Agilize o envio de e-mails para várias pessoas: crie grupos de contatos no Outlook 365!

Aumente sua produtividade diária e a transparência das suas comunicações ao criar grupos de contatos no Outlook 365 e enviar e-mails para mais de uma pessoa simultaneamente.  

No ambiente de trabalho, é comum que você tenha colegas com quem precise se comunicar com frequência. E o que acontece quando você tem de enviar a mesma mensagem para todos eles, como uma novidade da empresa ou um alinhamento de processo?

Nessas situações há dois caminhos possíveis. O primeiro é adicionar cada endereço de e-mail ou nome dos destinatários manualmente. O segundo, muito mais fácil, é criar grupos de contatos para cada assunto, setor ou procedimento específico. Assim, você garante que não irá se esquecer de ninguém, e em paralelo ainda otimiza um bom tempo de pesquisa e digitação.

No Outlook 365, os grupos de contato, antes denominados “listas de distribuição” cumprem essas funções de maneira muito simples. Veja o passo a passo para criar seus próprios grupos no aplicativo desktop, no celular e pelo serviço Web Outlook.com.

Como criar um grupo de contatos no Outlook 365 pelo desktop

Abra o aplicativo Outlook para a área de trabalho em seu computador e siga as seguintes etapas:

• Na página inicial, clique em “GRUPOS” e depois em “NOVO GRUPO”.

• Dê um nome para o seu novo grupo e o “ENDEREÇO DE EMAIL” será preenchido automaticamente, no formato “[email protected]”. Cada grupo recebe um endereço de e-mail específico que pode ser compartilhado para o envio direto de mensagens para todos os membros de uma vez.
• Crie uma descrição dando mais detalhes sobre o grupo, por exemplo seu objetivo ao criá-lo.
• Se o botão “SENSIBILIDADE” estiver habilitado, você pode especificar se utilizará as políticas de proteção de dados padrão da sua empresa para os e-mails do grupo. Caso contrário, a política da empresa é aplicada automaticamente.  
• Escolha o nível de “PRIVACIDADE” do novo grupo. Se você optar por “PRIVADO”, apenas os membros do grupo podem ver o conteúdo dos e-mails. Caso você opte pelo nível “PÚBLICO”, qualquer pessoa da empresa poderá visualizar as mensagens do grupo se elas forem encaminhadas.
• Habilite a “CAIXA DE SELEÇÃO” se quiser que os membros recebam os e-mails do grupo em suas caixas de entrada principais, e não somente na caixa de entrada do grupo. Eles podem alterar essa configuração depois se preferirem.
• Em “MAIS CONFIGURAÇÕES” você consegue editar o idioma do novo grupo de contatos. Ideal para os grupos que tiverem membros em mais de um país.
• Clique em “CRIAR” e avance para a próxima etapa.

Adicionando contatos ao novo grupo

• Agora você precisa adicionar os membros do seu novo grupo. Para isso, no campo de digitação você pode procurar as pessoas por e-mail ou por nome.
• À medida que você pesquisa por cada membro, o Outlook vai sugerir os contatos com nomes ou e-mails semelhantes. Então, basta clicar nas pessoas que você deseja adicionar, uma a uma.
• Clique em “ADICIONAR MEMBROS” quando terminar de incluir todos os colaboradores que devem fazer parte do grupo.

Depois de adicionar os membros seu grupo estará criado. Você consegue visualizar todos os grupos de contato das quais faz parte na aba “GRUPOS” do seu aplicativo Outlook.

Como editar, excluir ou adicionar membros em um grupo de contatos

Se você se esqueceu de detalhes importantes, deseja excluir um grupo de e-mail no Outlook 365 ou adicionar novos membros, pode realizar o seguinte passo a passo pelo aplicativo desktop:

• Na aba “GRUPOS”, onde estão todos os seus grupos de contato, selecione o grupo que você deseja editar.
• Clique em “CONFIGURAÇÕES DE GRUPO” e depois em “EDITAR GRUPO”.

• Na janela “EDITAR GRUPO” você terá todas as opções de edição: trocar o nome do grupo, a foto de perfil, a privacidade, mudar a descrição e o idioma.
• Se quiser excluir o grupo de e-mail, clique em “EXCLUIR GRUPO”.
• E, se quiser adicionar mais membros ao seu grupo do Outlook, basta pesquisar pelo nome ou e-mail do novo integrante em “ADICIONAR PESSOAS”. Clique na pessoa que deseja adicionar para que ela apareça em “MEMBROS”.
• Clique em “OK” quando finalizar todas as alterações.

Como criar um grupo de e-mail no Outlook 365 pelo celular

Você também pode criar um grupo de e-mail no Outlook 365 pelo celular, desde que já tenha o APP instalado. Siga as seguintes etapas:

• Na página inicial, toque em sua foto de perfil para abrir o menu do aplicativo.
• Na sequência, toque em “GRUPOS”.

