O Teams funciona como uma plataforma de produtividade que mantém pessoas sintonizadas e focadas em um só lugar. Aproxime colaboradores, mesmo no modelo de trabalho à distância.
O Microsoft Teams é uma das ferramentas mais famosas de trabalho em equipe, com mais de 250 milhões de usuários ativos mensais. Entenda como funcionam seus principais recursos.
Colaboração e produtividade são conceitos básicos para os negócios que querem ser bem-sucedidos. Mas, para que seja possível unir essas duas forças é preciso contar com soluções que proporcionem um trabalho dinâmico entre equipes. Assim é como funciona o Microsoft Teams.
Ainda que as pessoas possuam funções individuais na empresa, elas necessitam de um canal para centralizar tudo o que for conectado às suas rotinas colaborativas. Esse é o primeiro passo para manter os times focados e evitar dispersões, que muitas vezes são causadas pela alternância entre muitas ferramentas.
Outro problema para a produtividade, é o mau uso de canais que sejam voltados para a comunicação pessoal e não para demandas profissionais. Além disso, ter um dia a dia fluído pode ser difícil quando as informações estão espalhadas por todos os lugares. E ao olhar para equipes que atuam no modelo remoto ou híbrido, o uso de plataformas como o Teams torna-se ainda mais relevante.
Conforme um estudo divulgado pelo Project Management Institute (PMI), as falhas na comunicação já atingiram pelo menos 64% das empresas brasileiras. Entre as principais consequências estão a desmotivação dos funcionários, falta de clareza em processos, diminuição da produtividade e grandes perdas financeiras em toda a corporação.
Para te ajudar a evitar esses problemas, vamos contar um pouco mais sobre os recursos de colaboração e produtividade do Microsoft Teams. E claro, dar dicas essenciais sobre como começar a implementar a ferramenta na sua empresa. Acompanhe, então, o que é o Microsoft Teams e como ele funciona.
O Teams é uma ferramenta que faz parte do Microsoft 365. Inicialmente, ele foi desenvolvido como um chat, mas ao longo do tempo evoluiu para tornar-se uma solução que integra as principais funções da Microsoft. Assim, o objetivo do aplicativo é atingir um bom desempenho para os trabalhos em equipe.
A ideia principal de usar o Microsoft Teams em qualquer projeto, portanto, é obter uma comunicação coerente e dinâmica. Ele é ideal para manter todos alinhados, onde quer que estejam.
No entanto, mais do que isso, no Teams é possível centralizar tudo o que os colaboradores precisam para explorar ao máximo sua produtividade em conjunto. E isso vai além dos chats, pois a ferramenta ainda oferece entre os seus recursos:
O Teams já se tornou o principal aplicativo de trabalho em equipe da Microsoft. Para empresas, ele substitui o Skype for Business com a inclusão de novos recursos e diferenciais.
Além disso, todas as pessoas têm flexibilidade para personalizá-lo da forma como precisam atuar. Isso por ser considerada uma ferramenta de autoatendimento. Você pode criar sua própria equipe de trabalho, por exemplo, ou vincular-se às equipes que já existem e estão ligadas diretamente às suas demandas profissionais.
Entenda quando usar o SharePoint ou Microsoft Teams: Sites de equipe no SharePoint vs. Microsoft Teams: o que usar?
O Microsoft Teams é um aplicativo que funciona em dispositivos móveis (iOS e Android), desktops e em qualquer navegador web. Ao baixá-lo em todos os seus aparelhos é possível sincronizar conversas, arquivos e qualquer tarefa que você estiver realizando na ferramenta. Essa característica é o que garante a continuidade das suas atividades independente do contexto.
O Teams é recomendado para equipes de todos os tipos ou tamanhos, mas se destaca entre aquelas que estão híbridas ou totalmente remotas. Para empresas, o ideal é obter a licença através de um dos planos Microsoft 365. A maioria deles abrange, além do Teams, diversos aplicativos e serviços do Office, como Outlook, Word, Power Point, Excel e Sharepoint.
Também é possível integrar de maneira nativa, outros produtos mais avançados da Microsoft, como o Power BI. Ademais, o Teams pode ser conectado a outras soluções de terceiros disponíveis no mercado, que vão de gerenciadores de tarefas a ferramentas de chatbot.
Por ser um aplicativo intuitivo, basta treinar seus colaboradores para que eles entendam como usá-lo de forma segura. Depois, eles terão toda a autonomia necessária para se comunicarem da melhor forma entre si.
Leia também: 5 razões para investir no treinamento em Microsoft Teams.
Ainda tem dúvidas sobre como funciona o Microsoft Teams e como ele pode ajudar suas equipes a melhorar a comunicação interna? Conheça a seguir os principais recursos de produtividade e engajamento que você pode obter com a ferramenta.
Se você estiver em um projeto importante e precisar se comunicar por chat, é possível criar um grupo e destacá-lo com um bom título. Isso vai facilitar a pesquisa por tópicos e chamar a atenção dos outros participantes ao mantê-lo em evidência. Além disso, você consegue fixar os chats mais relevantes na sua área de trabalho. Assim, você não vai os perder de vista e pode acompanhar todas as respostas mais de perto.
