O SharePoint Syntex é uma ferramenta de gerenciamento de conteúdo corporativo que usa recursos de inteligência artificial e machine teaching para organizá-lo e classificá-lo automaticamente. Entenda como as equipes podem ter todo o conhecimento disponível em um único ambiente e obter os insights mais relevantes de todos os tipos de arquivos.
O SharePoint Syntex ajuda você e suas equipes a extraírem o máximo potencial e informações valiosas de arquivos, documentos e outros tipos de conteúdo corporativo. Entenda neste artigo como funciona a ferramenta.
Em 2019, a Microsoft anunciou o Projeto Cortex, que aplica Inteligência Artificial avançada para empoderar pessoas através de conhecimento e expertise a respeito dos aplicativos que elas usam todos os dias. O primeiro produto foi lançado no começo do mês de outubro de 2020, o SharePoint Syntex. Mas, o que é esse serviço e, mais importante, qual é a sua finalidade?
Para começar a compreender as formas de atuação do SharePoint Syntex, precisamos falar primeiro sobre gerenciamento de conteúdo corporativo, ou ECM. Essa prática, que envolve processos e ferramentas, tem como principais objetivos capturar informações relevantes contidas em conteúdos de diferentes formatos, como de contratos, e principalmente, organizá-los e categorizá-los para o seu melhor aproveitamento.
Com os conteúdos corporativos sendo migrados incessantemente para o meio digital, ferramentas como o SharePoint Syntex ajudam a controlar todo o ciclo de vida das informações destes arquivos.
Além disso, esses serviços fornecem um ambiente seguro para armazenar e manter a integridade e conformidade dos conteúdos, além de proporcionar maior agilidade na hora de localizá-los por tema, tag ou palavra-chave, por exemplo.
Já falamos muito aqui no nosso blog sobre a importância de analisar dados vindos de diversas fontes para tomar decisões. No entanto, o que muitas pessoas podem não imaginar é que também é possível transformar documentos, contratos, formulários e arquivos de mídia em dados valiosos e pesquisáveis, para compartilhar em forma de conhecimento entre toda a organização.
A digitalização completa dos conteúdos empresariais ainda é um desafio para muitas empresas. Mesmo que essa prática seja comprovadamente eficiente para obter ganhos de produtividade e segurança, além de economia, algumas organizações ainda não adotaram processos de gerenciamento de conteúdo realmente eficientes. Eles devem partir, justamente, da premissa da migração de contratos, documentos e outros tipos de arquivos da empresa para a nuvem.
Conforme dados apontados pela Aiim, associação mundial dedicada ao setor de gerenciamento de informações, os funcionários de uma empresa podem desperdiçar 3,5 horas por semana apenas procurando documentos, sem encontrá-los. Além disso, em média, cada documento arquivado incorretamente chega a custar US$ 125 para uma empresa, e um documento perdido pode ter um custo ainda maior, de US$ 700.
Ao implementar uma ferramenta que atue na gestão do conteúdo corporativo, por outro lado, além de eliminar o processamento manual de grandes volumes de contratos, documentos, dentre outros, mais vantagens podem ser percebidas, como:
Estes são somente alguns dos benefícios mais comuns das práticas de ECM quando elas são realmente eficazes dentro das organizações. Tudo isso também proporciona mais transparência entre todos os setores da empresa, além de garantir que todos tenham as informações que precisam a qualquer momento.
Basicamente, o objetivo do SharePoint Syntex é ajudar empresas a usarem Inteligência Artificial avançada e a ensinarem máquinas para amplificar experiências humanas, além de automatizar o processamento de conteúdo e transformá-lo em conhecimento.
Os seus colaboradores são capazes de usar o SharePoint Syntex com facilidade, ensinando-o a desempenhar funções como entender um determinado conteúdo e reconhecer informações chave.
Por exemplo, um profissional de processamento de contratos pode ensinar o SharePoint Syntex a extrair o valor do contrato, assim como a data de validade e os principais termos e condições. Tudo isso através de um recurso de IA chamado “machine teaching”, que está dentro da tecnologia de machine learning.
Então, o SharePoint Syntex usa seus modelos para automatizar a captura e categorização do conteúdo, extraindo informações importantes como metadata, que é imprescindível para gerenciar conteúdo.
Ademais, a integração com o Microsoft Search, o Power Automate e o Information Protection permitem que você melhore a descoberta e o reuso de conhecimento, acelere processamentos e aplique, de maneira dinâmica, proteção aos dados e às políticas de compliance.
O SharePoint Syntex só pode ser utilizado a partir de licenças para cada usuário. A licença, por sua vez, pode ser obtida com uma assinatura anual do serviço à parte, que está disponível somente para quem já possui um dos planos Microsoft 365, SharePoint ou Office 365.
Leia também: Mantenha equipes focadas e produtivas com Microsoft 365.
