O Microsoft Teams é uma aplicação voltada para a comunicação e colaboração entre equipes corporativas. Mesmo com sua facilidade de uso, oferecer um bom treinamento em Teams garante que a sua empresa consiga manter a segurança e a integridade das informações e alcance um alto nível de maturidade digital em toda a organização.
Ao implementar o Microsoft Teams na sua empresa, é preciso que toda a sua organização esteja capacitada para usar o que há de melhor na ferramenta. Entenda como um treinamento em Teams pode fazer a diferença para suas equipes.
Não há dúvidas de que uma das principais vantagens do Microsoft Teams é ser uma plataforma intuitiva. Os próprios usuários, na maioria das vezes, conseguem deduzir sozinhos como incluir alguns dos recursos em suas rotinas de trabalho. Por conta dessas facilidades, muitos acreditam que um treinamento em Teams seria desnecessário.
Entretanto, quando falamos dessa aplicação, é necessário considerar fatores como governança de dados. Além disso, há muitas funcionalidades que a maioria dos profissionais desconhece. O Microsoft Teams, quando bem utilizado, transforma o ambiente de trabalho otimizando tarefas e deixando a comunicação interna mais fluida.
Se você ainda não o conhece, vale a pena conferir: “Microsoft Teams, como funciona? Otimize o trabalho em equipe!”.
É possível perceber o valor de uma solução como o Teams quando vemos o mundo passando por um período perigoso de desengajamento de funcionários.
O relatório State of the Global Workplace: 2022 Report, produzido pela empresa de consultoria Gallup, demonstrou que a queda global no engajamento de colaboradores custa US$ 7,8 trilhões em perda de produtividade para as empresas.
Alguns dos motivos apontados para tamanha desmotivação no trabalho, conforme outro estudo da Gallup intitulado “Employee Burnout: Causes and Cures”, são:
Portanto, cabe aos líderes entenderem as dificuldades das suas equipes. Dessa forma, podem implementar soluções que melhorem e facilitem as rotinas de todos os profissionais a fim de mantê-los engajados e motivados. Assim, também é possível focar na saúde e bem-estar de todos os colaboradores, garantindo que eles consigam fazer mais, porém, usando menos esforços.
No entanto, para a implementação de qualquer ferramenta funcionar no ambiente corporativo, capacitar todas as equipes para utilizá-la é indispensável. Seja para evitar o uso incorreto da tecnologia, o que pode fazê-la se tornar obsoleta na empresa. Seja para todos aprenderem como usufruir dos melhores recursos para otimizar suas demandas.
Pensando nisso, entenda a partir de agora 5 motivos pelos quais treinar sua equipe em Microsoft Teams é essencial ao optar pelo uso dessa solução.
O aumento de ameaças externas e internas faz a governança de dados ser um dos tópicos mais importantes no local de trabalho moderno. Então, como o autoatendimento proporcionado pelo Teams e a segurança da informação podem funcionar em conjunto?
Primeiro, é preciso pensar nas políticas de governança antes de implementá-lo para uso geral da corporação. Isso porque é muito mais complicado fazer mudanças nessas políticas quando dezenas de pessoas já estiverem treinadas e utilizando a ferramenta. Por isso, compreenda o nível de informação que chegará a cada colaborador ou setor, bem como a periodicidade com que isso deverá ser revisto.
Para além das configurações de governança na ferramenta, a melhor estratégia nesse aspecto é informar as pessoas.
É possível mitigar ou minimizar o risco de perda ou vazamento de dados sensíveis se as pessoas estiverem mais informadas, para que possam tomar decisões melhores do que apenas apertar um botão para testar uma funcionalidade ou tentar configurar tudo sozinhas. Com um treinamento adequado, seus colaboradores serão capazes de entender o risco das suas ações e porque eles precisam seguir as políticas de governança para manter a empresa segura.
Criar um novo locatário e começar a usar o Teams rapidamente é, especialmente nestes tempos, uma prática comum. Contudo, nem todas as configurações padrão são definidas como a maioria das pessoas gostaria ou precisaria. Neste sentido, a principal vantagem do Teams é a adequação única e maleável à rotina do usuário.
Uma configuração simples, por exemplo, é a descoberta de equipes privadas. Não há razão para começar a usar equipes privadas no Teams se todos os usuários puderem localizá-las e, provavelmente, extrair algum tipo de informação apenas do nome da equipe.
Um bom treinamento, portanto, pode te ajudar a reservar um tempo para configurar o locatário como deseja, tanto para que as pessoas não precisem assimilar mais informações do que necessitam, quanto para que não acessem àquilo que não for relacionado às suas competências.
Se os usuários não receberem treinamento, eles podem criar equipes desnecessárias no Teams e, eventualmente, se sentirão sobrecarregados. Isso é uma clássica situação de “super adoção”, assim como há uma tendência de se fazer com pastas no Outlook ou com pastas de compartilhamentos de arquivos.
Não se enganepensando que, se milhares de equipes forem criadas em sua empresa, é porque os colaboradores estão realmente adotando a ferramenta. Este não é um jogo de números.
