Agora você não precisa mais salvar anexos de e-mails em pastas manualmente, nem escrever extensas linhas de código para automatizar esse processo. É só usar o Copilot no Power Automate!
Veja o passo a passo para criar um fluxo de salvar anexos de e-mails automaticamente conforme o assunto, categoria ou temática do arquivo, usando o copiloto para Power Automate.
Se você recebe vários e-mails com documentos e outros tipos de arquivos em anexo todos os dias, com certeza gostará dessa novidade.
O Power Automate recebeu um recurso de inteligência artificial generativa (IAG), o Copilot, baseado na tecnologia GPT-4. Com isso, automatizar diferentes tarefas, como salvar anexos em pastas automaticamente, ficou muito mais simples.
Neste tutorial, apresentaremos uma das formas de usar o Copilot, que garantirá a você mais produtividade e eficiência.
Além disso, esse tipo de fluxo automatizado trará mais clareza e organização para os seus arquivos, e facilitará a maneira de buscar por anexos sem precisar explorar uma caixa de entrada lotada. Acompanhe!
Em primeiro lugar, para automatizar suas funções de e-mail com o Power Automate, você precisa de uma conta corporativa da Microsoft.
É possível utilizá-lo nos planos Microsoft 365 para grandes empresas, ou contratá-lo à parte com o modelo de assinatura ou pré-pago. Em todo caso, certifique-se de que a ferramenta faz parte do seu plano para começar a usufruir dos seus recursos.
Se estiver utilizando uma conta do Microsoft 365, é possível encontrar o Power Automate na sessão de aplicativos do seu navegador, ao conectar sua conta.
Depois de logado na conta Microsoft, você precisa criar uma pasta no OneDrive para armazenar os anexos que chegarão por e-mail. Você pode criar várias pastas se necessário, uma para cada tipo de anexo que você costuma receber. Para isso, faça o passo a passo:
Após criar sua pasta, entre no aplicativo Web do Power Automate. Para criar o fluxo automático de salvar os anexos de e-mails em uma pasta de maneira simplificada, use a inteligência artificial generativa para te ajudar.
Este recurso já está disponível em versão preliminar e trata-se do Copilot, o novo assistente que processa a linguagem natural humana, e elimina a necessidade de escrever códigos para automatizar seus workflows.
No Power Automate, siga as seguintes etapas:
Quando o Copilot gerar a sugestão de fluxo automático para salvar os anexos de e-mail no OneDrive, verifique se ele é adequado.
O próximo passo será validar se os aplicativos e serviços que o Copilot sugeriu correspondem ao fluxo. Em nosso exemplo a sugestão está correta, pois iremos usar apenas o Outlook e o OneDrive para a ação. Então, clique em “AVANÇAR” se estiver tudo certo.
Agora você precisa configurar alguns dados importantes do seu fluxo. Então:
Na próxima tela você ainda terá de preencher mais alguns campos:
Para saber se deu tudo certo com seu fluxo, você precisará testar a automatização. Para isso, siga o passo a passo:
Por fim, se o fluxo para salvar anexo de e-mails em pasta funcionou, é hora de explorar ainda mais a ferramenta e aproveitar o copiloto para otimizar cada vez mais tarefas.
Leia também: Power Automate, o que é? Prepare-se para a hiperautomação.
Viu como é simples automatizar o processo de salvar anexos de e-mail em pastas com o Copilot no Power Automate? Assim como este fluxo, você e suas equipes podem criar diferentes workflows automatizados para aumentar a produtividade e organização interna se tiverem um bom treinamento.
Dessa forma, é possível ganhar tempo para focar em tarefas que gerem mais valor para a empresa, além de reduzir erros ocasionados pelas demandas manuais e repetitivas.
Aproveite para criar outros fluxos de trabalho automatizados, para além de salvar anexos de e-mails, e aumente a sua eficiência: 5 dicas para automatizar seu workflow no Power Automate.
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