Se você ficou curioso sobre o que o SharePoint Syntex é capaz de fazer por seus conteúdos empresariais, separamos alguns tópicos que demonstram sua versatilidade.
Com o SharePoint Syntex, você e suas equipes ganham tempo ao ensinar o sistema a coletar os dados mais importantes de imagens, vídeos, áudios, documentos, contratos e outros conteúdos automaticamente. Depois, é só mostrar à ferramenta como ela deve classificar os achados e apresentar os resultados.
Graças às suas integrações com diversas outras soluções da Microsoft, é possível até mesmo obter insights aprofundados de conteúdos em ferramentas de análises de dados, como no Power BI. Entenda mais sobre o funcionamento do SharePoint Syntex de agora em diante.
O SharePoint Syntex introduz uma nova experiência em gerenciar conteúdo em escala, integrando metadata e workflow, e entregando automação de compliance, ou conformidade – o Centro de Conteúdo.
Centros de conteúdo conseguem ensinar a nuvem a ler e processar documentos do mesmo modo que você faria manualmente. Depois, o SharePoint Syntex usa esses insights para reconhecer conteúdo automaticamente, além de extrair informações importantes e aplicar tags ao metadata. Ademais, você consegue rastrear a efetividade dos seus modelos de modo visual.
Um dos conjuntos de ferramentas mais simples do SharePoint Syntex é o de processamento de imagens, porque o serviço é capaz de categorizar imagens usando um novo dicionário com milhares de objetos comuns. O SharePoint Syntex também consegue reconhecer textos escritos à mão e convertê-los em tags para pesquisas e processamentos futuros.
A maioria das organizações geram vastas quantias de documentos sem estrutura como manuais, contratos ou resumos. Você consegue ensinar o SharePoint Syntex a ler o conteúdo usando ensinamento de máquina (Machine Teaching) para criar modelos de Inteligência Artificial sem precisar de código. E o SharePoint Syntex consegue sugerir ou criar metadata automaticamente, evocar fluxos de trabalho customizados do Power Automate, dentre outras funções.
É possível também adicionar rótulos de retenção e confidencialidade aos seus modelos, para governança segura e automatizada.
O entendimento dos documentos é baseado nos modelos de entendimento de linguagem do Azure Cognitive Services. Através do Centro de Conteúdo do SharePoint Syntex, você pode publicar e atualizar seus modelos em qualquer biblioteca de qualquer Centro de Conteúdo.
O SharePoint Syntex inclui uma poderosa ferramenta de processamento de formulários, que permite o reconhecimento e a extração de valores comuns em documentos estruturados ou semiestruturados, por exemplo datas, figuras, nomes ou endereços.
Esses modelos são construídos sem código e requerem um número pequeno de documentos para conseguir resultados confiáveis.
Serviços de taxonomia ou serviços de gerenciamento de metadata permitem que você defina uma hierarquia comum de classificação e sinônimos para classificar seu conteúdo. Esse tipo de serviço também permite gerenciar os tipos de conteúdo, como templates de documentos ou colunas customizadas.
O SharePoint Syntex está adicionando capacidades que permitem que você veja e faça análises de termos de criação e uso de todo o Microsoft 365. Os relatórios são enviados para o centro do administrador do SharePoint.
Atualizações retroativas do SharePoint: O que mudou com os updates do SharePoint Server 2016?
Os conteúdos corporativos são fontes ricas de informação para o dia a dia de todos os profissionais. No entanto, é preciso saber como captar, armazenar, gerenciar e distribuir essas informações internamente, para extrair os melhores insights e aprimorar todos os processos.
Atualmente, não faz mais sentido acumular milhares de arquivos, seja física ou digitalmente, sem conseguir obter, de fato, o seu real significado. Neste sentido, o SharePoint Syntex é um serviço que chegou para facilitar e inovar diferentes tarefas desempenhadas em setores distintos da sua empresa.
Isso porque ele otimiza o tempo dos seus colaboradores e aprimora a performance da organização por aplicar inteligência artificial e machine teaching ao gerenciamento de todos os conteúdos empresariais, dando um verdadeiro sentido, contexto e organização a eles, tudo de maneira automatizada.
Com isso, todos conseguem ensinar ao sistema quais dados ele precisa captar de diferentes tipos de arquivos, assim como classificá-los de forma a gerar valor para todas as demandas vinculadas a contratos, documentos e até a mídias de áudio, vídeo e imagem. Ao final, suas equipes ganham produtividade, eficiência operacional, e por consequência, é possível reduzir custos e expandir a receita da empresa como um todo.
Assim como outros produtos Microsoft, o SharePoint Syntex é mais uma solução que faz parte da revolução proporcionada pelo Low-Code. Aprenda mais sobre este tipo de tecnologia em Low-Code: agilize o trabalho sem depender de desenvolvedores.
Você recebe gratuitamente o melhor do nosso conteúdo diretamente no seu e-mail.
