Precisa de mais controle e agilidade para tratar as solicitações de reembolso de despesas para funcionários? Confira as etapas para criar um app que facilitará essa tarefa usando o Power Apps.
Mesmo sem conhecimento em programação, crie um aplicativo personalizado e otimize as solicitações de reembolso de despesas.
O reembolso de despesas para funcionários é uma prática prevista em lei.
Conforme o art. 2° da CLT, o empregador deve custear as despesas do seu negócio e, assim, disponibilizar os reembolsos de despesas para seus colaboradores.
Seu objetivo é não prejudicar financeiramente os funcionários que tiveram gastos ao realizar tarefas em nome da organização.
As despesas reembolsadas variam conforme a política de cada organização, mas geralmente incluem:
Controlar o reembolso de despesas é imprescindível. Uma política de reembolso clara e ágil traz diversas vantagens para o negócio como, por exemplo, aumentar a satisfação dos colaboradores.
Por outro lado, a má gestão dos ressarcimentos traz prejuízos sérios à organização e seus funcionários. Podem ocorrer a perda de comprovantes, o reembolso de despesas não autorizadas e até mesmo processos trabalhistas por falta de pagamento de algum valor.
Assim, todo cuidado é pouco. Ao criar um aplicativo específico para o reembolso de despesas, além de automatizar esse processo administrativo, você ainda o torna mais transparente para eventuais consultas e proteção da própria empresa.
E a boa notícia é que você aprenderá, neste tutorial, como criar um aplicativo para essa finalidade.
Você conseguirá personalizá-lo sem complicações para atender às particularidades da sua organização usando o Power Apps, ferramenta low-code da Power Platform, disponível nos planos do Microsoft 365 para grandes empresas.
Confira e facilite sua rotina!
Com o Power Apps, qualquer pessoa, mesmo sem conhecimentos avançados em programação, consegue criar um aplicativo de reembolso de despesas.
Tudo é muito simples!
Duas maneiras de construir seu app são a partir de um protótipo numa folha de papel, como em nosso vídeo, ou de um arquivo Figma.
O Power Apps consegue reconhecer os campos e os botões desenhados e convertê-los para o formato de aplicativo.
Depois, basta realizar os refinamentos necessários para finalizar a nova solução.
Em nosso exemplo, além do Power Apps e do nosso protótipo na folha de papel, demonstraremos este passo a passo usando uma lista do SharePoint como base de dados.
Porém, é possível usar qualquer outra fonte de dados que você tenha disponível, como uma planilha de Excel ou uma base mais robusta, como Dataverse.
Interessante, não é mesmo? Então vamos lá!
Saiba mais sobre a ferramenta: O que é Power Apps? Saiba como funciona e seus benefícios.
Antes de tudo, é necessário ter uma licença e uma conta do Microsoft Power Apps para começar a desenvolver seu aplicativo de reembolso de despesas.
Para isso, você pode acessar o site do Power Apps e clicar em “ENTRAR” para criar uma conta gratuita ou usar uma conta existente da Microsoft.
Acesse a página inicial do Power Apps
Na página inicial do Power Apps você visualizará a área “MANEIRAS DE CRIAR UM APLICATIVO” e deverá selecionar “INICIAR COM UM DESIGN DE PÁGINA”.
Essa opção permitirá que você crie um aplicativo a partir de um arquivo de imagem ou arquivo Figma.
Selecione o design de página clicando em “UMA IMAGEM OU ARQUIVO FIGMA”.
Na nova tela, selecione “COMEÇAR COM UMA IMAGEM”.
Na área “CONVERTER UMA IMAGEM EM APLICATIVO” você encontrará algumas recomendações sobre como deve estar sua imagem. É aconselhável a leitura antes de passar para o próximo passo.
Clique em “AVANÇAR”.
Em seguida, adicione o nome da sua imagem no campo específico, selecione “CARREGAR MINHA PRÓPRIA” e clique em “ESCOLHER ARQUIVO”.
Selecione o formato do aplicativo, clicando em “TELEFONE (RECOMENDADO)”.
Clique em “AVANÇAR”.
Nesta etapa o Power Apps vai “ler” a sua imagem e identificar os componentes do seu aplicativo.
Feito isso, você verá que alguns rótulos foram reconhecidos automaticamente, outros não.
Aqui, o fator relevante é a qualidade do seu desenho ou rascunho. Quanto melhor ele for, melhor será a resposta do Power Apps.
Com a imagem na tela, clique em cada item do desenho reconhecido pela ferramenta para marcar o tipo de componente que deve ser exibido no seu aplicativo.
Você atribuirá cada componente, como botões, rótulos de texto ou seletor de data, por exemplo. Se algum item não tiver uma marca, desenhe uma caixa ao seu redor.
Aqui, é importante pensar na usabilidade e na aparência da tela, para tornar a experiência do usuário a mais agradável possível.
Adicione os campos para o usuário preencher informações, como o valor da despesa, a categoria, a data e uma breve descrição.
Clique em “AVANÇAR”.
Agora é hora de configurar os dados, ou seja, o conteúdo que aparecerá no aplicativo.
Você pode conectar seu aplicativo a fontes de dados, como planilhas do Excel, serviços web e sistemas de gerenciamento de banco de dados.
