Enquete de agendamento: veja como criar um Scheduling Poll usando o Outlook Web

Agende as reuniões com sua equipe de forma mais simples e rápida com o Scheduling Poll no Outlook Web.

Se marcar reuniões ou eventos com várias pessoas costuma ser um desafio por conta das agendas sempre lotadas, usar o Scheduling Poll no Outlook Web pode ser uma excelente solução. 

Com esse recurso, baseado no FindTime, mas agora integrado ao Outlook, você pode criar uma enquete com uma série de datas e horários e enviá-la para todos os envolvidos. 

Assim, os convidados podem escolher seu dia e horário preferidos, a enquete somará os votos e selecionará a opção mais popular. 

Você também pode adicionar um local, assunto e mensagem à enquete para facilitar o planejamento. Dessa forma, com a enquete concluída, o Outlook criará a reunião ou evento e o adicionará ao calendário de todos.

Atenção, o Scheduling Poll ainda não está disponível no Outlook para Windows. Porém, na pré-visualização do novo Outlook para Windows a funcionalidade está disponível, sendo similar ao Outlook Web.

Quer ver como isso funciona? Continue a leitura para entender, na prática, como usar a enquete de agendamento no Outlook Web. 

Como usar Scheduling Poll no Outlook Web para agendar reuniões

Para usar a enquete de agendamento você precisa de uma conta do Outlook, produto que faz parte da suíte de produtos Microsoft 365, antes Office 365. 

Isso significa que é possível usá-lo com outras soluções familiares, como Word, Excel, Teams e OneDrive, para criar uma rede de trabalho altamente conectada.

E, com a sua conta ativada, você já pode efetuar o passo a passo a seguir. Acompanhe.

Acesse a enquete de agendamento 

Acesse a enquete de agendamento por meio do Mail ou Calendário e siga as seguintes etapas:

• Crie um e-mail ou selecione um e-mail para responder. 
• Liste os participantes necessários, ou obrigatórios, para a reunião no campo “TO”, ou “PARA”, e participantes opcionais no campo “CC”, ou “COM CÓPIA”. 
• Selecione “SCHEDULING POLL” no separador “MESSAGE”, ou “MENSAGEM”.

Defina as configurações da sua enquete de agendamento

Agora é hora de definir algumas configurações da enquete para agendar sua reunião ou evento, observando o seguinte:  

• Clique em “VIEW ALL YOUR POLLS”, ou “VER TODAS AS SUAS ENQUETES”, para visualizar e gerenciar todas as enquetes criadas por você.
• Selecione o menu suspenso de “TIME ZONE”, ou “FUSO HORÁRIO”, para alterar o fuso horário da reunião. Após selecionar a melhor opção, o fuso horário da reunião não poderá ser alterado.
• Selecione “DURATION”, ou “DURAÇÃO”, da reunião na lista.
• Selecione “MEETING HOURS”, ou “HORAS DA REUNIÃO”, para limitar os horários de reunião sugeridos apenas para dias úteis e horas de trabalho. O horário padrão será das 8h às 17h se o sistema não encontrar nenhuma configuração anterior.

Veja as datas e horários disponíveis

O Scheduling Poll verifica as agendas dos participantes, se disponíveis, e sugere horários de reunião adequados, preenchendo automaticamente a disponibilidade livre/ocupado dos membros da equipe. 

Entre os fatores usados ​​para determinar as melhores opções incluem quantos participantes estão livres e quantos participantes obrigatórios estão livres.

Os horários disponíveis para todas as partes (“AVAILABLE TIMES“, ou “HORÁRIOS DISPONÍVEIS”) começarão a aparecer abaixo das configurações da reunião.

Dessa forma, o seletor de data permite que você escolha datas diferentes para ver a disponibilidade dos participantes e assim, adicioná-las na enquete. Para isso, siga os passos abaixo: 

• Para adicionar datas e horários diferentes na sua enquete você pode usar os botões de “SETA PARA A ESQUERDA” e “SETA PARA A DIREITA” e ir para o dia anterior ou seguinte.
• Você poderá ainda usar o ícone de “CALENDÁRIO”, entre os botões de seta, para voltar ao dia de hoje.
• Use o botão “EXPANDIR/RECOLHER” para visualizar uma lista detalhada da disponibilidade dos participantes e se eles são obrigatórios ou opcionais para uma determinada sugestão de horário.

E aqui, vale destacar que os ícones de pessoas que aparecem na tela servem para mostrar se os participantes da reunião são necessários, bem como sua disponibilidade:

• sublinhado: obrigatório;
• verde: disponível;
• amarelo: pode estar ocupado;
• vermelho: ocupado;
• cinza: desconhecido.

