O Power Automate fornece toda a autonomia para que suas equipes explorem o poder da automação de processos para melhorar sua produtividade diária e eficiência operacional.
Reduzir custos e o tempo para realizar tarefas são apenas alguns dos benefícios trazidos pelo Power Automate, solução Low-Code que simplifica todos os fluxos de trabalho.
Você já ouviu falar sobre o conceito de hiperautomação? Em resumo, a ideia é automatizar o máximo de processos e tarefas possíveis, seja dentro das áreas de negócio, seja em TI.
Essa é uma tendência que já está no radar de muitas empresas e requer uma visão holística e estratégica. Isso porque deve haver coerência entre ferramentas como inteligência artificial e softwares de automação, sua lógica comercial e expertise de todas as pessoas.
A hiperautomação deixou de ser olhada por especialistas como uma escolha. Pelo contrário, agora ela é tratada como uma questão de sobrevivência para as organizações.
O grupo de consultoria Gartner prevê que até 2024 as organizações reduzirão seus custos operacionais em 30%.
No entanto, elas precisarão combinar tecnologias de hiperautomação com uma reestruturação completa dos seus processos operacionais. Segundo o vice-presidente de pesquisa do Gartner, Cathy Tornbohm:
A mudança para a hiperautomação será um fator chave para que as empresas alcancem excelência operacional e, consequentemente, economia de custos, em um mundo digital prioritário.
Nas empresas modernas, portanto, humanos e máquinas precisam trabalhar em sintonia. Assim, é possível escalar suas operações e ser mais competitivo no mercado.
Ao final, a hiperautomação é o caminho para que todas as pessoas desenvolvam suas habilidades técnicas enquanto ganham produtividade ao eliminar trabalhos manuais e repetitivos.
O Power Automate é o software RPA da Microsoft, baseado na nuvem do Azure, para automatizar fluxos de trabalho e processos de negócio e de TI. Ele serve para criar automatizações dentro de aplicativos, plataformas SaaS (Software como Serviço) e até mesmo no seu desktop, com o objetivo de aumentar a produtividade das organizações.
A automação robótica de processos (RPA) trata-se de uma iniciativa que otimiza tarefas repetitivas simples ou complexas.
Para isso, você usa robôs que funcionam com modelos de inteligência artificial, além de softwares especializados, como o Power Automate, que interagem com qualquer sistema.
Dessa forma, é possível tirar das mãos dos profissionais as atividades que podem ser feitas por máquinas, para realocar esse tempo em outras demandas primordiais.
Mais de 500 mil organizações estão usando o Power Automate para agilizar suas tarefas. Além disso, ele possui uma comunidade de mais de 2 milhões de usuários pronta para auxiliar quem está iniciando sua jornada na ferramenta.
A Microsoft é líder no Quadrante Mágico do grupo Gartner na categoria de softwares de automação robótica de processos (RPA) com o Power Automate.
O relatório aponta os diferenciais da ferramenta, que incluem sua funcionalidade de mineração de processos e a integração com o ecossistema completo de produtos Microsoft.
O primeiro, fornece insights aprofundados com o Process Advisor sobre as tarefas que você pode melhorar a partir da automação.
O segundo garante que você tenha todas as ferramentas necessárias para a transformação digital absoluta do seu negócio.
A Hiperautomação é a implantação de um conjunto de tecnologias que possibilitam a automatização de diversos fluxos de trabalho, cadeias de produção, análise de dados e outros processos empresariais.
O uso dessa gama de tecnologias oferece mais agilidade, autonomia e, portanto, mais eficiência no andamento dos processos internos dos negócios.
Como resultado, a hiperautomação garante aumento de produtividade, economia de tempo e de recursos, já que essas ferramentas minimizam a ocorrência de erros e retrabalho.
Assim, também proporciona maior controle do desempenho de projetos e uma visão mais realista de resultados.
Outras vantagens aparecem no engajamento das equipes que, ao não precisarem se dedicar a tarefas repetitivas e enfadonhas, podem usar seu potencial no que mais gostam e se sentirem valorizados.
