O Outlook não é só um gerenciador de e-mails. Ao utilizá-lo dentro do Microsoft 365 você garante recursos de produtividade avançados, para apoiar suas equipes onde quer que elas trabalhem.
Veja como aumentar a produtividade através de dicas do Outlook 365. Use recursos que permitem planejar sua agenda de acordo com outras agendas da equipe, marcar reuniões de videochamada pelo teams e até automatizar e-mails.
Se você tem acompanhado as notícias sobre o futuro do trabalho, é provável que já ouviu falar da cultura remote first.
O termo em inglês pode ser traduzido como “remoto primeiro”, criado para representar o novo modelo de trabalho que não depende de um determinado espaço físico e às vezes, nem mesmo de um horário para acontecer. A ideia por trás do conceito é dar liberdade para que as pessoas decidam onde e como querem trabalhar.
A cultura remote first tem tudo para se consolidar de vez na sociedade. Isso porque ela traz vantagens tanto para quem trabalha quanto para quem emprega.
Já existem inúmeras pesquisas que apontam o aumento do bem-estar dos trabalhadores, além da redução de custos com infraestrutura e mobilidade do lado das empresas.
No entanto, como nem tudo é perfeito, o remote first pode vir acompanhado de incertezas e dificuldades. O primeiro obstáculo é manter todas as pessoas produtivas e conectadas, enquanto cada uma mantém um local e rotina diferente.
O segundo é construir uma relação de confiança entre gestão e colaboradores, para que todos tenham a autonomia que precisam para gerenciar seu trabalho.
Pensando nisso, ferramentas como o Microsoft Outlook farão toda a diferença no dia a dia de todos os profissionais.
Entenda os motivos disso ao longo do artigo, e saiba como utilizar o Outlook de forma eficiente, para extrair o máximo potencial da solução para o trabalho em equipe.
O Microsoft Outlook é um dos gerenciadores de e-mail mais conhecidos em todo o mundo. O que nem todos sabem é que a função do aplicativo não é apenas essa. Ele também reúne calendários, contatos, automações e tarefas, para ser possível ir além da comunicação e planejar todas as rotinas de trabalho.
O Outlook pode funcionar em diferentes dispositivos. Ele possui versões de aplicativos mobile para iOS e Android; para desktops Windows ou MacOs, além de uma versão para navegadores Web.
Essa característica permite acessar e enviar e-mails de maneira dinâmica, além de acompanhar atividades a qualquer hora e lugar, mantendo tudo sincronizado com a nuvem.
Além disso, o Outlook faz parte da suíte de produtos Microsoft 365, antes Office 365. Isso significa que é possível utilizá-lo com outras soluções familiares, tais como Word, Excel, Teams e OneDrive, para criar uma rede de trabalho altamente conectada.
Assim, essa integração evita a descentralização de informações e ferramentas, que é um dos grandes vilões da produtividade no ambiente de trabalho.
Leia também: 5 vilões da produtividade no trabalho e como evitá-los.
A comunicação assíncrona voltou a ganhar espaço depois da onda das mensagens instantâneas. Vale lembrar que o termo assíncrono é oposto do conceito real time, onde as conversas ou eventos acontecem em tempo real.
Isso porque, a princípio, muitas empresas começaram a adotar o trabalho à distância, como uma réplica do modelo presencial.
O resultado foi a descentralização de conversas por meio de canais diversos, inclusive os pessoais, onde cada uma das pontas aguardava uma resposta imediata para tarefas que, na maioria das vezes, não eram tão urgentes assim.
Afinal, tente contar quantas vezes você mesmo já atrasou sua rotina devido a solicitações aleatórias nos chats.
É por motivos como esse, que a troca de e-mails voltou a crescer. O levantamento da Statista, plataforma global de dados de mercado, revelou que em 2021 cerca de 319,6 bilhões de e-mails foram enviados e recebidos diariamente. Em 2017, o número era de 269 bilhões, e a estimativa é que ainda aumente para mais de 376 bilhões até 2025.