Selecione as datas e horários adequados

Agora é o momento de selecionar as opções de datas e horários que deseja enviar aos participantes. Lembre-se que você pode selecionar horários em diversos dias.

Para vencer esta etapa faça o seguinte: 

• Selecione alguns horários adequados para ativar o botão “NEXT”, ou “AVANÇAR”. 
• Clique em “NEXT”, ou “AVANÇAR”, e você verá uma lista de horários selecionados e configurações de votação.

Defina o local da reunião, caso ela não seja online

Ao selecionar os horários, defina o local da sua reunião ou evento. E isso, deverá ser feito da seguinte forma:

• No Teams, as reuniões online são ativadas por padrão. Assim, marque a caixa de seleção “TEAMS MEETINGS”, ou “REUNIÕES DE EQUIPES”, para desativá-la.

• Em seguida, na caixa “LOCATION”, ou “LOCAL”, digite o local da reunião.

O nome da configuração será atualizado dependendo do provedor padrão de reunião da empresa, lembrando que você pode alterá-lo nas configurações do Outlook.

E mais, nesta etapa você pode também excluir horários de reunião anteriormente selecionados clicando no ícone de exclusão na lista “SELECTED TIMES”, ou “HORÁRIOS SELECIONADOS”.

Avance para as próximas configurações da sua enquete de agendamento

Nesta etapa você irá finalizar as configurações da sua enquete de agendamento da seguinte forma:

• Use o botão “EXPANDIR/RECOLHER” para visualizar as opções em “MANAGE POLL SETTINGS”, ou “GERENCIAR CONFIGURAÇÕES DE ENQUETE”.
• Alterne as opções “ON/OFF”, ou “LIGAR/DESLIGAR”, para: 

1. “SCHEDULE WHEN ATTENDEES REACH CONSENSUS”, ou “AGENDAR QUANDO OS PARTICIPANTES CHEGAREM A UM CONSENSO”: quando todos os participantes necessários votarem a favor de uma opção de horário específica, um evento será agendado automaticamente no calendário. E, caso várias opções estiverem disponíveis, a primeira opção será agendada.
2. “HOLD SELECTED TIMES ON MY CALENDAR”, ou “MANTER HORÁRIOS SELECIONADOS EM MEU CALENDÁRIO”: insere um evento provisório em seu calendário para cada opção de horário que você propõe. Assim que a reunião for agendada ou a votação cancelada, todos os bloqueios na sua agenda serão removidos. 
3. “NOTIFY ME ABOUT POLL UPDATES”, ou “NOTIFIQUE-ME SOBRE AS ATUALIZAÇÕES DA ENQUETE”: você receberá um e-mail sempre que um participante votar. A mensagem inclui o status atual da votação e uma opção para agendar.
4. “REQUIRE ATTENDEES TO VERIFY THEIR IDENTITY”, ou “EXIGIR QUE OS PARTICIPANTES VERIFIQUEM SUAS IDENTIDADES”: para evitar a votação anônima, os participantes precisarão se autenticar antes de votar.
5. “LOCK POLL FOR ATTENDEES”, ou “BLOQUEAR ENQUETE PARA OS PARTICIPANTES”: os participantes não poderão sugerir novos horários ou editar outros participantes.

• Selecione “CREATE POLL”, ou “CRIAR VOTAÇÃO” para inserir a votação na mensagem de e-mail.

Envie e-mail com a enquete de votação

Tudo certo? Selecione “SEND”, ou “ENVIAR”, para enviar o e-mail e dar início ao processo de votação.  

Isso feito, você receberá um link direto para a página de votação da sua reunião e os convidados uma mensagem com os detalhes da votação no corpo do e-mail. Isso inclui um link para a página de votação e um link para todas as enquetes que você criou até agora.

Detalhe importante: caso necessite alterar as configurações da reunião, selecione “EDIT OPTIONS”, ou “EDITAR OPÇÕES”. Porém, saiba que se você fizer alterações e reinserir os horários das reuniões, precisará excluir manualmente o convite original.

Como votar no Scheduling Poll

Enquetes enviadas, agora é o momento de entender como os convidados votam no Scheduling Poll.

• Abra a página de votação.

1. Convidados devem selecionar “VOTE” no e-mail de agendamento de votação que receberam. 
2. Organizadores devem selecionar o “LINK DA PÁGINA DE VOTAÇÃO” que receberam quando enviaram o e-mail de convite ou fazer login no Outlook Web e navegar até a página de votação em questão. 