O Power Automate é um dos aliados ideais no cenário da hiperautomação. Isso porque ele promove integração entre diferentes ferramentas, como os demais produtos da Microsoft Power Platform e o pacote Microsoft 365.
Dessa forma, permite automatizar fluxos de trabalho que envolvem todo o ecossistema de tecnologias já usadas na empresa.
Leia mais: O que é hiperautomação? | Vantagens e como implementar.
Muitas pessoas se perguntam qual das formas está correta: automação ou automatização de processos? Na verdade, embora sejam semelhantes, os conceitos são distintos.
A automação trata-se de um mecanismo que depende minimamente de intervenção humana para funcionar ou se autorregular.
As ferramentas de automação, portanto, são inteligentes e podem aprender uma lógica ou um padrão para tomar decisões sozinhas, ainda que precisem de monitoramento ou pré-configuração.
Enquanto isso, a automatização requer que os humanos interajam regularmente com a ferramenta utilizada para que ela funcione.
Portanto, esses mecanismos não são capazes de se autoajustar, nem de tomar decisões sozinhos.
Para exemplificar essa diferença, pense em dois tipos de sistemas residenciais, um automático e outro automatizado.
O sistema automático ligará as luzes da casa automaticamente assim que o morador entrar pela porta, sem necessidade de intervenção por parte dele.
No entanto, se o sistema for automatizado, o processo dependerá da interação do residente. Por exemplo, ao solicitar a ativação das luzes por meio de um dispositivo como a Alexa.
Um workflow nada mais é do que um fluxo de atividades sequenciais, executadas em etapas, para concluir uma tarefa, processo ou objetivo específico.
Um fluxo de trabalho bem desenhado gera muitos benefícios para uma empresa e seus profissionais. O primeiro deles é evitar retrabalho.
Isso porque quando as pessoas têm uma visão aprofundada do passo a passo para concluir uma tarefa, elas conseguem enxergar redundâncias e eliminar etapas repetitivas e inconsistentes.
Sendo assim, o segundo benefício é alcançado espontaneamente: maior produtividade. Os profissionais conseguem ser mais produtivos, e por consequência, mais eficientes no que fazem, ao enxugar e delinear processos.
Além disso, ao padronizar um fluxo de trabalho você consegue replicá-lo em diversas áreas, o que ajuda a mitigar erros e promover a autonomia das pessoas.
E mais, ao combinar workflows e iniciativas de automação, você consegue oferecer a melhor experiência para seus clientes graças a processos mais ágeis e precisos.
O grupo de consultoria Gartner prevê que os gastos mundiais com software de RPA atingirão US$ 2,9 bilhões em 2022. Isso representa um aumento de 19,5% em relação a 2021.
São essas ferramentas, portanto, que garantirão a todos os seus colaboradores fluxos de trabalho mais fluidos, transparentes, estratégicos e organizados.
Veja como otimizar seus fluxos de trabalho: 5 dicas para automatizar seu workflow no Power Automate.
O Power Automate é uma ferramenta low-code, ou de pouco código. Isso significa que para automatizar suas tarefas, muitas vezes você não precisa escrever nenhuma linha de código de programação.
Pelo contrário, você pode aplicar a maioria das funções no modelo drag-and-drop, ou de arrastar e soltar objetos.
Além disso, com o novo Microsoft 365 Copilot (M365 Copilot), o Power Automate está funcionando com a tecnologia de inteligência artificial generativa já conhecida no ChatGPT.
Sendo assim, ele é capaz de processar a linguagem natural humana e, portanto, é só descrever as ações que você deseja que o aplicativo execute e ele transforma tudo isso em códigos funcionais.
Essas características fazem do aplicativo uma ferramenta relativamente simples de usar. Por isso, com um bom curso de Power Automate, qualquer colaborador da sua empresa pode criar seus próprios fluxos de trabalho automáticos sem depender da área de TI.
Como vantagens dessa autonomia, todos os profissionais são liberados para focar em tarefas mais complexas e criativas.
Outra característica do Power Automate é que você pode utilizá-lo em qualquer lugar. Isso porque ele possui suas versões para desktop, Web, dispositivos móveis e para o Microsoft Teams.
