Crie um fluxo automatizado para aprovar demandas usando SharePoint, Microsoft Teams e Power Automate

Aumente a produtividade de toda a equipe ao automatizar workflows de aprovação. Reduza as filas de solicitações e garanta mais agilidade nos fluxos de trabalho.

Já pensou em organizar seu fluxo de aprovação de demandas de maneira mais eficiente?

Em vez de enviar ou receber incontáveis e-mails e chats, você pode criar um fluxo automatizado para este processo de maneira simplificada.

Com o Power Automate, ferramenta low-code que agora incorpora o Copilot, um assistente baseado em inteligência artificial generativa e tecnologia GPT-4, você centraliza esses pedidos e acelera as rotinas de quem depende deste workflow.

E o mais legal é que toda sua equipe pode efetuar o passo a passo, capacitando a todos a melhorar seus fluxos de trabalho diários.

Quer saber como criar seu próprio fluxo automatizado para aprovar demandas? Continue a leitura.

Como criar um workflow de aprovação automatizado no Power Automate

Para criar seu fluxo de aprovação de demandas no Power Automate, é necessário atender alguns requisitos básicos.

Primeiro, você precisa ter uma conta do Microsoft 365 com acesso aos aplicativos da Power Platform, ao Microsoft Teams e ao SharePoint, ou contratar cada ferramenta individualmente.

Em segundo lugar, crie uma lista no SharePoint em que cada item será uma demanda para aprovar com um clique. Então, siga para as próximas etapas.

Crie o fluxo de aprovação de demandas no Power Automate

Abra o Power Automate para começar a criar seu workflow de aprovação:

• Na aba “+ CRIAR”, clique em “FLUXO DA NUVEM AUTOMATIZADO” para criar um fluxo disparado automaticamente a partir do acionamento de um gatilho.
• Se você não tiver familiaridade com este processo, pode usar a opção “DESCREVA-O PARA CRIÁ-LO” para descrever o fluxo de que precisa, e a inteligência artificial generativa (IAG) sugerirá a melhor opção de fluxo. Por exemplo: “fluxo de aprovação de demanda pelo Microsoft Teams a partir de lista do SharePoint”. Nesta opção, você usará o Copilot no Power Automate.
• Na tela seguinte, nomeie seu fluxo e escolha o gatilho que irá dispará-lo. Neste caso, selecione o gatilho “QUANDO UM ITEM É CRIADO”. Isso significa que cada vez que um item for criado na sua lista do SharePoint, o fluxo iniciará automaticamente.
• Clique em “CRIAR” para finalizar esta etapa.

Configure o workflow de aprovação

Agora você começará a configurar seu fluxo:

• Primeiro, insira o endereço do site de equipe do SharePoint onde sua lista está.
• Selecione a lista que você usará no fluxo automático.
• Clique em “NOVA ETAPA”.
• Busque pela ferramenta “APPROVALS”, ou “APROVAÇÕES”, aplicativo do Microsoft Teams para gerenciar aprovações.
• Em “AÇÕES” no “Approvals”, selecione a opção de ação mais conveniente para sua necessidade. No nosso exemplo, usamos “INICIAR E AGUARDAR UMA APROVAÇÃO”, para iniciar o fluxo e aguardar uma aprovação até que o item da lista seja atualizado.
• No campo “TIPO DE APROVAÇÃO” selecione a opção que melhor se encaixa no seu fluxo. Neste exemplo, usamos a opção “APROVAR/REJEITAR – PRIMEIRO A RESPONDER”. Isso significa que só dependemos de um tipo de resposta – aprovar ou rejeitar – e que há somente um responsável pelas aprovações.

Defina a mensagem para o responsável pela aprovação receber no Teams

Escreva os detalhes da mensagem que o aprovador receberá no Microsoft Teams:

• Preencha todos os campos obrigatórios desta área.
• Em “TÍTULO” você pode usar o nome de uma das colunas e o título do item da sua própria lista para facilitar a identificação do que precisa ser aprovado. Use o “CONTEÚDO DINÂMICO” para extrair essas informações da sua lista de maneira automática.
• No campo “ATRIBUÍDO A”, insira o e-mail do responsável pela aprovação.
• Em “DETALHES”, descreva os detalhes da solicitação de aprovação. Você pode usar marcadores especiais, os Markdowns da Microsoft, para formatar a mensagem. Embora este campo não seja obrigatório, ao preenchê-lo você dará mais contexto sobre o que o responsável precisa aprovar.
• Você também pode usar os Markdowns para inserir o link para o item da lista do SharePoint, ou para outros locais relacionados à demanda, para facilitar a localização pelo aprovador.