Sendo assim, o Outlook 365 aumenta a efetividade das pessoas porque garante foco e autonomia. Todos conseguem ganhar tempo para filtrar as informações que recebem, sem a pressão de responder às solicitações na hora.
Além disso, podem aceitar ou recusar as tarefas que chegam por e-mail e organizar melhor as demandas que aparecem fora do planejamento.
E o mais importante é que a ferramenta também cria lembretes inteligentes sobre as pendências que possuem.
Acompanhe os próximos tópicos para descobrir outras funcionalidades do Outlook 365 que melhoram o trabalho em equipe, e podem ter passado despercebidas na sua empresa.
O aumento da produtividade começa com uma comunicação ágil e eficiente. Com o Outlook 365, portanto, você pode transformar as reuniões improdutivas das suas equipes em e-mails bem estruturados para que ninguém perca o foco. Veja alguns recursos que estão disponíveis para esta finalidade:
Leia também: Microsoft Teams, como funciona? Otimize o trabalho em equipe.
O Outlook 365 oferece muitos recursos para planejar e organizar as rotinas de trabalho. Veja quais são eles:
Acelere ainda mais processos cotidianos com outra ferramenta do Microsoft 365: Power Automate: prepare-se para a nova era de hiperautomação.
O “Insights do Viva” dentro do Outlook 365 é uma ferramenta poderosa para manter o foco e aumentar a produtividade. O Microsoft Viva reconhece as atividades de todas as pessoas para identificar oportunidades de melhorias de hábitos, além de fornecer dados importantes para análises. Com os Insights do Viva é possível:
Há também a possibilidade de configurar períodos silenciosos, para que seus colaboradores não recebam notificações de trabalho enquanto estão fora do expediente. Isso os ajuda a se desconectarem das tarefas para que não se sintam sobrecarregados e se mantenham produtivos quando estiverem trabalhando.
Para que o trabalho em equipe funcione, o Outlook 365 se integra a todas as ferramentas de colaboração da Microsoft. Por exemplo, aos aplicativos do pacote Office e ao Microsoft Teams.
Além disso, fornece a funcionalidade de calendário compartilhado para que todos tenham uma visão ampla sobre os períodos ocupados e disponíveis de toda a equipe.
Essa conexão entre ferramentas e agendas permite a você e seus colaboradores:
O Outlook 365 conta com segurança de nível empresarial para manter os dados da sua caixa de e-mails seguros. Entre os recursos de proteção da ferramenta estão:
O Outlook 365 é uma ferramenta completa de comunicação e organização para você e seus colaboradores. Com um bom treinamento para equipes corporativas, todos conseguirão identificar e usufruir dos melhores recursos da solução, conforme as rotinas de trabalho e particularidades da empresa.
O mais importante é que todos aprendam juntos a usar o aplicativo para nivelar o conhecimento entre todas as pessoas.
Por enquanto, acompanhe nossas dicas para aprender a explorar ao máximo o potencial do Outlook 365.
Seus primeiros passos na ferramenta devem ser as configurações, para deixar tudo pronto. Ao receber seus dados de login do Microsoft 365, portanto, é necessário acessar o Outlook para adicionar sua conta de e-mail.
Faça isso em todos os seus dispositivos para que eles sejam sincronizados com a nuvem e você possa utilizar o Outlook em qualquer lugar.
Esta é uma etapa importante para garantir todos os recursos de produtividade. Não se prenda apenas nas configurações gerais, mas também adicione os suplementos e configure tudo o que precisar para executar suas tarefas.
Leia mais em: [Tutorial] Como configurar uma conta de e-mail no Outlook 365.
As assinaturas de e-mail são fundamentais. São elas que ajudarão os destinatários a identificar quem é você, qual é o seu setor e em qual empresa você trabalha.
