Saiba como acabar com a falta de produtividade no trabalho ao eliminar 5 vilões corporativos

A produtividade no trabalho depende de uma cultura interna. Identificar os problemas que impedem os profissionais de fazer o seu melhor é o primeiro passo para um dia a dia mais produtivo.

Na contramão da transformação digital, muitas empresas ainda enfrentam baixos índices de produtividade no trabalho.

Fatores como a má gestão de pessoas e a falta de investimentos em processos e inovações impactam diretamente os resultados. 

Do ponto de vista financeiro, as organizações do mundo todo estão perdendo US$ 7,8 trilhões em produtividade, considerando apenas a falta de engajamento dos colaboradores, segundo dados da consultoria Gallup, o que representa 11% do PIB global. 

No Brasil, a maioria dos setores está com os índices de produtividade estagnados há pelo menos 30 anos, de acordo com estudos do IBRE (Instituto Brasileiro de Economia).

A solução está longe de ser simplista, como ter posições de chefia pressionando os funcionários em cargos abaixo.

É preciso ir ao centro dos problemas da corporação e eliminar os verdadeiros “vilões” de produtividade que geram acúmulo de tarefas, desmotivação no pessoal e impactos financeiros negativos.

Nesse texto, apontamos 5 deles. Mas, antes, vale entender o que é de fato produtividade, um conceito nem sempre bem compreendido.

O que é produtividade no trabalho?

O conceito de produtividade no trabalho significa entregar mais em menos tempo, usando o mínimo de recursos possíveis. Em outras palavras, a produtividade é a relação entre a quantidade de entregas realizadas versus o tempo e outros recursos gastos para executá-las.

Porém, nem tudo é produtividade. A qualidade é outro aspecto essencial, que deve ser analisado de maneira paralela.

Eficiência vs. produtividade: conceitos diferentes, mas complementares

Muitas pessoas confundem eficiência com produtividade. Nem sempre ser mais produtivo é ser mais eficiente. Pelo contrário, por vezes pode ser preciso desacelerar a produtividade para atingir melhores resultados.

Portanto, enquanto produtividade se refere à quantidade de trabalho entregue em determinado período, a eficiência é medida pela qualidade desses trabalhos, considerando os esforços aplicados para concluí-los. 

Uma empresa pode produzir muita mercadoria em pouco tempo. No entanto, se a produção requer altos investimentos e não gera lucro, o modelo não é eficiente.

A eficiência pode ser ainda menor se parte do que foi produzido tiver defeitos de fabricação que ocasionem devoluções ou reclamações.

Sendo assim, equilibrar os dois pilares produtividade e eficiência faz sua empresa alcançar o bom volume de produção, enquanto usa menos esforços e oferece mais excelência.

Os 5 grandes vilões da produtividade no trabalho

Para melhorar a produtividade na sua empresa você precisa se livrar de vez de 5 grandes vilões. Eles são os maiores responsáveis por fazer sua organização ficar estagnada e, pior, por deixar as pessoas sem motivação para continuar. Entenda de quem estamos falando nos próximos tópicos.

1.     Falta de propósito e objetivos claros

A falta de objetivos claros é o maior erro para a produtividade das organizações. Afinal, como medir aquilo que sequer foi definido?

Até mesmo o trabalho no reino animal possui objetivos específicos. Pense em um formigueiro onde a rainha precisa de alimentação para garantir a continuidade da prole e o ecossistema precisa ser preparado para enfrentar a estação de inverno. Para tais objetivos cada uma das formigas possui funções bem definidas, porém, todas trabalham coletivamente em prol de um objetivo comum, a sobrevivência da espécie.

O mesmo acontece com as pessoas. Quando os colaboradores não têm clareza sobre os objetivos e metas da empresa, cada um tende a fazer o que bem entende.

Assim, seguem caminhos diferentes, que dificilmente vão acabar se cruzando. Ao final, haverá lacunas que levarão ao retrabalho ou à revisão de todas as tarefas para identificar em que ponto o objetivo se perdeu.

O caminho é criar uma cultura orientada a resultados e dados. Também chamada de data-driven, essa é uma visão empresarial que além de definir onde pretende-se chegar, também mensura cada etapa do caminho e mantém todos olhando para a mesma direção.

Conheça as técnicas, ferramentas e a importância das análises de dados: Data & Analytics: faça sua empresa prosperar analisando dados.

2.     Tecnologias obsoletas e desconectadas

As tecnologias ultrapassadas bloqueiam não apenas a produtividade, mas qualquer tentativa de inovação nos negócios.

