Como criar um fluxo para receber e-mails de compromissos agendados usando o Copilot no Power Automate

Planeje seu dia com mais eficiência ao receber e-mail dos próximos compromissos agendados em seu calendário automaticamente.

Se você é do time de pessoas que não têm o hábito de olhar a agenda todos os dias antes do trabalho, este tutorial é para você.

Te ensinamos a criar um fluxo automatizado para receber lembretes dos seus próximos compromissos agendados usando inteligência artificial generativa (IAG) e o Power Automate.

A ferramenta low-code da Microsoft garante a qualquer profissional o poder de aumentar sua produtividade e eficiência automatizando processos de maneira simplificada. Quer ver? Continue a leitura e assista ao vídeo para entender, na prática, como criar sua própria automação.

Como criar um fluxo para receber e-mails dos próximos compromissos

Para criar um fluxo no Power Automate você precisa de uma conta do Microsoft 365 para grandes empresas, ou contratar uma licença à parte.

A primeira opção é mais benéfica porque garante acesso a todos os aplicativos da Power Platform e do antigo Office 365, como Word, Excel e Outlook. Dessa forma, é possível criar workflows integrados entre todas essas ferramentas.

Com sua conta ativada, você já pode seguir o passo a passo a seguir. Acompanhe.

Descreva o fluxo desejado no Copilot do Power Automate

Abra o Power Automate para começar a criar seu fluxo automatizado. Neste tutorial, usaremos a inteligência artificial generativa (IAG) presente no Copilot. Assim, basta descrever o que você precisa e a IA sugerirá o fluxo mais conveniente para sua necessidade. Siga as etapas:

• Na aba “CRIAR”, clique na opção “DESCREVA-O PARA CRIÁ-LO”.
• Na próxima tela, descreva o fluxo que você precisa para o Copilot sugerir o mais indicado. No nosso exemplo, descrevemos: “Receber um e-mail informando todas as reuniões para as próximas 24 horas”.
• Aperte “ENTER” para o Copilot buscar o melhor fluxo, e aguarde alguns segundos.
• Verifique se o gatilho e as ações sugeridos pelo Copilot atendem suas necessidades. Ainda em nosso exemplo, como gatilho, ele sugeriu que o fluxo deve acontecer de forma agendada, que pode ser uma vez por dia. E como ações, deve considerar os eventos do calendário para enviar um e-mail.
• Se estiver tudo certo, clique em “AVANÇAR”.

Comece a configurar o fluxo sugerido pelo Copilot

Após aceitar a sugestão de fluxo do Copilot, você precisará configurar algumas etapas manualmente. No nosso caso, queremos receber apenas um e-mail com os compromissos das próximas 24 horas. E não um e-mail para cada compromisso agendado, como o fluxo sugere automaticamente. Então, será necessário ajustar algumas variáveis. Veja só.

Configure as variáveis do seu fluxo

Nesta etapa você configurará a recorrência e as variáveis para o fluxo funcionar. Para isso:

• Em “RECURRENCE”, ou “RECORRÊNCIA” defina a frequência que o fluxo deve coletar os dados do seu calendário para enviar o e-mail dos próximos compromissos. No nosso caso, escolhemos uma vez por dia.
• Clique no “+” para iniciar uma variável para definir as regras do e-mail.
• No campo de pesquisa, busque por “VARIÁVEL” e selecione a opção “INICIALIZAR VARIÁVEL”.
• Nomeie a sua variável, e escolha como tipo “CADEIA DE CARACTERES” para ela interpretar diferentes tipos de conteúdo.
• Clique em “FOREACH”, ou “PARA CADA”, para configurar os eventos que o fluxo deve considerar.

