Crie e automatize listas do SharePoint a partir de planilhas de Excel com Power Automate

Use o Power Automate para automatizar listas do SharePoint criadas a partir de planilhas de Excel. Aumente a produtividade ao eliminar atualizações de dados manuais e repetitivas.

É provável que você use diferentes planilhas de Excel na sua empresa. Seja de acompanhamento de métricas, tarefas, de cadastro de clientes e fornecedores ou para tantas outras finalidades. Em alguns casos, essas planilhas podem se transformar em aplicativos funcionais, através do Power Apps, por exemplo, ou em itens compartilháveis entre a equipe.

Em todos os casos, quando você precisa ir além da planilha, pode criar uma lista no SharePoint para manipular cada item individualmente. E você aprenderá a fazer isso ao longo deste artigo. Acompanhe!

Como criar e automatizar lista no SharePoint a partir do Excel

Para criar e automatizar uma lista no SharePoint a partir do Excel, você precisará também do Power Automate. Por isso, é importante verificar se a sua conta corporativa fornece acesso a essa ferramenta de automação. Você pode encontrá-lo no ambiente de aplicativos do Microsoft 365. Então, após abrir as três aplicações, você já pode seguir com o passo a passo a seguir.

Salve sua planilha e a armazene na biblioteca do SharePoint

A primeira etapa do processo para conectar uma planilha a lista do SharePoint é salvar sua planilha no formato de tabela. Depois, armazene-a em uma biblioteca do SharePoint. Para isso, efetue o seguinte passo a passo:

• Transforme sua planilha em uma tabela clicando em “FORMATAR COMO TABELA”, na guia “PÁGINA INICIAL”.
• Escolha o melhor layout, e na guia “DESIGN DA TABELA”, nomeie sua tabela.

• Salve a planilha em uma biblioteca do SharePoint. Em nosso exemplo, salvamos a planilha dentro do “SITE DE EQUIPE” Niteo Learning, na “BIBLIOTECA” documentos, e na pasta “DATABASE”.

Crie sua lista no SharePoint a partir do Excel

Agora é o momento de criar sua lista no SharePoint:

• Vá para a “PÁGINA INICIAL” do site de equipe onde você deseja criar a lista.
• Clique em “NOVO” e depois em “LISTA”.
• Na próxima tela, selecione a opção “DO EXCEL”.
• Você percorrerá o caminho desde o site de equipe, até a pasta onde seu arquivo de planilha está salvo selecionando cada item.
• Ao final, selecione a planilha que se transformará em uma lista.
• Clique em “AVANÇAR” no final da página.

Verifique o formato e os dados das colunas da tabela

Confira se os formatos dos dados das colunas de sua lista estão corretos. Por exemplo, se houver colunas que contenham datas, se atente em alterar o formato da coluna para “DATA E HORA”. Se for uma coluna de texto simples, altere o formato para “TEXTO COM UMA LINHA”. E assim, sucessivamente.

Quando estiver tudo pronto, é só clicar em “PRÓXIMO”. Nomeie a sua lista, insira uma descrição para ela e por fim, clique em “CRIAR”. A partir disso, sua lista estará pronta.

Abra o Power Automate para criar um fluxo automatizado

O restante do processo será realizado no Power Automate. Portanto, abra a ferramenta para começar a criar seu fluxo automatizado. Em nosso exemplo, criaremos um fluxo da nuvem instantâneo, em que vamos dispará-lo manualmente quando necessário. Para criar este tipo de fluxo, siga os seguintes passos:

• Na guia “CRIAR”, clique em “FLUXO DA NUVEM INSTANTÂNEO”.
• Se quiser realizar o processo com ajuda da inteligência artificial generativa (IAG), escolha a opção “DESCREVA-O PARA CRIÁ-LO” se ela estiver disponível para você. Neste caso, você descreverá em linguagem natural o fluxo de que precisa, por exemplo: “automatizar lista do SharePoint a partir de planilha de Excel”. E a IA sugerirá o melhor modelo para sua necessidade.

• Na próxima tela, nomeie seu fluxo e clique em “CRIAR”.

Entenda cada tipo de fluxo que você consegue criar na ferramenta: Power Automate, o que é? Prepare-se para a hiperautomação

Liste os itens da planilha no fluxo do Power Automate

Após criar o fluxo mais adequado, é hora de alimentá-lo com os dados. Então, você precisará listar todos os itens de sua planilha no Power Automate. Siga o passo a passo:

• Clique em “NOVA ETAPA” para buscar o conector do Power Automate para Excel.
• Selecione o conector “EXCEL ONLINE (BUSINESS)”.
• E dentro do conector, escolha a opção “LISTAR LINHAS PRESENTES EM UMA TABELA”.
• Na próxima tela, preencha cada campo obrigatório, clicando nas setas dentro dos campos de preenchimento:
• Em “LOCALIZAÇÃO”, insira o site de equipe do SharePoint onde a planilha está salva – você pode copiar e colar a URL do respectivo site.
• Na “BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS”, selecione a biblioteca onde está a planilha.
• Em “ARQUIVO”, insira a planilha que você transformou em lista.
• No campo “TABELA”, insira a aba da planilha que traz os dados que você salvou no formato de tabela, lá na primeira etapa deste tutorial.  
• Clique em “NOVA ETAPA” para seguir para os próximos passos.

