Tanto o SharePoint quanto o Teams são soluções que mantém equipes alinhadas, colaborando em tempo real e têm como objetivo o aumento da produtividade de todos. Mas, quando usar uma ou outra? É o que vamos te explicar neste artigo.
SharePoint e Teams são duas ferramentas de colaboração e produtividade da Microsoft que se complementam. Entenda suas aplicações no dia a dia dos trabalhos em equipe.
Ao comparar SharePoint vs. Teams deve-se pensar, em primeiro lugar, que as duas ferramentas não são rivais. Pelo contrário, ambas fazem parte da suíte Microsoft 365 e são voltadas para a produtividade em conjunto. Mas, se elas têm o mesmo objetivo, por que não são uma coisa só? Para responder a essa pergunta, entenda primeiro quais são as principais diferenças entre elas.
O Teams é um aplicativo de chat, videoconferências e chamadas online, que conecta equipes de todos os lugares. Segundo a própria Microsoft, já são mais de 270 milhões de pessoas utilizando a ferramenta.
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Enquanto isso, o SharePoint é um gerenciador de conteúdos corporativos que funciona, resumidamente, como uma intranet, onde é possível armazenar, colaborar e compartilhar arquivos, assim como postar as últimas notícias da empresa.
No Microsoft Teams, as equipes trabalham seguindo o formato de um chat. No SharePoint, as pessoas se organizam e colaboram através dos chamados “sites de equipe”. Sendo assim, as ferramentas têm estruturas diferentes e serão mais bem aproveitadas em tarefas distintas.
No entanto, mesmo que cada uma tenha sua usabilidade, ambas são importantes aliadas para engajar pessoas, melhorar a comunicação interna e centralizar tudo o que os profissionais da empresa precisam para executarem suas tarefas diárias.
O SharePoint e o Microsoft Teams fazem parte de um mesmo ecossistema da Microsoft. Eles até podem ser contratados separadamente, mas, o custo-benefício de usá-los em conjunto a partir dos planos Microsoft 365 é maior.
Ao utilizar as duas ferramentas juntas há sincronicidade entre elas. Isso faz com que, ao criar uma equipe no Teams, ocorra o vínculo automático dela a um site de equipe no SharePoint e vice-versa. Assim, você pode acessar e editar os documentos e arquivos armazenados em uma equipe, canal ou site de equipe tanto no SharePoint quanto no Teams, conforme for mais conveniente.
Cada equipe, site de equipe ou canal tem permissões de acesso personalizadas aos arquivos. Além disso, ambas as ferramentas são baseadas na nuvem. Portanto, você e suas equipes podem utilizá-las em desktops ou dispositivos móveis, possibilitando que todos acessem os arquivos em qualquer lugar.
Outra possibilidade é acompanhar notícias do SharePoint diretamente no Teams. Em cada canal de chat você pode adicionar uma guia com a página de notícias da empresa, para que todos fiquem a par de tudo o que está acontecendo. Do próprio chat você e suas equipes conseguem interagir com as notícias através de curtidas e comentários.
Além das notícias, cada canal do Teams pode receber uma guia específica de um site de equipe ou de arquivos do SharePoint. Por exemplo, em um canal de chat em grupo do seu time de vendas, você pode adicionar uma guia com uma pasta do SharePoint onde estão todas as propostas comerciais dos clientes.
Assim, quando os vendedores precisarem consultá-las em uma reunião eles não precisam sair do Teams para procurar o que precisam em outra ferramenta. Basta clicar na guia adicionada e acessar os documentos.
Essas facilidades proporcionam mais produtividade para todas as equipes, independente do setor. Isso porque centralizar todos os arquivos e informações em um único lugar evita que as pessoas dispersem sua atenção ao alternarem entre várias ferramentas.
Com a integração do Teams ao SharePoint, todos têm autonomia para escolher qual das duas ferramentas utilizar, de acordo com os trabalhos que estão executando no momento.
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Ainda que as duas ferramentas funcionem bem em conjunto, há ocasiões em que somente uma ou outra será necessária. No caso do Teams, você pode utilizá-lo quando:
Você pode usar somente os sites de equipe do SharePoint quando:
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Tenha em mente que ao usar qualquer uma das duas ferramentas, quem ganha, na verdade, são você e suas equipes. Isso porque tanto o Teams quanto o SharePoint atendem às principais necessidades de trabalho em equipe, como a colaboração em arquivos em tempo real, a centralização de informações e a garantia de acesso a elas a qualquer hora e lugar.
No entanto, para realmente atingir o objetivo da produtividade em conjunto e alcançar o ápice do bom e velho “trabalho em grupo”, o uso em conjunto do Microsoft Teams e dos sites de equipe no SharePoint são o ideal. Uma ferramenta complementa a outra, e seu uso integrado proporciona um ambiente de trabalho completo para se comunicar e compartilhar conteúdos e conhecimento.
Para se adequar e combinar as ferramentas, portanto, é preciso analisar as necessidades das suas equipes e criar políticas de governança apropriadas para o uso a fim de obter os melhores resultados.
Agora, saiba como ir além do SharePoint e do Teams para ter um ecossistema de ferramentas totalmente integrado para colaboração e produtividade, com o Microsoft 365.
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