Sua assinatura também pode conter todos os seus dados de contato para além do e-mail corporativo. Assim, seus clientes, colegas e parceiros de trabalho conseguirão te encontrar sempre que precisarem de você.
Cada usuário pode criar uma assinatura no Outlook 365. Ao defini-la como padrão, sempre que escrever um novo e-mail ela aparecerá automaticamente na página.
Não sabe como configurar sua assinatura automática? Leia mais: [Tutorial] Como criar e colocar assinatura no Outlook?
Crie grupos para as equipes das quais você faz parte ou para comunicações pontuais. Ao fazer isso, você não perde tempo inserindo contatos manualmente em cada e-mail que precisar enviar para mais de uma pessoa.
Você pode, por exemplo, criar grupos para votações, para enviar orientações específicas, para mandar mensagens motivacionais ou para discutir projetos diferentes.
Veja como é simples criar grupos de contato para acelerar as comunicações: [Tutorial] Como criar grupo de e-mail no Outlook 365.
Deixe seus colegas de trabalho saberem quando você está ocupado ou disponível. Compartilhe seu calendário do Outlook para que eles possam agendar reuniões, solicitar ajuda em uma tarefa ou não desviarem sua atenção quando estiver focado. Você pode compartilhar sua agenda com toda a organização, ou apenas com algumas pessoas.
Facilite o agendamento de compromissos e reuniões: [Tutorial] Como compartilhar calendário no Outlook 365.
Se você tiver dúvida sobre quando marcar uma reunião importante, veja o calendário de todas as pessoas que precisam participar.
O Outlook tem uma interface bem intuitiva para que você consiga identificar rapidamente um horário em que todos estejam disponíveis.
Dessa forma, além dos seus colaboradores conseguirem se programar com antecedência, ninguém terá sua produtividade impactada por eventos inesperados.
Saiba como visualizar o calendário de colegas de trabalho e clientes: [Tutorial] Como ver a agenda de outra pessoa no Outlook 365.
A enquete de agendamento no Outlook Web, também conhecida como “Scheduling Poll”, oferece benefícios significativos para os negócios.
A funcionalidade permite enviar várias opções de horários para os participantes obrigatórios e opcionais de uma reunião, e eles podem votar na opção que for mais adequada para suas rotinas.
Assim, a enquete de agendamento faz uma contagem desses votos para selecionar o horário mais popular e agendar a reunião ou evento automaticamente.
Isso possibilita encontrar de maneira democrática o melhor horário para realizar reuniões, e garantir que todos possam participar, sem conflitar com outros eventos em suas agendas.
Veja o passo a passo para criar um Scheduling Poll: [Tutorial] Como criar enquete de agendamento no Outlook Web.
Já sabe quando vai tirar férias ou tem um evento no radar? Deixe seus compromissos agendados no calendário do Outlook.
Informe a data e o horário de início e término da atividade, convide participantes se necessário e defina o status que deve aparecer quando você estiver ausente.
Você pode até mesmo marcar o compromisso como recorrente para não precisar agendá-lo manualmente toda as vezes que ele for acontecer.
O Outlook te ajudará a lembrar de todos os seus compromissos com antecedência. Basta configurar o seu lembrete para dias ou horas antes do evento.
Veja, na prática, como efetuar esse processo: Como agendar compromissos e reuniões no Outlook 365.
Ao agendar seus compromissos no Outlook 365, configure também respostas automáticas. Deixe suas orientações para quem tentar entrar em contato com você no período em que estiver ausente.
Crie avisos para que as pessoas que te enviarem e-mails saibam que você não poderá responder. Se outra pessoa puder resolver em seu lugar, oriente para quem o e-mail deve ser encaminhado, para que as solicitações urgentes não fiquem sem retorno.
Assista ao passo a passo para criar essas mensagens: Como configurar resposta automática no Outlook 365.
Não espere para amanhã o que se pode fazer hoje. Este ditado cai muito bem para a funcionalidade de programar envios de e-mail no Outlook.
