Entenda por que a cultura do remote first é muito mais do que trabalho à distância

É  verdade que as empresas remote first precisam investir em tecnologia e infraestrutura. Mas também é necessário mudar a mentalidade para gerir os times nesse modelo.

O futuro do trabalho é remote first. No entanto, no mercado corporativo ainda vigoram o trabalho híbrido, em que o funcionário intercala suas idas à empresa com a prática do home office, ou então, o trabalho remoto é uma realidade, mas considerando apenas fatores parciais.

Já para uma outra parcela das organizações, o trabalho remoto é prioridade. Ou seja, o modelo de trabalho à distância é adotado sempre ou quase sempre, em conjunto com as boas práticas que o tornam efetivo. Em alguns casos, é possível que encontros presenciais nem mesmo aconteçam. A prática possibilita contratar os melhores talentos de diversas partes do país ou até distribuídas globalmente. Esse conceito, portanto, é conhecido como cultura “remote first”.

Já foi comprovado que a flexibilidade no local de trabalho traz grandes benefícios para empresas e seus colaboradores. Conforme dados do grupo de consultoria Gartner, por exemplo, funcionários que controlam onde, quando e como trabalham são três vezes mais propensos a terem alto desempenho.

Por outro lado, o relatório de tendências do trabalho produzido pela Microsoft apontou que 85% dos líderes lutam para criar confiança na produtividade à distância.

Adotar o remote first pode não ser tão simples quando há uma cultura engessada nas empresas. Isso porque não se trata apenas de permitir que as atividades sejam realizadas fora de um determinado ambiente. O conceito também envolve a gestão de pessoas, projetos e as suas respectivas tecnologias. Entenda os cinco níveis de maturidade e descubra onde sua empresa está!

O que é remote first? Do que se trata essa cultura?

Remote first na tradução literal significa “remoto primeiro”. Trata-se de uma cultura organizacional que prioriza o trabalho remoto, mas oferece liberdade para que os próprios trabalhadores escolham onde querem trabalhar. Neste caso, eles podem prestar serviços de qualquer lugar que não seja o escritório, intercalar entre o home office e o presencial, ou trabalhar todos os dias na empresa.

É claro que tudo depende da realidade da organização. Em uma fábrica, por exemplo, é difícil implementar essa cultura para os trabalhadores da linha de produção. Já uma empresa que não possui escritório próprio, dependerá de coworkings se o profissional preferir trabalhar presencialmente.

O mais importante no remote first é proporcionar flexibilidade. Nesse contexto, os líderes precisam repensar suas estratégias de gestão de pessoas, para não se prenderem em antigas tradições. Isso porque o foco deve se voltar agora para as entregas que os profissionais fazem, e principalmente, na qualidade do serviço prestado.

A princípio, quando a empresa opta pelo remote first deve considerar alguns processos essenciais. É necessário facilitar a transição do trabalho presencial para que a adaptação e o dia a dia sejam didáticos e naturais.

Além disso, o negócio precisa ter infraestrutura adequada para oferecer materiais e suporte em tempo integral. Por exemplo, fornecer notebooks e computadores em bom estado, conexão à internet de alta performance, ferramentas integradas e segurança de dados. A ideia é que a estação de trabalho seja próxima daquela que já existe no local físico.

O remote first é, acima de tudo, garantir que o empregado tenha a mesma experiência física e emocional independente de onde trabalhe. Assim, pode se manter conectado com a empresa para cumprir metas e resultados, além de estar sempre motivado e engajado em sua função.

Os 5 níveis de maturidade das equipes distribuídas

As equipes distribuídas são aquelas que podem trabalhar de qualquer lugar, e ainda assim, serem altamente eficientes. Dessa forma, não há limites para os horários de trabalho, o que fornece liberdade geográfica para contratar pessoas até mesmo de fusos horários diferentes.

Segundo a teoria de Matthew Mullenweg, mais conhecido por ser o desenvolvedor do CMS WordPress, as empresas percorrem um caminho até atingirem a maturidade ideal para sustentarem equipes distribuídas. O processo de adaptação, portanto, é composto por 5 níveis de autonomia. Entenda quais são eles nos próximos tópicos.

Nível zero: o trabalho só pode ser presencial

Neste nível, as empresas não conseguem viabilizar as equipes remotas e/ou flexíveis. Elas são dos ramos de atividades que não permitem o trabalho à distância de forma alguma. São os casos das fábricas, dos serviços essenciais, que envolvem, por exemplo, os profissionais da saúde e bombeiros, e o setor de construção civil. O remote first, portanto, é um sonho distante da realidade.