E para facilitar ainda mais sua usabilidade, ele disponibiliza milhares de modelos de automatizações pré-configurados. Dessa forma, você não precisa começar a programar tudo do zero.
Leia também: Como usar o Copilot no Microsoft Power Automate?
O Power Automate seguirá a lógica e as regras que você definir para iniciar e disparar os fluxos automáticos. Sendo assim, a partir de um gatilho, ou evento, uma série de tarefas sequenciais acontecem até que um processo seja concluído por completo.
O gatilho pode ser a chegada de um e-mail, a conclusão de uma tarefa ou a modificação de um arquivo, por exemplo. Ao acionar os gatilhos, várias ações são desencadeadas, como:
O mais importante é que você obtém um alto índice de precisão e agilidade em qualquer tarefa automatizada.
Isso porque ainda é possível construir modelos de inteligência artificial, inclusive de machine learning, com o AI Builder integrado à ferramenta.
Assim, seus próprios bots, ou robôs, farão todo o trabalho que antes era realizado de forma manual, contando com habilidades que vão da compreensão de textos e imagens à previsão de resultados.
Treine suas equipes para irem além utilizando linguagens de programação: Por que aprender Python: o código fácil e popular do mercado.
Se você quer obter uma licença de uso exclusiva para o Power Automate, há duas formas de contratação. A primeira é pela assinatura mensal:
A segunda forma é no modelo pré-pago, ou seja, você só paga quando executar um fluxo de trabalho.
No entanto, quem já possui outras soluções Microsoft em alguns planos específicos, pode incluir a licença de uso do Power Automate. Ele é disponibilizado em conjunto com:
Saiba mais em: Tipos de licenças do Power Automate.
Você consegue criar três tipos de fluxos automáticos no Power Automate: fluxos da nuvem, fluxos da área de trabalho ou fluxos de processo empresarial. Vamos detalhá-los nos próximos tópicos. Acompanhe!
Se você quiser iniciar um fluxo de trabalho de forma automática, instantânea ou agendada, o ideal é utilizar os fluxos da nuvem. Eles são responsáveis por desencadear uma ou mais ações quando um evento é acionado.
Os fluxos da área de trabalho servem para automatizar tarefas na Web ou no seu desktop. Assim, você consegue criar workflows automáticos para organizar documentos em pastas, imprimir arquivos ou extrair dados da Web, por exemplo.
Além disso, é possível automatizar diferentes tarefas dos aplicativos do seu sistema operacional Windows, desde a sua inicialização até a inserção de conteúdo.
Esses fluxos servem para nortear os processos das equipes de negócio. Eles são importantes para as empresas que querem padronizar a execução de determinadas tarefas, como o atendimento de SAC, por exemplo.
Com esses fluxos, todas as pessoas são guiadas pelas mesmas etapas para concluírem um processo, e visualmente, conseguem enxergar em qual fase elas estão.
Além disso, todos podem navegar entre os estágios das tarefas assim que uma etapa é concluída para ter mais controle sobre os próximos passos.
Uma das razões que fazem o Power Automate ser diferenciado são suas centenas de conectores. A partir deles ou das APIs públicas, você pode criar automações conectadas a diferentes fontes de dados, softwares de terceiros e entre produtos Microsoft.
Entre os conectores estão:
A partir desses conectores você pode criar um fluxo automático muito simples, mas que economiza bastante tempo. Por exemplo, quando um cliente fizer a assinatura eletrônica de um contrato (no DocuSign), este documento deve:
Pensando nisso, são milhares de possibilidades que os conectores fornecem. Basta entender, portanto, quais tarefas da sua empresa podem ser otimizadas a partir dos fluxos de trabalho automatizados.
O Power Automate é um aliado das empresas que precisam aumentar a produtividade. A partir da automação de tarefas todos podem produzir mais, em menos tempo e com uma taxa de eficiência maior.
Além disso, conseguem organizar seu tempo para priorizar demandas mais estratégicas, que dependem unicamente de pessoas.