Os usuários precisam de treinamento para entenderem o que acontece em segundo plano quando uma equipe é criada ou qual é o objetivo do Microsoft Teams, e assim, utilizarem todos os recursos por completo, explorando o potencial da ferramenta. Caso contrário, eles não adotaram a ferramenta de fato.
Adoção é, na verdade, “fazer as coisas certas e fazer certo as coisas”. Se os seus colaboradores não estão sendo mais produtivos com o uso do Teams, isso significa que algo não está certo, e que a ferramenta não está facilitando suas rotinas, mas sim, os demandando ainda mais.
O Microsoft Teams por si só já é uma ferramenta de comunicação bastante ampla. Ele abrange videochamadas, chamadas de voz, chat, possui recursos para interagir de forma dinâmica nas conversas e reuniões online, permite acompanhar de perto seu calendário, criar equipes que compartilham dos mesmos arquivos, e muito mais.
Entretanto, é possível ir além das suas funcionalidades básicas com as centenas de integrações disponíveis nativamente.
Para se ter ideia, você e suas equipes conseguem colaborar em documentos em tempo real na própria ferramenta, visualizar tarefas pendentes, automatizar seus próprios processos sem depender de áreas técnicas e ainda analisar dashboards do Power BI. Tudo isso graças à sua integração com os outros produtos da suíte Microsoft 365, bem como da Microsoft em geral, e com outros softwares de terceiros.
No entanto, é claro que nem todas essas soluções vão funcionar para todos os seus colaboradores. Mas, quando eles percebem todas as possibilidades de integração do Teams, podem se sentir curiosos e se perder em sua quantidade quase infinita de recursos. Capacitar suas equipes, portanto, fará com que cada um saiba até onde precisam realmente chegar, evitando a perda de foco e dispersão com o que não vai agregar valor para suas rotinas.
Leia também: Mantenha equipes focadas e produtivas com Microsoft 365.
A transformação digital em ritmo acelerado não perdoa as empresas que ainda não estão investindo na sua atualização diante do mercado. A integração entre processos, tecnologias e pessoas depende exclusivamente da mobilização de toda a sua força de trabalho, e para isso, é necessário investir constante e incansavelmente em capacitação.
Começar com uma ferramenta mais simples e intuitiva, mas tão robusta que consegue atender à várias necessidades ao mesmo tempo, é, portanto, o caminho ideal para se percorrer até que seja possível estabelecer uma cultura digital por completo na sua organização.
Ao optar por iniciar os processos de transformação com o Teams, por exemplo, é possível compreender desde os conceitos mais básicos de trabalho em equipe e uso da tecnologia para otimizar processos, até como realizar trabalhos mais complexos. Por exemplo, como automatizar tarefas e criar aplicativos próprios com ferramentas de pouco código, tendência promissora para os próximos anos por conta da escassez de desenvolvedores.
Como você viu, entre os desafios mais urgentes para ser solucionado nas empresas está a falta de engajamento e motivação dos colaboradores. Pesquisas já demonstram que estamos em um período em que o estresse no trabalho vem afetando diretamente a performance dos profissionais, assim como sua saúde física e mental.
Uma das saídas para essa questão é apostar no uso de ferramentas que garantem uma boa comunicação interna, que seja capaz de aproximar líderes e liderados, e que permita que os colegas de trabalho possam interagir com mais liberdade e transparência entre si. Uma das opções disponíveis no mercado, então, é o Microsoft Teams.
A aplicação de chat, videoconferências e chamadas online da Microsoft não só cumpre esse papel, como possui muito mais recursos para ajudar a cuidar do bem-estar dos seus colaboradores. Isso é possível a partir das suas inúmeras ferramentas e integrações, que garantem a todos o poder de otimizar suas demandas com autonomia, da forma como for mais conveniente.
No entanto, não basta apenas implementá-lo e esperar que do dia para a noite suas equipes consigam utilizá-lo com eficiência. É preciso, na verdade, investir em um bom treinamento em Teams e, preferencialmente, específico para equipes corporativas.
Dessa forma, todos compreendem coletivamente a melhor maneira de usufruir dos seus recursos, e como a ferramenta pode ajudar a empresa como um todo a alcançar ótimos resultados de produtividade e engajamento.
Capacitar suas equipes não é mais opcional. Agora, ter profissionais especializados nas mais diversas tecnologias significa ter mais apoio para o crescimento dos seus negócios e fortalecer sua cultura. Mas, principalmente, é a maneira ideal para atrair e reter os melhores talentos, que estão mais do que nunca valorizando o avanço das suas carreiras e o desenvolvimento de novas habilidades.
O treinamento em Microsoft Teams pode ser a solução para aumentar a produtividade da sua empresa. Mas, que tal dar um passo adiante e fazer suas equipes utilizarem ainda mais ferramentas de pouco código?
Entenda tudo em: Low-Code: agilize o trabalho sem depender de desenvolvedores.
*Este artigo foi traduzido e adaptado do texto “Win as a Team – Insights from the Microsoft expert community on how to empower users and leverage Teams to its full potential.”
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