Nível um: relutância em aceitar o trabalho remoto

Aqui, as empresas só liberam o trabalho à distância em casos urgentes e pontuais, e por poucos dias. Não há esforços para manter as pessoas no modelo remoto, como fornecer infraestrutura necessária e também não há flexibilidade de horários. Em muitos casos, as tarefas são até adiadas para quando os funcionários voltarem a trabalhar presencialmente no escritório.

Nível dois: o trabalho remoto traz vícios do presencial

Neste nível, as empresas já compreendem os modelos de trabalho flexíveis. No entanto, ainda replicam práticas presenciais no ambiente virtual. Elas já estão familiarizadas com soluções como o Microsoft Teams, o aplicativo de chat, chamadas e reuniões online. No entanto, os colaboradores possuem pouca ou nenhuma autonomia e precisam estar o tempo todo online.

Como exemplo, podemos citar organizações que liberaram funcionários para o home office no período mais crítico da pandemia, mas não perderam os costumes tradicionais. Sendo assim, as cobranças por produtividade são frequentes, ao mesmo tempo em que há rígido controle sobre o que os profissionais estão fazendo durante o trabalho remoto. Os líderes não conseguem se desligar das horas de reuniões improdutivas, nem das interrupções durante o dia a dia de trabalho.  

Se você quer verdadeiramente implementar o remote first, não pare neste nível.

Leia também: Microsoft Teams, como funciona? Otimize o trabalho em equipe!

Nível três: o remote first ganha forma

Neste nível, as empresas já perceberam os benefícios do trabalho remoto e há uma mudança de mentalidade. Todos estão trabalhando com mais fluidez e confiança e as reuniões são planejadas e menos frequentes. A comunicação assíncrona começa a fazer mais sentido. Vale lembrar que esse tipo de comunicação não acontece em tempo real, como nas mensagens instantâneas e chamadas online. Neste caso, a comunicação por e-mail é priorizada para que as pessoas consigam se concentrar em suas demandas.

Além disso, a infraestrutura remota também passa a ser mais eficiente. As pessoas já começaram a organizar seu próprio escritório em casa, e a empresa adota práticas de segurança e integração de ferramentas mais robustas.

Ainda assim, os encontros presenciais podem acontecer algumas vezes ao ano para que as equipes criem uma conexão mais próxima.

Saiba como explorar uma das ferramentas de e-mail mais robustas do mercado: 10 dicas para Outlook 365 que aumentam a produtividade diária.

Nível quatro: maturidade para o trabalho assíncrono e flexível

Neste nível, a confiança entre os times já atingiu seu máximo potencial. As pessoas conseguem trabalhar com autonomia e foco de acordo com seus talentos e estilos, o que garante uma produtividade real. A comunicação assíncrona ganha espaço e as reuniões são pontuais e estritamente necessárias.

Também é o momento que os colaboradores ganham toda a flexibilidade. Eles não têm mais cobranças sobre em quais horários vão trabalhar porque o que importa é a entrega pontual e a qualidade dos seus resultados. Com isso, podem conciliar sua vida pessoal e profissional, e se sentem motivados para assumirem responsabilidades e amadurecerem como profissionais.

Além disso, não há mais nenhuma dependência de um escritório. E mais, as empresas adotam as estratégias de T&D, treinamento e desenvolvimento de pessoas, para melhorar as competências digitais e estimular a mobilidade interna. Dessa forma, as organizações conseguem reter os melhores talentos e atrair profissionais de qualquer lugar do mundo.

Entenda como ter os melhores profissionais na sua empresa através da educação corporativa: Por que investir em treinamento e desenvolvimento de pessoas?

Nirvana: as equipes distribuídas funcionam intensamente

Por fim, as equipes distribuídas possuem desempenho melhor do que qualquer equipe presencial. Todos atingem o ápice do seu bem-estar no ambiente de trabalho, através da autonomia, produtividade e saúde mental. Não há mais esforços árduos para fazer o remote first funcionar, pois os profissionais já estão cientes do que precisam fazer e sentem-se completamente automotivados porque podem até mesmo, escolher as demandas em que poderão contribuir com seu máximo potencial e descartar aquelas que não fazem sentido. O único foco agora é trabalhar para melhorar ainda mais os resultados e trazer soluções ainda mais eficientes.

Conheça um ecossistema de ferramentas integradas que vai apoiar seus colaboradores no remote first: Mantenha equipes focadas e produtivas com Microsoft 365.

Os benefícios do remote first para empresas e colaboradores

Se você ainda tem dúvidas sobre os benefícios do remote first, vamos voltar à pesquisa de tendências do trabalho da Microsoft. O estudo sobre o trabalho híbrido citado no início deste artigo demonstrou que as pessoas estão trabalhando mais do que nunca.