Outro benefício do Power Automate é a segurança das informações. Isso porque ele é um produto conectado à nuvem do Azure e ao Microsoft Dataverse.
Assim, os administradores do sistema podem controlar de perto os níveis e permissões de acesso de todos os usuários. E mais, você consegue personalizar os recursos de segurança para cada fluxo de automação criado.
Mais vantagens do Power Automate se confirmaram no estudo da Forrester Consulting “Total Economic Impact of Power Automate”.
Antes da implementação do Power Automate, as empresas entrevistadas tinham dificuldades para automatizar seus processos de negócios.
Além disso, eles não estavam bem integrados e se cruzavam entre diferentes sistemas. No entanto, após implementarem a solução, vários benefícios foram se estabelecendo ao longo de três anos:
Os primeiros resultados positivos já apareceram antes dos seis meses de implementação da ferramenta.
Não há dúvidas de que todas as empresas precisam de processos automatizados. Independente do seu porte ou segmento, os negócios dependem de mais produtividade e eficiência para atender rapidamente às demandas do mercado.
Pensando nisso, trouxemos alguns casos de sucesso para você se inspirar.
Veja alguns exemplos de como algumas organizações de diferentes setores estão usando o Power Automate para otimizar os seus processos e desenvolver novas habilidades dos seus colaboradores.
O illimity Bank, primeiro banco digital da Itália, tinha um processo ineficiente para solicitações internas de empréstimo. Apenas um setor era responsável por processar os pedidos de crédito de cerca de 10% da força de trabalho do banco.
As solicitações dos funcionários chegavam ao departamento responsável, em sua maioria, por e-mail, mensagens instantâneas ou telefonemas. Tudo em um modelo não estruturado. Isso consumia muito tempo para a pré-triagem dos pedidos de crédito, que depois ainda eram enviados ao RH para aprovação.
Então, a equipe de projetos do illimity Bank criou um fluxo automatizado no Power Automate, em conjunto com outras ferramentas da suíte Microsoft 365:
O resultado foi uma economia de 15 horas de trabalho por mês. Além disso, com as automações do Power Automate, o illimity Bank conseguiu reduzir o tempo de processamento de solicitações de uma hora para vinte minutos.
Leia também: Mantenha equipes focadas e produtivas com Microsoft 365.
A cidade de Kobe no Japão sofreu com a alta quantidade de chamadas dos cidadãos durante a crise de COVID-19. As equipes de atendimento estavam sobrecarregadas com uma média de 40 mil ligações diárias, e precisavam de uma solução que atendesse à população prontamente.
Para responder rapidamente à essa demanda, Kobe adotou as ferramentas da Power Platform. A equipe de TI da cidade, então, desenvolveu soluções para reduzir o número de chamadas dos cidadãos.
Eles criaram um site com o Power Pages que tinha o objetivo de fornecer informações sobre os status de pagamento do auxílio disponibilizado pelo governo japonês.
Além disso, desenvolveram um aplicativo no Power Apps que controla os pagamentos através da plataforma de serviços de dados Common Data Service.
Assim, as equipes de servidores municipais podem gerenciar informações para transmitir aos cidadãos que solicitarem atendimento.
No entanto, quem precisa do contato telefônico também tem de ser atendido. Portanto, eles criaram um sistema inteligente de comunicação através do conector Twilio, via Power Automate.
Esse sistema automatizado funciona em seis etapas:
Esses processos automáticos reduziram 90% das chamadas da população e trouxe agilidade para os servidores, que agora não precisam atualizar e buscar dados manualmente.
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A rede varejista farmacêutica Walgreens Boots Alliance (WBA) opera lojas em 25 países e vende para milhões de clientes diariamente.
Com tamanha relevância, a WBA precisa gerenciar de perto seus ativos, e garantir que as prateleiras estejam sempre abastecidas.
Para isso, a rede conta com um programa de proteção de ativos para minimizar perdas e roubos de produtos nas lojas.
O programa consiste em visitas frequentes dos funcionários da WBA nas lojas onde operam. Eles coletam dados para formularem junto das lideranças as melhores medidas de segurança.