Configure o retorno da aprovação

Agora você precisa configurar as condicionais para o fluxo de aprovação. Isto é, os caminhos pelos quais o fluxo deve seguir a partir de cada resposta do aprovador.

Por exemplo, se a demanda for aprovada, o Power Automate precisa atualizar o status do item da lista para “aprovado”. Mas se a demanda for reprovada, atualizar o status para “reprovado”. Então:

• Procure no campo de busca da nova etapa por “CONDIÇÃO”.
• No primeiro campo, comece a criar sua condicional. Selecione a opção “RESULTADO” para a condicional basear-se na resposta obtida: “aprovar” ou “reprovar”.
• No segundo campo, deixe selecionada a opção “É IGUAL A”.
• E no terceiro, insira a resposta desejada. No nosso exemplo será “APPROVE” ou “APROVAR”, pois queremos que a condicional funcione baseada nessas respostas.
• Com isso, sua condicional seguirá a lógica: “se a resposta for igual a ‘APROVAR’ ou ‘REPROVAR’, executar ‘X’ ação”.
• Agora, na área “SE SIM”, clique em “ADICIONAR UMA AÇÃO”.
• Busque pelo conector do “SHAREPOINT”, depois pesquise e selecione “ATUALIZAR ITEM”.
• Neste fluxo, preencha todos os campos obrigatórios como já fez anteriormente. Você ainda poderá usar o conteúdo dinâmico para pesquisar o endereço do site de equipe, sua lista, o ID e o título do item que deve ser atualizado após aprovação.
• Em “STATUS VALUE”, selecione para qual status você quer atualizar o item após aprovado, conforme as opções que você mesmo definiu ao criar a coluna da lista.
• Salve seu fluxo e siga para a próxima condicional.

Estabeleça a condicional para o caso de reprovação da demanda

Você pode realizar praticamente o mesmo processo na área “SE NÃO”. Isto é, para configurar a condicional de alteração de status caso a demanda seja reprovada. Siga as etapas:

• Copie o fluxo inteiro da área “SE SIM” para sua área de transferência.
• Cole o fluxo copiado na área“SE NÃO”.
• A única alteração dessa condicional será em “STATUS VALUE”, onde você definirá em qual status o item ficará após ser reprovado.

Teste o fluxo automatizado de aprovação de demandas

Por fim, você precisará testar seu fluxo de aprovação. Para isso:

• Clique em “TESTAR” e escolha a opção “MANUALMENTE”.
• Vá para o SharePoint e crie um item em sua lista.
• Aguarde pela execução do fluxo no Power Automate.
• O aprovador definido no fluxo receberá uma notificação no Teams.
• E poderá aprovar ou reprovar a demanda em “ATIVIDADE” ou pelo aplicativo “APPROVALS”, caso ele esteja instalado.

• Após aprovar ou reprovar a demanda, é só voltar no SharePoint para conferir se o status foi atualizado corretamente.

Automatizar a maioria dos processos é uma das tendências que chegou para ficar. Saiba mais em: Power Automate, o que é? Prepare-se para a hiperautomação.

Aprove demandas com um clique e garanta mais produtividade

Quem trabalha com aprovação de demandas sabe o quanto este processo depende de agilidade e eficiência.

Isso porque de um lado, as atividades da empresa não podem parar. Do outro, os aprovadores precisam centralizar as solicitações para evitar perdê-las pelos diferentes meios de comunicação.

Por isso, automatizar workflows para aprovar demandas é uma boa opção para todos os profissionais, sejam técnicos ou não.

O Power Automate capacita a todos a criar seus próprios fluxos de aprovação, sendo uma ferramenta intuitiva, além de se conectar a dezenas de aplicativos para atender a todas as necessidades.

Ao criar seu fluxo automático com o passo a passo deste artigo, você verá como é fácil centralizar essas solicitações no Microsoft Teams e usar o SharePoint como local seguro e prático para controlar as aprovações.

Como resultado, você e sua equipe nunca mais perderão prazos devido a processos ineficientes.

Criar um fluxo de aprovação é apenas uma das possibilidades para aumentar a eficiência das rotinas de trabalho. Leia mais: 5 dicas para automatizar seu workflow no Power Automate.