• Faça login e selecione seu nome ou o nome da pessoa em quem você está votando. Se o organizador da enquete optou por “REQUIRE ATTENDEES TO VERIFY THEIR IDENTITY”, ou “EXIGIR QUE OS PARTICIPANTES VERIFIQUEM SUAS IDENTIDADES”, você pode ter duas opções para verificar sua identidade.

1. Entre com sua conta corporativa para tentar verificar automaticamente sua identidade com sua seleção.
2. Ou, entre usando um código de verificação. Nesse caso, selecione “SEND EMAIL VERIFICATION CODE”, ou “ENVIAR CÓDIGO DE VERIFICAÇÃO POR E-MAIL”, digite o código recebido por e-mail e selecione “SEND”, ou “ENVIAR”. Se o código estiver correto, você poderá prosseguir. 

O que você encontra na grade de votação

Ao acessar a tela de votação, você terá as seguintes informações: 

• Status de votação: exibe seus votos para cada horário. 
• Como os outros votaram: exibe uma das opções a seguir para o voto de cada participante:

1. Um X vermelho significa que o participante votou não.
2. Um ? cinza significa que o participante não fez uma seleção.
3. Uma marca de seleção verde significa que o participante votou sim. 
4. Um coração verde significa que o participante prefere esta hora.

• Disponibilidade: ele mostrará seu status de disponibilidade. 
• Contagem de votos: em cada botão de votação você verá uma contagem total de participantes que escolheram essa opção para um determinado horário de reunião.

Escolha seus horários preferidos

Chegou o momento de votar nos seus horários preferidos, e para que isso aconteça, basta seguir os passos abaixo:

• Vote em cada horário sugerido selecionando as opções de disponibilidade apropriadas:

1. “PREFER”, ou “PREFERIDO”: seu horário de reunião preferido.
2. “YES”, ou “SIM”: você está disponível.
3. “NO”, ou “NÃO”: você está indisponível.

• Não gostou dos horários sugeridos? Selecione “PROPOSE ANOTHER TIME”, ou “PROPONHA OUTRO HORÁRIO”, e sugira um novo horário.
• Selecione “SEND”, ou “ENVIAR”.

Observações importantes:

• Os organizadores podem cancelar uma votação. Basta selecionar “CANCEL POLL”, ou “CANCELAR VOTAÇÃO”, acima da grade de votação.
• Se o organizador da enquete tiver optado por “LOCK POLL FOR ATTENDEES”, ou “BLOQUEAR ENQUETE PARA OS PARTICIPANTES”, os participantes não poderão sugerir novos horários de reunião, bem como adicionar, editar ou excluir nenhum participante. 
• O organizador da enquete sempre poderá sugerir novos horários de reunião e adicionar, editar ou excluir qualquer participante.

Agende sua reunião ou evento com Scheduling Poll

O Scheduling Poll verifica o status da votação periodicamente. E, caso o organizador tenha selecionado a opção “SCHEDULE WHEN ATTENDEES REACH CONSENSUS”, ou “AGENDAR QUANDO OS PARTICIPANTES CHEGAREM A UM CONSENSO”, ele receberá uma notificação quando o consenso for alcançado, e o convite de reunião será enviado a todos os participantes.

Aqui, vale a pena destacar que, apenas os votos dos participantes obrigatórios são considerados na determinação do consenso. Os votos dos participantes opcionais são descartados.

Porém, se mais de uma data for de preferência dos participantes obrigatórios, os votos dos participantes opcionais serão considerados. Assim, a reunião será agendada para o melhor horário disponível para participantes obrigatórios e opcionais.

Já o agendamento manual pode ser feito na página de votação. Para isso, basta selecionar o horário escolhido e clicar em “SCHEDULE MEETING”, ou “AGENDAR REUNIÃO”.

Por fim, mesmo com o agendamento automático ativado, o organizador pode fazer o agendamento de forma manual antes que o consenso seja alcançado. 

Viu só como o Scheduling Poll do Outlook Web pode facilitar o dia a dia da empresa? 

Com ele não existe mais todo aquele vai e vem de mensagens na hora de definir o melhor dia e horário para as reuniões. Assim, seu time ganha tempo, se mantém alinhado e muito mais produtivo.

Por isso, adote hoje mesmo a enquete de agendamento e sugira que seus colegas façam o mesmo. Veja também como outras ferramentas de planejamento do Outlook contribuem para melhorar seu desempenho: 10 dicas para Outlook 365 que aumentam a produtividade diária.