No entanto, esse processo era ineficiente, pois baseava-se em anotações, que depois seriam transferidas para um documento do Word, e por fim, compartilhadas por e-mail.
Então, a WBA criou um aplicativo com o Power Apps que funciona nos celulares de todos os funcionários. Agora, eles contam com todas as ferramentas que precisam durante suas auditorias.
Ao mesmo tempo que coletam os dados nas lojas, eles geram relatórios e compartilham imediatamente as informações com gestores e parceiros de negócio.
A automação dos processos foi possível ao unir o App que criaram ao Power Automate e ao Power BI. Portanto, ao concluir a auditoria em uma loja e usar o botão “enviar” do aplicativo, o Power Automate inicia seu fluxo:
A WBA obteve como benefício a redução de 50% a 80% do tempo para criação de um aplicativo de negócio. Além disso, reduziram o tempo de visita nas lojas em 75%. Agora, a rede varejista também consegue compartilhar informações com mais facilidade e eficiência.
A Nsure.com é uma plataforma para cotação e compra online de seguros residenciais e de automóveis de várias operadoras. A empresa possuía centenas de fluxos de trabalho manuais, que foram substituídos pelas automações proporcionadas pelo Power Automate. Por exemplo:
Tudo isso possibilitou à Nsure oferecer serviços melhores em sua plataforma. Hoje, mais de 50% dos clientes conseguem concluir a compra de um seguro sem precisar falar com nenhum agente.
A ADH Clinic, clínica de massagem, fisioterapia e terapia corretiva do Reino Unido, sofreu com as restrições da pandemia. Sua fundadora, Andrea Douthwaite-Hodges, não sabia como lidar com as medidas restritivas, e pior, não tinha processos automatizados.
Ainda que contasse com um sistema CMS (Sistema de Gestão de Conteúdos), ele não atendia bem às necessidades da clínica.
Por isso, Douthwaite-Hodges precisava controlar sua agenda, marcar consultas, cadastrar clientes, e fazer outros tipos de anotações de forma manual.
Foi então que ela decidiu que precisava de uma tecnologia que se encaixasse perfeitamente às suas demandas. Douthwaite-Hodges implementou as soluções da Power Platform e reformulou todos os seus processos.
Além de criar um aplicativo exclusivo para a clínica e um sistema de reservas de consultas online, ela automatizou várias tarefas com o Power Automate:
O resultado foi a reabertura da clínica em um período de três meses desde que a fundadora optou pela Power Platform. Além disso, eliminar tantas tarefas manuais garantiu 80% de produtividade a mais para Douthwaite-Hodges. Agora, ela tem mais tempo para focar no que realmente é importante: a saúde dos seus pacientes.
A hiperautomação é uma rotina que promete levar as empresas para o próximo nível. Isso porque automatizar o máximo de tarefas e processos é um benefício não só para as pessoas, mas também para a eficiência operacional de uma organização.
Então, se a sua empresa precisa crescer e se consolidar no mercado, não pode ficar fora dessa tendência. Para isso, você e suas equipes precisam contar com uma ferramenta intuitiva, e que possui relevância comprovada na automação de milhares de fluxos de trabalho.
O Power Automate, portanto, cumpre todas as exigências para se tornar o braço direito de todos os profissionais da sua empresa.
A aplicação de automação robótica de processos (RPA) da Microsoft e traz consigo inúmeras vantagens. Ele possui uma interface amigável, de pouco código, e ainda possui modelos de inteligência artificial que até mesmo usuários não técnicos podem configurar. E, agora, também conta com IA generativa para facilitar ainda mais sua usabilidade.
Ao conhecer os seus processos e treinar suas equipes, sua empresa também pode surfar na onda da hiperautomação.
Ao final, você contará com profissionais multidisciplinares, e ainda economiza tempo e dinheiro ao eliminar atividades ineficientes que impedem a evolução dos seus negócios.
O Power Automate faz parte de uma das plataformas de inovação mais robustas do mercado. Conheça todo o potencial dessas ferramentas integradas: Como a Microsoft Power Platform te ajuda a inovar no mercado.
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