Dentro dos chats, você pode interagir através de reações para deixar o papo mais humanizado, ou salvar aquelas conversas que precisa rever em outro momento. Da mesma forma que nos grupos, aqui também é possível fixar uma mensagem específica no topo do chat para encontrá-la facilmente.
Uma das integrações do Teams de maior destaque se dá com o Sharepoint, ferramenta de gestão de conteúdos da Microsoft. A partir dessa conexão, suas equipes terão todos os documentos e arquivos necessários disponíveis em um único ambiente. Portanto, se trata de mais um recurso para aumentar a produtividade através da centralização de informações.
Além disso, o Sharepoint garante a todos a segurança do armazenamento em nuvem. Também oferece praticidade na organização de todos os tipos de arquivos em pastas. E mais além, você terá agilidade no compartilhamento de arquivos grandes ou pequenos, seja por assunto, equipe ou individualmente no chat, em tempo real.
Saiba como manter a segurança no Teams: 5 pilares para ter um ecossistema seguro no Microsoft Teams.
Com o Microsoft Teams, suas equipes só precisarão de um dispositivo com acesso e sinal de internet para se comunicar. Isso porque a ferramenta conta com aplicativos desktop e mobile, além da opção de utilizá-lo diretamente no seu browser. Dessa forma, todos conseguirão usufruir dos seus recursos a qualquer hora e lugar.
Além disso, o Teams também possui recursos de acessibilidade. Isso inclui, por exemplo, traduções ao vivo e leitura de textos em voz alta. Assim, diferentes perfis de pessoas podem se comunicar confortavelmente e se manter engajadas em todos os projetos.
Outro recurso que estimula a produtividade no Teams é a integração do aplicativo com o Microsoft Planner e outras ferramentas de gestão de tarefas. Especialmente as que utilizam metodologias ágeis.
Com essas soluções, líderes e gestores conseguem acompanhar o que cada membro da equipe consegue fazer em determinado tempo. Com isso, podem estimar suas metas e demandas com mais clareza e eficiência.
O Microsoft Teams é ideal para conectar todas as pessoas com poucos cliques. Ele ajuda desde o recrutamento e seleção de colaboradores, até o onboarding de novos funcionários, feedbacks 1:1 e eventos onde toda a empresa estiver reunida.
Tanto por videoconferências ou chamadas de voz, com ou sem compartilhamento de tela, todos conseguem se comunicar rapidamente. Também é possível fazer reuniões online até mesmo com usuários que não possuem uma conta no Teams. É tão simples que basta utilizar o convite das reuniões para ingressar ou ligar para os participantes a partir da sua lista de contatos.
Conheça a ferramenta na prática: A Variedade de Recursos do Microsoft Teams.
E agora, se convenceu dos benefícios oferecidos pelo Microsoft Teams? Está pensando em como fazer para implementá-lo no seu negócio? Então, aqui vão 3 dicas para você!
Muitos líderes podem pensar que apenas o ato de implementar uma nova ferramenta na empresa já resolve os problemas das equipes. No entanto, não é bem assim. É necessário, mais do que implementar, mudar a mentalidade da organização no geral.
Em primeiro lugar, é necessário que todos os usuários entendam o propósito da solução. Assim, eles mesmos terão autonomia para determinar e praticar sua real usabilidade no dia a dia.
Um bom caminho para estimular a alfabetização digital é através da educação corporativa. Com um treinamento em Microsoft 365, por exemplo, todos os colaboradores aprendem e refletem sobre os recursos mais importantes para aplicar em suas rotinas.
Se possível, teste os recursos na prática, junto de quem realmente irá usá-los: suas equipes. Dessa forma, você consegue reconhecer os padrões de uso dos seus colaboradores para compreender se a ferramenta será útil e agradável para todos. A partir disso, você também define as melhores políticas de governança e segurança.
É importante fornecer total liberdade para os usuários nessa fase experimental, pois eles aprenderão como usufruir de todas as vantagens com erros e acertos.
O Microsoft Teams atua dentro do conceito de autoatendimento, o que inclui possibilidades quase ilimitadas de personalização. Por isso, é importante que líderes e gestores não se prendam aos métodos tradicionais e hierarquizados, que prezam pelo total controle sobre o que as pessoas estão fazendo através da microgestão.
Na era da transformação digital, liberdade, autonomia e confiança são as palavras que mais devem se destacar dentro das empresas. Isso, a fim de obter fluxos de trabalho mais fluídos e criativos.
Neste conteúdo você aprendeu o que é o Microsoft Teams e como funciona a ferramenta. Também conheceu seus principais recursos para tornar o trabalho em equipe mais fluido e dinâmico. Por fim, viu que além da implementação, ter uma mudança de mentalidade é essencial para explorar as melhores possibilidades do aplicativo.
Em resumo, o Teams é capaz de otimizar, e muito, as rotinas de quem trabalha em grupo. Mas, principalmente, ele serve para fortalecer a comunicação e a transparência entre todo o ecossistema empresarial. Na prática, negócios que optam por este tipo de recurso, não apenas estão desenvolvendo a cultura digital, mas, ao mesmo tempo, promovendo a aproximação entre as pessoas.
Aproveite para entender como funciona o Microsoft Teams em conjunto com outras aplicações: Mantenha equipes focadas e produtivas com Microsoft 365.
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