7\u00e3o ou criar pastas espec\u00edficas por tem\u00e1tica, ou setor. <\/p>\n\n\n\n<p>Depois, voc\u00ea ainda conta com <strong>diferentes modos de exibi\u00e7\u00e3o<\/strong> para poder filtrar o grupo de e-mails que deseja visualizar. Dessa forma, \u00e9 poss\u00edvel facilitar e agilizar o encontro de informa\u00e7\u00f5es, que ficam centralizadas em um \u00fanico lugar.<\/p>\n\n\n\n<p><em>Acompanhe o passo a passo para organizar suas mensagens: <a href=\"https:\/\/youtu.be\/O7gV5NUeXpo\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Como agrupar e organizar e-mails no Outlook 365<\/a>.<\/em><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-e-o-novo-outlook-o-que-mudou\">E o novo Outlook? O que mudou?<\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"582\" src=\"https:\/\/niteolearning.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/12\/Interface-do-novo-Outlook.jpg\" alt=\"Interface gr\u00e1fica do usu\u00e1rio do novo Outlook, com mudan\u00e7as na barra lateral, exibi\u00e7\u00e3o de e-mails e bot\u00f5es de navega\u00e7\u00e3o\" class=\"wp-image-20530\" srcset=\"https:\/\/niteolearning.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/12\/Interface-do-novo-Outlook.jpg 1024w, https:\/\/niteolearning.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/12\/Interface-do-novo-Outlook-300x171.jpg 300w, https:\/\/niteolearning.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/12\/Interface-do-novo-Outlook-150x85.jpg 150w, https:\/\/niteolearning.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/12\/Interface-do-novo-Outlook-200x114.jpg 200w, https:\/\/niteolearning.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/12\/Interface-do-novo-Outlook-600x341.jpg 600w, https:\/\/niteolearning.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/12\/Interface-do-novo-Outlook-60x34.jpg 60w\" sizes=\"auto, (max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><figcaption class=\"wp-element-caption\">Interface gr\u00e1fica do novo Outlook<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n<p>O Outlook 365 est\u00e1 com seu <strong>visual mais moderno e din\u00e2mico<\/strong>. Agora, ele possui uma barra de tarefas lateral, para que voc\u00ea possa alternar entre as se\u00e7\u00f5es de e-mail, calend\u00e1rio, pessoas, tarefas e outros aplicativos integrados. <\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m disso, houve reformula\u00e7\u00e3o do modo de visualizar sua agenda di\u00e1ria, que permite organizar tudo o que voc\u00ea tem previsto para o dia em uma \u00fanica exibi\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p>Outra novidade \u00e9 o <strong>novo RSVP &#8211; bot\u00e3o de \u201cResponda, por favor\u201d<\/strong>. Ao ser convidado para uma reuni\u00e3o, al\u00e9m de responder se voc\u00ea vai ou n\u00e3o participar, agora voc\u00ea consegue informar se participar\u00e1 de maneira presencial ou virtual.<\/p>\n\n\n\n<p>Tamb\u00e9m h\u00e1 <strong>novidades para os aplicativos mobile<\/strong>. Voc\u00ea pode reproduzir seus e-mails automaticamente e a assistente Cortana l\u00ea suas mensagens enquanto voc\u00ea est\u00e1 executando outras tarefas. <\/p>\n\n\n\n<p>E, o Outlook agora tem uma <strong>nova vers\u00e3o Lite<\/strong> para dispositivos Android. Esta, \u00e9 uma vers\u00e3o mais leve da ferramenta para aparelhos, com baixo desempenho de rede e recursos.<\/p>\n\n\n\n<p>Por fim, n\u00e3o podemos deixar de citar o Hotmail. O antigo gerenciador de e-mails da Microsoft <strong>foi reformulado e relan\u00e7ado como Outlook.com<\/strong> para todas as contas. <\/p>\n\n\n\n<p>Portanto, ao entrar na sua conta voc\u00ea ver\u00e1 que a nova interface corresponde \u00e0 do Outlook, que traz todos os benef\u00edcios atuais da ferramenta.<\/p>\n\n\n\n<p><em>Confira todas as mudan\u00e7as do novo Outlook: <a href=\"https:\/\/insider.office.com\/en-us\/blog\/the-new-outlook-for-windows-helps-you-be-more-productive-and-in-control-of-your-inbox\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">O novo Outlook para Windows ajuda voc\u00ea a ser mais produtivo e controlar sua caixa de entrada<\/a>.<\/em><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-aumente-a-produtividade-diaria-das-suas-equipes-com-o-outlook-365\">Aumente a produtividade di\u00e1ria das suas equipes com o Outlook 365<\/h2>\n\n\n\n<p>Foco e autonomia s\u00e3o fatores imperativos para suas equipes serem mais produtivas. Por isso, al\u00e9m de funcionar muito bem dentro dos modelos de trabalho flex\u00edveis, como o remote first, essas habilidades tamb\u00e9m ganharam for\u00e7a no modo presencial. <\/p>\n\n\n\n<p>Afinal, o e-mail continua sendo uma <strong>ferramenta cl\u00e1ssica de comunica\u00e7\u00e3o<\/strong> que ajuda a formalizar e documentar melhor qualquer tipo de processos e demandas. <\/p>\n\n\n\n<p>A diferen\u00e7a \u00e9 que agora o Outlook vai al\u00e9m do e-mail e oferece diversas possibilidades, que muitas pessoas ainda desconhecem ou n\u00e3o fazem uso.<\/p>\n\n\n\n<p>Pensando nisso, o Outlook 365 \u00e9 um modelo ideal para todas as formas de trabalhar. Ao conhecer os recursos da ferramenta, que incluem gerenciador de e-mails, calend\u00e1rio, contatos e tarefas, <strong>as pessoas permanecem conectadas e com maior controle sobre as rotinas<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n<p>Assim, podem evitar distra\u00e7\u00f5es, sobrecarga de trabalho e ainda conseguem reservar seu tempo de foco di\u00e1rio para se concentrarem em suas tarefas.<\/p>\n\n\n\n<p>O Outlook 365 resolve diversos problemas do trabalho em equipe. Ningu\u00e9m mais precisa se preocupar com e-mails e tarefas esquecidos, sequ\u00eancias de reuni\u00f5es improdutivas ou mesmo as temidas mensagens e tarefas que chegam no modo urg\u00eancia. <\/p>\n\n\n\n<p>Quando bem compreendidos e utilizados, todos os aplicativos Microsoft 365 permitem aos colaboradores <strong>centralizarem tudo o que precisam<\/strong> para serem mais planejados e eficientes. <\/p>\n\n\n\n<p><em>Forne\u00e7a para suas equipes um ecossistema completo de ferramentas de produtividade para al\u00e9m do Outlook: <\/em><a href=\"\/blog\/produtividade-com-microsoft-365\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"><em>Mantenha equipes focadas e produtivas com Microsoft 365<\/em><\/a><em>.<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>O Outlook n\u00e3o \u00e9 s\u00f3 um gerenciador de e-mails. Ao utiliz\u00e1-lo dentro do Microsoft 365 voc\u00ea garante recursos de produtividade avan\u00e7ados, para apoiar suas equipes onde quer que elas trabalhem.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":20603,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[35,26],"tags":[],"class_list":["post-20527","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-microsoft-365","category-produtividade"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v23.5 (Yoast SEO v27.4) - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-premium-wordpress\/ -->\n<title>Dicas Outlook 365: 10 maneiras de aumentar a produtividade<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Confira 10 dicas Outlook com fun\u00e7\u00f5es que trazem fluidez, produtividade e foco de trabalho entre toda a equipe. 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