Dos trabalhadores entrevistados, 87% relatam que são produtivos atuando remotamente. E as atividades nas ferramentas do Microsoft 365 provam o mesmo. Somente no Teams, por exemplo, o número de reuniões semanais aumentou 153% desde o início da pandemia, sendo que 42% dos participantes ainda realizam tarefas enquanto estão em chamada.

Mas, o remote first não se trata apenas de produtividade. Veja mais vantagens dessa modalidade de trabalho tanto para sua empresa quanto para os colaboradores.

Maior engajamento e motivação dos funcionários

Quando os funcionários têm flexibilidade no seu local de trabalho, tendem a se engajar nas ações da empresa e sentirem maior motivação. Isso porque o trabalho flexível gera bem-estar, que segundo o relatório da Microsoft sobre as expectativas do trabalho híbrido, é prioridade para 71% dos brasileiros. A conciliação entre vida pessoal e profissional é um dos fatores para manter todos vestindo a camisa da empresa.

Redução de custos no local de trabalho

O remote first também pode proporcionar economia de dinheiro. Isso porque com menos dias nos escritórios, é possível eliminar gastos com mobilidade e reduzir até os custos com infraestrutura local. Por exemplo, a redução do aluguel de espaços e com as contas de consumo. Conforme levantamento da plataforma de recrutamento Zippia, as organizações dos EUA economizaram aproximadamente US$ 11.000 anualmente por colaborador com o trabalho remoto, pelos seguintes motivos:

• tempo de deslocamento reduzido;
• diminuição de ausências e atestados médicos;
• baixo turnover, ou rotatividade de funcionários;
• e maiores índices de produtividade.

Ao final, além do bem-estar dos funcionários, o remote first melhora a saúde financeira das empresas.

Atração e retenção dos melhores talentos

O remote first é um benefício que a maioria dos trabalhadores procura hoje. Ainda conforme o relatório da Microsoft citado antes, 51% dos funcionários entrevistados consideram uma mudança para o trabalho remoto no próximo ano, e 57% para o híbrido. Em paralelo, 43% dos entrevistados têm alguma ou extrema possibilidade de mudarem de emprego em busca de vagas flexíveis. Isso significa que as empresas que atenderem a essas expectativas, não só vão reter seus talentos, mas também tendem a atrair mais profissionais.

Boas práticas da cultura remote first

Agora que você entendeu como funciona a cultura remote first, veja as boas práticas que você precisa adotar quando implementá-la na sua empresa:

• Promova encontros semanais ou quinzenais com suas equipes por chamada de vídeo;
• Incentive os funcionários a criarem um ambiente de home office agradável e confortável;
• Reserve alguns minutos da semana para falar com cada colaborador individualmente por chamada de vídeo;
• Durante as reuniões, sempre compartilhe sua tela para passar segurança e confiança;
• Compartilhe também todas as gravações das reuniões com aqueles que não puderam participar em determinado dia ou horário;
• Organize um happy virtual com seus funcionários (respeitando as recomendações da OMS);
• Peça a opinião dos colaboradores na decisão de novos processos dentro da empresa;
• Incentive uma pausa do trabalho a cada 90 minutos para descansar corpo e mente;
• Motive a comunicação entre funcionários para que não se sintam sozinhos em casa.

Essa flexibilidade de trabalho e as novas dinâmicas organizacionais são parte das transformações do mundo corporativo. Para que tudo isso seja bem-sucedido, é preciso planejamento, comunicação e disciplina, além da participação ativa de todos os profissionais.

Sua empresa está pronta para o remote first?

Como você viu, a cultura remote first é uma tendência para os próximos anos. Vale aproveitar os aprendizados adquiridos durante o período em que o home office e o trabalho híbrido estiveram em alta, para viabilizar o remoto na sua empresa.

O pilar dessa transformação é a mudança de mentalidade, seguida das estruturas para que o remoto tenha viabilidade prática.

O primeiro passo é observar o nível de maturidade atual para compreender de onde você e o seu time estão partindo. Depois, é importante realizar treinamentos que garantam que a equipe esteja em sintonia e saibam fazer o melhor uso das ferramentas disponíveis.

Quando a educação corporativa faz parte da sua cultura, realizar a estratégia de T&D (treinamento e desenvolvimento) periodicamente, garante que a atualização de habilidades digitais, que mudam rapidamente com a intensa digitalização global, não sejam tão assustadoras assim.

A cultura remote first está ligada com outro conceito que visa trazer mais bem-estar e motivação para sua empresa. Leia mais em: Employer Branding: como conquistar de vez os melhores talentos.