Saiba como criar sua assinatura de e-mail no Outlook 365 e padronizar suas mensagens

Veja o tutorial de como configurar sua assinatura no Outlook e manter o padrão em todos os e-mails. Entenda o passo a passo para o Outlook Desktop, Web e Mobile.

As assinaturas de e-mail são indispensáveis no ambiente profissional. Elas ajudarão os destinatários das mensagens a identificarem informações sobre o remetente, evitando, principalmente, os ataques maliciosos que partem de pessoas ou empresas suspeitas. Evite que clientes e parceiros de negócio ignorem suas comunicações, ao criar sua assinatura personalizada no Outlook.

Primeiro de tudo, saiba que se você possui uma conta corporativa, precisará configurar sua assinatura em todos os aplicativos: no desktop, mobile e na Web. Veja como:

Como criar uma assinatura de e-mail no Outlook desktop

• Abra o aplicativo Outlook em seu desktop e clique em “NOVO EMAIL”.
• Na aba “MENSAGEM”, clique em “ASSINATURA” e depois em “ASSINATURAS...”.
• Na janela “ASSINATURAS E PAPEL DE CARTA” clique em “NOVO” para criar sua assinatura.

• Dê um nome para sua nova assinatura, e ela será vinculada à conta de e-mail selecionada no campo “CONTA DE EMAIL”.
• No campo “EDITAR ASSINATURA” você terá todas as ferramentas para personalizá-la. Você poderá definir a tipografia da assinatura, inserir um cartão de visita ou uma imagem, como o logotipo da sua empresa, ou inserir um link. Se você não tiver ideia de como criá-la, pode clicar em “OBTER MODELOS DE ASSINATURA” para usar os modelos da própria Microsoft, que permitem edição pelo Word.
• Clique em “SALVAR” para salvar sua nova assinatura.
• Ao terminar de personalizar sua assinatura de e-mail no Outlook, clique na seta de “NOVAS MENSAGENS” para definir se ela deverá ou não aparecer automaticamente nos novos e-mails que você criar. Faça o mesmo processo em “RESPOSTAS/ENCAMINHAMENTOS”. Caso você queira inserir sua assinatura manualmente nos e-mails, selecione “(NENHUMA)”.
• Clique em “OK” e o processo será salvo. Com isso, sua assinatura já estará configurada e pronta para usar.

Assista ao tutorial neste vídeo da Microsoft: Criar uma assinatura de e-mail no Outlook.

Como colocar assinatura nos e-mails manualmente

Se você não escolheu a opção de inserir sua assinatura automaticamente, conforme o passo a passo anterior, você precisará adicioná-la manualmente em todos os e-mails que enviar.

Vale ressaltar que, no e-mail que você abriu para começar a criar sua assinatura, ela ainda não aparecerá de forma automática. Somente a partir dos próximos. Portanto, você também precisará colocá-la manualmente neste caso.

Nestas situações, basta clicar em “ASSINATURA” dentro do novo e-mail, e depois no nome da assinatura criada.

Como criar uma assinatura no Outlook.com

Agora que você viu como criar sua assinatura no aplicativo desktop, veja como configurá-la na versão Web do Outlook.

• Entre com sua conta de e-mail no Outlook.com, clique no ícone “CONFIGURAÇÕES” no canto superior direito da tela, e depois em “EXIBIR TODAS AS CONFIGURAÇÕES DO OUTLOOK”.
• Clique na aba “REDIGIR E RESPONDER” e a primeira opção já será “ASSINATURA DE EMAIL”. Então, defina um nome para sua assinatura em “EDITAR NOME DA ASSINATURA” e comece a personalizá-la no campo que está abaixo. Assim como na versão desktop, você terá as ferramentas de customização de tipografia, além de poder inserir links e imagens.

• Na área “SELECIONAR ASSINATURAS PADRÃO”, clique em “PARA NOVAS MENSAGENS” e em “PARA RESPOSTAS/ENCAMINHAMENTOS”, se quiser que a assinatura apareça automaticamente nos novos e-mails, e nos de resposta e encaminhamento.
• Clique em “SALVAR” para finalizar e salvar o processo.

Como criar uma assinatura no aplicativo mobile

Criar sua assinatura no aplicativo mobile do Outlook é ainda mais simples. Ele não permite customizações avançadas, portanto, ela pode ser apenas o seu nome e cargo na empresa, por exemplo. Acompanhe o passo a passo.

• Abra o aplicativo do Outlook no seu celular e toque na sua foto de perfil para abrir o menu de configurações.
• Toque na engrenagem de “CONFIGURAÇÕES” e depois em “ASSINATURA”.
• Crie e personalize sua assinatura, e toque no ícone de “CHECK” para confirmar as alterações. Neste caso, você não conseguirá adicionar uma imagem, apenas links.

Como alterar uma assinatura no Outlook

Para alterar sua assinatura, basta repetir os processos anteriores em cada uma das versões do Outlook. Ao clicar na assinatura que criou, você consegue editá-la normalmente e salvar as alterações realizadas.

Viu só como é fácil configurar sua assinatura de e-mail no Outlook? Conheça mais recursos de organização e produtividade da ferramenta: 11 dicas para Outlook 365 que aumentam a produtividade diária.