A defasagem pode ocorrer por vários motivos, seja porque não foi possível integrar modelos antigos às outras soluções atuais, ou pelo fato de haver limitação para o crescimento e a escalabilidade.

Sendo assim, os negócios têm alto custo para contratar e manter várias tecnologias diferentes, que suportem todas as demandas.

Como consequência, há perda de tempo para encontrar informações que se tornam descentralizadas e falta apoio em soluções eficientes para simplificar ou até automatizar tarefas e processos repetitivos.

Adotar tecnologias conectadas de ponta a ponta é a melhor maneira de evitar a queda produtiva por obsolescência no mercado.

Hoje, é possível não apenas integrar como customizar as ferramentas de acordo com suas necessidades únicas.

O conjunto de soluções low-code, ou de baixo-código, como as encontradas na Power Platform, da Microsoft, é um exemplo que funciona dessa forma e te permite manter a sincronia do começo ao fim das atividades.

Leia também: Como a Microsoft Power Platform te ajuda a inovar no mercado.

3.     Má gestão de pessoas

A má gestão de pessoas é o pilar do desengajamento e insatisfação dos colaboradores. Quando os líderes dão mais importância aos processos e resultados do que à conexão entre as pessoas, tendem a fracassar em produtividade.

Os trabalhadores já estão valorizando a saúde e bem-estar emocional, até mesmo acima do salário.

Por isso, não querem assimilar mais tarefas do que conseguem realizar e estão dispostos a mudar de emprego caso suas expectativas não sejam escutadas. 

Como resultado, as empresas perdem seus melhores talentos e sofrem com a escassez de profissionais qualificados, o que faz a produtividade despencar.

Para evitar esse tipo de problema e os ruídos, é preciso investir em um modelo de gestão de pessoas humanizado, que considere a comunicação e o trabalho em equipe, alinhado a ferramentas corporativas que evitem dispersão entre canais. 

Conheça uma das ferramentas de comunicação mais completas do mercado: Microsoft Teams, como funciona? Otimize o trabalho em equipe!

4.     Ausência de planejamento e metodologias

Assim como determinar os objetivos, é preciso planejar as ações para chegar até lá.

Ao pular essa etapa, as empresas não conseguem estabelecer fluxos de trabalho mais ágeis e muito menos traçar processos mais eficientes.

A falta de planejamento pode deixar algumas pessoas sobrecarregadas enquanto outras estão ociosas.

 Em paralelo, isso afeta a priorização do que é mais importante e faz a produtividade cair, uma vez que seus colaboradores podem assumir mais demandas do que realmente conseguem entregar.

O senso de urgência entre demandas aleatórias e o modo correria pode mascarar uma falta de planejamento eficaz.

Hoje, as metodologias ágeis ajudam a traçar caminhos, que podem ser facilmente documentados e visualizados em modo colaborativo para que ninguém se perca no meio do caminho. 

Capacite seus times para usar todos os tipos de ferramentas: Cursos de tecnologia: 10 motivos para introduzir na sua empresa.

5.     Deixar de investir no desenvolvimento profissional

Outro grande erro das empresas é não investir em capacitação profissional por meio de estratégias de Treinamento e Desenvolvimento (T&D).

O aprimoramento de habilidades que as pessoas já possuem, também chamado de upskilling, assim como o aprendizado de novas competências, ou reskilling, são fundamentais para melhorar a produtividade.

Não treinar e requalificar todos os profissionais constantemente é um equívoco nesta era de transformação digital acelerada, que tem provocado mudanças muito rápidas no mercado.

Além disso, a gestão da marca do empregador, também chamada de Employer Branding, também envolve o desenvolvimento de carreira dos seus colaboradores que mantém todos conectados com a marca.

Dessa forma, você terá profissionais mais capacitados, motivados, e por consequência, mais produtivos e eficientes. 

Leia também: Employer Branding: como conquistar de vez os melhores talentos.

Produtividade é foco naquilo que importa!

É comum pensar que produtividade é sempre sobre mais. No entanto, uma vez reconhecidos os vilões da produtividade corporativa, fica mais fácil eliminar o ruído e criar espaço para um modelo ágil e fluído entre as operações, conforme seu foco de negócios. 

No lugar de buscar por todas as tendências e ferramentas, concentre-se nos principais objetivos da empresa e se possível, reduza o número de opções para trabalhar apenas com o essencial para cada etapa.

Além disso, opte por soluções integradas que favoreçam a comunicação e o trabalho em equipe!

Conte com uma suíte completa de soluções para aumentar a produtividade no trabalho: Mantenha equipes focadas e produtivas com Microsoft 365.