Copilot no Power Automate: como criar um fluxo para receber notificações de alterações em documentos

Monitore em tempo real todas as modificações que ocorrerem nos seus documentos importantes ao automatizar o recebimento de notificações com o Power Automate.

Colaborar em documentos é uma tarefa comum no meio corporativo. No entanto, é preciso tomar alguns cuidados ao adotar essa prática, e mais ainda, ter um fluxo de trabalho bem desenhado para ninguém atrasar suas demandas.

Em primeiro lugar, monitorar em tempo real as alterações nos arquivos ajuda a garantir a integridade das informações. Segundo, se há mais de uma pessoa trabalhando em um mesmo documento, é necessário que todos tenham visibilidade máxima sobre cada etapa.

Por isso, automatizar o recebimento de notificações quando há alterações em documentos traz ganhos em produtividade e segurança.

Isso porque este fluxo elimina a necessidade de enviar mensagens e e-mails manualmente para avisar sobre cada modificação.

Além disso, é possível centralizar o histórico de mudanças, e saber exatamente quando e quem realizou uma alteração. Dessa forma, todos ficam por dentro das próximas tarefas a cumprir, assim como se o arquivo corre riscos de vazamento de informações.

A partir de agora você aprenderá a criar um fluxo automatizado para receber notificações. Para isso, você usará inteligência artificial generativa no Power Automate, além do Microsoft Teams e o SharePoint.

Ao final, essa automação facilitará a comunicação entre equipes e trará mais agilidade para a colaboração em qualquer arquivo. Acompanhe!

Como receber notificações automáticas sobre alterações em documentos

Com este fluxo automatizado, você receberá notificações no Teams cada vez que um documento armazenado no SharePoint sofrer alterações.

Por isso, você precisará de uma conta que garanta acesso aos aplicativos do Microsoft 365, inclusive os da Power Platform.

O outro requisito é armazenar o arquivo que você deseja monitorar em um site de equipe do SharePoint. Feito isso, já pode seguir para as próximas etapas.

Descreva o fluxo desejado usando o Copilot no Power Automate

Para criar o fluxo de recebimento de notificações automatizado, abra o Power Automate. Você usará o novo recurso de inteligência artificial generativa (IAG), o Copilot, para descrever o fluxo que deseja.

A IA sugerirá o conector necessário, o gatilho que disparará o fluxo, e a ação que deve ser executada após o acionamento do gatilho. Veja só:

• No Power Automate, selecione o tipo de fluxo que você irá criar. Para usar o Copilot, escolha a opção “DESCREVA-O PARA CRIÁ-LO”.
• Na próxima tela, descreva o que você precisa que o fluxo faça. Por exemplo: “notificação no Teams caso haja modificação em documento”.
• Aguarde até o Copilot gerar a sugestão de fluxo.
• Confira se o fluxo sugerido se encaixa na sua necessidade. No nosso exemplo, ele sugeriu como conector o Sharepoint; o gatilho “quando um item ou um documento for modificado”; e a ação a ser executada a partir do acionamento do gatilho “publicar uma mensagem em um chat ou canal do Teams”.
• Se o fluxo atender sua necessidade, clique em “AVANÇAR”.

Configure o fluxo sugerido pelo Copilot

Agora você configurará dados do SharePoint e do Microsoft Teams. Isso o fluxo entender onde está o documento a ser monitorado, e para onde enviar as notificações de alterações. Comece pelas informações do SharePoint.

Configure o fluxo do SharePoint

No conector do SharePoint preencha todos os campos obrigatórios. Use os ícones de cada campo para buscar o local dos dados:

• No “ENDEREÇO DO SITE”, você deve informar o site de equipe onde o documento está armazenado. Ao clicar na seta deste campo, você poderá pesquisar o endereço, ou usar a opção “ADICIONAR UM ITEM PERSONALIZADO” para inserir o link do site manualmente.
• Em “NOME DA LISTA OU DA BIBLIOTECA”, selecione a biblioteca ou lista do site de equipe onde está a pasta do documento.
• E em “PASTA”, selecione a respectiva pasta do documento.
• Clique no conector do Teams para configurá-lo na próxima etapa.

Configure o fluxo do Microsoft Teams

A última etapa é configurar os dados do Microsoft Teams. Você também precisará preencher todos os campos obrigatórios:

• Na área “POSTAR COMO”, defina se a mensagem de notificação será postada em nome de algum usuário do Teams, ou em nome do robô virtual do próprio fluxo.
• Em “POSTAR EM”, escolha em qual chat ou canal do Teams a notificação deverá ser publicada. Você terá a opção de definir um chat exclusivo para o bot do fluxo.
• No campo “RECEBEDOR”, escreva o e-mail de quem deve ser notificado sobre a alteração no documento.
• Por fim, escreva a mensagem que chegará na notificação. Clique no botão de conteúdo dinâmico se quiser usar os metadados do próprio documento para preencher na mensagem automaticamente. Por exemplo, com o nome do arquivo e o usuário que o modificou.
• Clique em “SALVAR” e aguarde.

Teste o fluxo de recebimento de notificações

Após salvar o seu fluxo, ele estará pronto para testar. Para isso:

• Clique no botão “TESTAR” e selecione a opção “MANUALMENTE”.
• Entre no documento relacionado ao fluxo e efetue qualquer alteração.
• Volte ao Power Automate para validar o êxito do fluxo.
• Espere alguns segundos pelo recebimento da notificação no Teams.

Otimize tempo e garanta segurança aos arquivos com notificações automatizadas

Como você viu, automatizar o recebimento de notificações de alterações de documentos é muito simples e eficaz. Principalmente ao usar a inteligência artificial generativa do Copilot no Power Automate.

Este fluxo tem potencial para alavancar a produtividade dos colaboradores que trabalham simultaneamente em documentos, enquanto permite acompanhar de perto cada modificação.

Dessa forma, você e sua equipe podem eliminar o envio de mensagens manuais, para promover foco em tarefas de mais valor em todo o ambiente de trabalho.

Quer ter mais ideias para otimizar seus processos, além de receber notificações automatizadas? Leia também: 5 dicas para automatizar seu workflow no Power Automate.