• Toque em “NOVO GRUPO” para adicionar um novo grupo.

• Nomeie o novo grupo, e seu respectivo endereço de e-mail será preenchido de maneira automática.
• Toque em “AVANÇAR”.

• Nas configurações, habilite o botão “SEGUIR NA CAIXA DE ENTRADA” se quiser que os membros do grupo recebam os e-mails tanto em sua caixa de entrada principal quanto na do próprio grupo.
• Selecione se você deseja que a privacidade do grupo seja “PÚBLICA” ou “PRIVADA”.
• Toque em “AVANÇAR”.

• Comece a adicionar os membros do grupo. Digite o nome ou endereço de e-mail dos participantes, individualmente, para pesquisá-los. Quando aparecer os dados de cada integrante, toque no perfil correspondente para adicioná-lo.
• Toque em “CRIAR” para finalizar a criação do novo grupo de contato. Você pode visualizar os grupos das quais você faz parte tocando na sua foto de perfil e depois em “GRUPOS”.

Como editar um grupo de contatos pelo celular

Para editar um grupo de e-mail pelo celular siga o passo a passo:

• Toque na sua foto de perfil para abrir o menu do Outlook 365.
• Em “GRUPOS” selecione o grupo de contatos que você deseja editar.
• Toque no ícone “i” para abrir as informações do grupo.

• Toque em “EDITAR GRUPO” para abrir a tela de edição de detalhes.

• Você pode editar todas as informações do grupo nesta área: nome, descrição, privacidade, idioma. Também poderá habilitar o botão de “EMAILS EXTERNOS” para autorizar que o grupo receba e-mails de fora da organização.
• Toque em “EXCLUIR GRUPO” se quiser removê-lo do Outlook.
• Ao final das edições, toque no ícone “CHECK” para concluir o processo.

Como adicionar membros no grupo de contatos pelo celular

Para adicionar novos membros ao seu grupo de e-mails no Outlook 365 pelo celular, siga o passo a passo anterior até chegar à tela de informações do grupo que você precisa editar.

• Na área de “MEMBROS”, toque em “MOSTRAR MAIS”.
• Toque no botão “+” para começar a adicionar as pessoas.
• Pesquise um a um dos novos membros por nome ou e-mail, e selecione os que precisa incluir em seu grupo. Ao finalizar o processo, é só tocar no botão “CHECK” para concluir.

Como criar um grupo de e-mail no Outlook.com

Por fim, você também pode criar um grupo de e-mail através do serviço web do Outlook em seu navegador, o Outlook.com. Para isso, conecte-se com seu login e senha e siga as etapas:

• No menu lateral esquerdo da página inicial clique em “NOVO GRUPO” na aba “GRUPOS”.

• Na etapa seguinte, forneça um nome e uma descrição para o seu novo grupo. Ao clicar em “EDITAR” você também pode configurar outros detalhes, como privacidade e idioma, assim como habilitar o recebimento de mensagens do grupo na caixa de entrada principal.
• Clique em “CRIAR” para que o grupo seja criado.

• A última etapa do processo é adicionar os membros do grupo. Procure pelas pessoas digitando seu nome ou e-mail, e o Outlook vai sugerir os contatos similares. Selecione um a um dos membros que você precisa incluir. Ao finalizar, clique em “ADICIONAR”.

Todas as etapas de criação do novo grupo estarão concluídas.

Como editar um grupo de contatos no Outlook.com

Para editar seu grupo de contatos no Outlook.com, assim como para adicionar novos membros, utilize o menu lateral esquerdo, e na área “GRUPOS” clique no que você precisa editar.

• Clique nos “TRÊS PONTOS” para abrir outro menu lateral, desta vez ao lado direito da sua tela.
• Clique em “EDITAR GRUPO”.

• Na janela ABERTA você verá duas opções: “SOBRE” e “MEMBROS”.
• Se você precisa editar os detalhes do seu grupo, como nome, foto de perfil, descrição e privacidade, assim como se quiser excluir o grupo, fique na área “SOBRE”.
• Se quiser adicionar ou excluir membros do seu grupo, clique em “MEMBROS” para pesquisar e incluir novos integrantes, ou selecione os membros que você precisa fazer a exclusão.
• Ao finalizar as alterações, clique em “SALVAR” e o processo será concluído.

Criar um grupo de contatos no Outlook 365 é um dos passos mais importantes para quem precisa aumentar a produtividade na ferramenta. Com essa funcionalidade você consegue reunir as pessoas de uma equipe ou setor e enviar mensagens para todas elas simultaneamente. O recurso é ideal para comunicações em que vários colaboradores estão envolvidos, já que elimina a necessidade de adicioná-los manualmente, ao mesmo tempo que garante que ninguém ficará de fora dos seus e-mails.

O Outlook 365 garante foco e mais eficiência para suas equipes através dos melhores recursos de planejamento e organização. Saiba mais em: 11 dicas para Outlook 365 que aumentam a produtividade diária.