O Power Apps oferece uma variedade de conexões de dados pré-definidas que você pode adicionar facilmente ao seu aplicativo.
Porém, no nosso caso, selecionamos a opção “IGNORAR ISTO POR ENQUANTO”.
Clique em “AVANÇAR” para o Power Apps criar a estrutura do aplicativo.
Após o carregamento do nosso rascunho e adição dos componentes necessários (botões e campos personalizáveis), o Power Apps fornecerá uma estrutura básica para o aplicativo de reembolso de despesas.
Aqui, chamamos atenção para a estrutura que ele criou internamente. Temos uma tela com o nome “SCREEN 1” e alguns controles predefinidos, controles de texto, seleção de data e botão.
Como se vê, nosso aplicativo continua sem layout definido, pois algumas partes do desenho não foram bem compreendidas.
Assim, você deverá realizar algumas melhorias visuais para otimizar a leitura dos dados em tela e tornar o aplicativo mais elegante e bonito.
Você pode, por exemplo, padronizar as fontes, fazer uma diferenciação no título, colocar um negrito, alterar altura dos objetos, enfim, toda a parte estética e visual do aplicativo.
Para isso, basta selecionar o campo que deseja alterar e fazer as configurações necessárias no menu da direita.
E aqui, é importante destacar que, com relação aos valores dos controles de texto, todos eles trazem como padrão “TEXT INPUT”, ou “ENTRADA DE TEXTO”. Isso nem sempre é interessante.
Por exemplo, no campo “DESCRIÇÃO” você pode usar a função “TEXTO DE DICA” para deixá-lo como “JUSTIFIQUE A SUA DESPESA”, e então, o usuário deverá preencher o campo correspondente conforme o indicativo.
Outra melhoria que pode ser feita, por exemplo, é no “DROP DOWN”, ou “MENU SUSPENSO” de despesas, que vem com as categorias padrão 1, 2 e 3.
Você pode alterar as categorias de despesas inserindo “Alimentação”; “Estacionamento”; ou “Transporte”, por exemplo.
Assim, o funcionário consegue selecionar em qual categoria se enquadra o seu pedido de reembolso.
Ainda é possível deixar as opções visíveis para o usuário ao selecionar a opção “VISÍVEL”.
Um dos recursos mais importantes de um aplicativo de reembolso de despesas é a possibilidade de anexar comprovantes e recibos para as despesas.
É possível incluir este recurso de anexo adicionando um botão que permite ao usuário carregar uma foto do comprovante ou um arquivo digital.
Para isso, clique em “INSERIR” e chame a função “ADICIONAR IMAGEM”. Feito isso, redimensione o campo e o coloque no lugar que achar mais conveniente.
Assim, quando o usuário clicar nesse campo, o aplicativo pedirá para usar a câmera ou selecionar alguma foto que já esteja na galeria do celular ou computador.
Por fim, configure o botão escrevendo “ENVIAR SOLICITAÇÃO”, para o usuário saber onde clicar para enviar o anexo.
Como seus funcionários deverão preencher os campos do aplicativo e enviar um comprovante da despesa, esses dados devem ser armazenados em algum lugar.
Como optamos por não selecionar a fonte de dados no início, agora é a hora de fazermos isso.
No nosso exemplo, salvaremos os dados do aplicativo em uma lista do SharePoint, criada exclusivamente para o reembolso de despesas. Para isso:
Agora você terá a base de dados vinculada ao aplicativo.
Com o aplicativo pronto, você pode otimizá-lo inserindo um fundo e até mesmo o logo da sua empresa.
Para isso, use a aba “MÍDIA”. Assim, você consegue fazer o upload de imagens para garantir uma identidade visual ao seu aplicativo.
Ao fazer este carregamento, você terá várias opções de customização no canto direito da sua tela, para posicionar as mídias nos locais corretos e realizar outros ajustes.
Pronto, seu aplicativo de reembolso de despesas está pronto e você já pode disponibilizá-lo para sua equipe.
Conheça as etapas básicas para criar aplicativos: Como criar um aplicativo sem usar códigos em 10 passos.
Agora que você já viu como é fácil criar um aplicativo para reembolso de despesas usando o Power Apps, saiba que ele pode fazer muito mais pela sua organização.
Afinal, ele faz parte da Microsoft Power Platform, que reúne aplicações low-code para desenvolver soluções, automatizar processos e analisar dados.
Com o Power Apps é possível criar aplicativos para diferentes sistemas operacionais e para web de acordo com suas necessidades.
E o melhor, sem a necessidade de escrever códigos, e com a segurança garantida pela Microsoft.
Com um bom curso de Power Apps sua equipe pode aprender a lógica do desenvolvimento de aplicativos, e ganhar autonomia para criar suas próprias soluções ao identificar uma necessidade em sua área.
Como resultado, sua empresa formará equipes multidisciplinares e se tornará muito mais competitiva no mercado.
Capacite sua equipe para criar aplicativos, como o de reembolso de despesas, de forma rápida e fácil. Impulsione a inovação por meio de soluções personalizadas: O que é Power Platform? Conheça os aplicativos e benefícios.
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