Formate os horários de início e de término dos compromissos

• Arraste para fora do Foreach o fluxo “SEND AN EMAIL”, ou “ENVIAR UM EMAIL”. Caso contrário, o fluxo enviará um e-mail para cada compromisso que você tiver no calendário. Queremos que todos os compromissos sejam organizados em um único e-mail.
• Clique em “ADICIONAR UMA AÇÃO”.
• No campo de pesquisa, busque e selecione a opção de “COMPOR”.
• Agora você precisará escrever uma função para customizar o formato dos horários de início e de término dos eventos que o fluxo precisa trazer. Para isso, clique no botão “FX”.
• Chame a função “formatDateTime”, e dentro dos parênteses, chame outra função, a “addHours”.
• Abra outro parênteses para adicionar um conteúdo dinâmico através do botão “VALORES DINÂMICOS”, e selecione a opção “HORA DE INÍCIO”. Insira uma vírgula após este horário, e adicione “-3” para tirar três horas do horário de início do evento e o e-mail não chegar em cima da hora da reunião.
• Defina o formato ideal para os horários que chegarão no e-mail.
• Sua função ficará da seguinte forma: formatDateTime(addHours(items(‘Foreach’)?[‘start’],-3), ‘HH:mm’).
• Clique em “SALVAR”.
• Renomeie a etapa “COMPOR” para “horaInício”.
• Repita toda esta etapa para customizar o horário de término dos eventos agendados no calendário, apenas mudando os valores dinâmicos para “HORA DE TÉRMINO”.
• Para o horário de término, a função ficará assim: formatDateTime(addHours(items(‘Foreach’)?[‘end’],-3), ‘HH:mm’).
• Renomeie a etapa “COMPOR” para “horaFim”.

Defina as variáveis para o corpo do e-mail

Ainda em “FOREACH”, você precisará criar mais uma variável para adicionar ao corpo do e-mail que será enviado como lembrete. Então:

• Clique em “ADICIONAR UMA AÇÃO”.
• No campo de busca, pesquise “VARIÁVEL” e selecione “ACRESCENTAR À VARIÁVEL DE CADEIA”.
• Renomeie a variável como “varConteúdo“.
• No valor, selecione o conteúdo dinâmico “ASSUNTO“.
• Adicione um traço (–) para separar o valor seguinte.
• Adicione a variável criada antes “horaInício“.
• Escreva “ÀS”.
• Adicione a variável “horaFim“.
• E ao final, acrescente um “<br>” para o fluxo pular uma linha no e-mail ao inserir cada compromisso.

Configure como o e-mail será enviado

Agora, é só configurar como o e-mail deve ser enviado:

• Em “PARA”, insira o e-mail do destinatário que irá receber a mensagem com os próximos compromissos.
• Escreva o assunto do e-mail.
• Clique no botão de conteúdo dinâmico para adicionar ao corpo da mensagem os dados da variável que você criou no passo a passo do tópico anterior.
• Clique em “SALVAR” para logo depois testar seu fluxo.

Teste o fluxo para receber os compromissos agendados por e-mail

Caso o verificador de fluxo não aponte nenhum erro, clique em “TESTAR” para fazer o fluxo rodar. Faça o teste manualmente, aguarde alguns segundos, e verifique seu e-mail para confirmar se ele foi executado com êxito.

Precisa de mais uma alternativa? Receba os compromissos no Teams

Se você não quiser receber em sua caixa de entrada os e-mails de próximos compromissos, crie um fluxo para o Microsoft Teams:

• Clique nos “TRÊS PONTOS” da área “SEND AN EMAIL”, e depois em “EXCLUIR”.
• Comece uma “NOVA ETAPA”.
• Busque pelo conector “MICROSOFT TEAMS” no campo de pesquisa.
• Em “AÇÕES”, clique em “POSTAR MENSAGEM EM UM CHAT OU CANAL”.
• No campo “POSTAR COMO”, escolha “BOT DO FLOW” para publicar a mensagem como o próprio chatbot do fluxo.
• Em “POSTAR EM”, selecione a opção para publicar a mensagem com os compromissos em um chat específico com o bot.
• Defina o usuário do Teams que receberá a mensagem.
• E insira a variável “CONTEÚDO” criada anteriormente, com todos os dados para o corpo da mensagem.
• Clique em “SALVAR” e depois em “TESTAR”. Então, é só verificar se a mensagem chegou corretamente no chat do Teams.

Organize seu dia com mais precisão recebendo seu resumo de compromissos

Viu como é fácil automatizar o recebimento de e-mail sobre seus próximos compromissos agendados? Ao usar essa prática você conseguirá programar seu dia com mais facilidade. Mas principalmente, não se esquecerá de nenhum evento importante, ou poderá reagendá-lo com antecedência para não ocorrer impactos nas rotinas de nenhum dos envolvidos.

Receber e-mails automáticos sobre os compromissos da sua agenda é apenas o primeiro passo para garantir mais produtividade. Leia mais: 5 dicas para automatizar seu workflow no Power Automate.