Se você tem um tempo livre e sabe que precisa enviar uma comunicação na próxima semana, por que já não deixá-la programada?
Essa vantagem também serve para os casos em que você souber que estará ausente quando tiver de enviar um e-mail. Ao fazer a programação, portanto, você não precisa mais se preocupar com essa tarefa e não arrisca esquecê-la.
Assista ao vídeo de como fazer seu agendamento: Como agendar o envio de e-mail no Outlook 365.
O Outlook oferece diversas opções para organizar e-mails. É possível utilizar sinalizadores de acompanhamento, etiquetas de categorização ou criar pastas específicas por temática, ou setor.
Depois, você ainda conta com diferentes modos de exibição para poder filtrar o grupo de e-mails que deseja visualizar. Dessa forma, é possível facilitar e agilizar o encontro de informações, que ficam centralizadas em um único lugar.
Acompanhe o passo a passo para organizar suas mensagens: Como agrupar e organizar e-mails no Outlook 365.
O Outlook 365 está com seu visual mais moderno e dinâmico. Agora, ele possui uma barra de tarefas lateral, para que você possa alternar entre as seções de e-mail, calendário, pessoas, tarefas e outros aplicativos integrados.
Além disso, houve reformulação do modo de visualizar sua agenda diária, que permite organizar tudo o que você tem previsto para o dia em uma única exibição.
Outra novidade é o novo RSVP – botão de “Responda, por favor”. Ao ser convidado para uma reunião, além de responder se você vai ou não participar, agora você consegue informar se participará de maneira presencial ou virtual.
Também há novidades para os aplicativos mobile. Você pode reproduzir seus e-mails automaticamente e a assistente Cortana lê suas mensagens enquanto você está executando outras tarefas.
E, o Outlook agora tem uma nova versão Lite para dispositivos Android. Esta, é uma versão mais leve da ferramenta para aparelhos, com baixo desempenho de rede e recursos.
Por fim, não podemos deixar de citar o Hotmail. O antigo gerenciador de e-mails da Microsoft foi reformulado e relançado como Outlook.com para todas as contas.
Portanto, ao entrar na sua conta você verá que a nova interface corresponde à do Outlook, que traz todos os benefícios atuais da ferramenta.
Confira todas as mudanças do novo Outlook: O novo Outlook para Windows ajuda você a ser mais produtivo e controlar sua caixa de entrada.
Foco e autonomia são fatores imperativos para suas equipes serem mais produtivas. Por isso, além de funcionar muito bem dentro dos modelos de trabalho flexíveis, como o remote first, essas habilidades também ganharam força no modo presencial.
Afinal, o e-mail continua sendo uma ferramenta clássica de comunicação que ajuda a formalizar e documentar melhor qualquer tipo de processos e demandas.
A diferença é que agora o Outlook vai além do e-mail e oferece diversas possibilidades, que muitas pessoas ainda desconhecem ou não fazem uso.
Pensando nisso, o Outlook 365 é um modelo ideal para todas as formas de trabalhar. Ao conhecer os recursos da ferramenta, que incluem gerenciador de e-mails, calendário, contatos e tarefas, as pessoas permanecem conectadas e com maior controle sobre as rotinas.
Assim, podem evitar distrações, sobrecarga de trabalho e ainda conseguem reservar seu tempo de foco diário para se concentrarem em suas tarefas.
O Outlook 365 resolve diversos problemas do trabalho em equipe. Ninguém mais precisa se preocupar com e-mails e tarefas esquecidos, sequências de reuniões improdutivas ou mesmo as temidas mensagens e tarefas que chegam no modo urgência.
Quando bem compreendidos e utilizados, todos os aplicativos Microsoft 365 permitem aos colaboradores centralizarem tudo o que precisam para serem mais planejados e eficientes.
Forneça para suas equipes um ecossistema completo de ferramentas de produtividade para além do Outlook: Mantenha equipes focadas e produtivas com Microsoft 365.
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