Crie e componha uma variável para as colunas da tabela com datas

Se sua tabela contém colunas de datas, você precisará criar uma variável específica o fluxo armazená-las corretamente. Para isso, faça o passo a passo:

• Pesquise pela função “VARIÁVEL” no campo de busca da nova etapa do seu fluxo e clique nela para selecioná-la.
• Selecione a opção “INICIALIZAR VARIÁVEL” para configurá-la.

• Preencha os campos obrigatórios para criar sua variável. No campo “NOME”, à frente de “VAR” – de variável – insira o título da coluna de data.
• No campo “TIPO”, selecione “CADEIA DE CARACTERES”, pois este tipo de variável consegue armazenar informações em diferentes formatos.
• Clique em “NOVA ETAPA” para continuar o processo de criação do fluxo.

Vale ressaltar que, se você tiver mais de uma coluna no formato de data, precisará repetir esta etapa para cada uma delas.

Compondo uma variável

Agora você precisa “COMPOR” a sua variável. Ou seja, apontar em quais dados ela precisa atuar, assim como personalizar o formato adequado para as datas. Caso contrário, a variável não funcionará corretamente, pois utilizará o formato de números inteiros. Realize o seguinte passo a passo:

• Em sua nova etapa, pesquise por “COMPOR” na barra de pesquisa, e selecione a opção “COMPOR OPERAÇÃO DE DADOS”.
• Clique no primeiro ícone desta área, que possui um raio em frente a três linhas, para informar a coluna da planilha que contém as datas.
• Repare que em “APLICAR A CADA”, a composição já indica que a variável deve se aplicar a todos os registros da coluna selecionada.
• Você pode renomear a área “COMPOR” clicando no ícone de três pontos para facilitar o entendimento do que ela representa no fluxo. No nosso exemplo, renomeamos este campo para “DATA”.
• Clique em “ADICIONAR UMA AÇÃO”.

• Busque novamente por “VARIÁVEL” na barra de pesquisa.
• Dessa vez, escolha a opção “DEFINIR VARIÁVEL”.
• Preencha os campos obrigatórios novamente:
• Em “NOME”, escreva o nome da variável que você definiu em “Inicializar variável”.
• Em “VALOR” você precisará usar uma fórmula que mudará o formato das datas de número inteiro para data. Então, clique no botão “fx” e escreva a função:

formatDateTime(addDays(‘1899-12-30’, int(outputs(‘INSIRA O NOME DADO EM COMPOR AQUI’))),’yyyy-MM-dd’)

• Clique em “SALVAR” para finalizar esta etapa, e depois em “ADICIONAR UMA AÇÃO” para ir para o próximo passo.

Repita o processo se você possuir mais colunas de datas.

Crie uma condicional para não duplicar dados

A partir desse fluxo automático que você está criando, sua lista do SharePoint será atualizada a cada inserção de novos registros na planilha. Por isso, é importante criar uma condicional para o fluxo não inserir dados duplicados em sua lista. No nosso exemplo, tanto na planilha quanto na lista temos uma coluna denominada “RÉPLICA” para garantir que cada item seja adicionado apenas uma vez na lista. Assim, todas as vezes que o fluxo rodar, ele completa essa coluna automaticamente com “OK” para indicar que tal item já foi inserido.

Para criar essa condicional, portanto, você precisará seguir as etapas:

• Ao adicionar uma nova ação, clique em “CONTROL” para adicionar uma condicional.
• No campo da condicional, clique no ícone de valor dinâmico para adicionar a coluna da planilha e da lista que precisa de atualização automática. No nosso exemplo, adicionamos a coluna “RÉPLICA”.
• Para nossa condicional, usamos a seguinte lógica: se a linha da coluna “RÉPLICA” for igual a zero, ou seja, estiver vazia, deve-se iniciar uma nova ação no SharePoint. Isto é, adicionar o novo item à lista do SharePoint.
• Para completar essa condicional, clique em “ADICIONAR UMA AÇÃO” na área “SE SIM”.
• Busque pelo conector do SharePoint e clique na opção “CRIAR ITEM”.
• Preencha todos os campos com os dados da sua planilha. Você pode usar o ícone de valor dinâmico em cada campo para buscar os valores necessários.
• Quando chegar no último campo, o de “réplica”, insira um “OK” para o fluxo não inserir os dados que tiverem esse texto na lista do SharePoint.

Configure a atualização automática das linhas da planilha

Agora você precisará inserir uma nova ação para atualizar as linhas da planilha automaticamente, cada vez que um registro for adicionado à lista do SharePoint:

• Clique em “ADICIONAR UMA AÇÃO”, na área “SE SIM”.
• Busque novamente pelo conector “EXCEL ONLINE (BUSINESS)”.
• Selecione a opção “ATUALIZAR UMA LINHA”.
• Preencha todos os campos com os dados da sua planilha. Assim como na etapa anterior, você consegue usar o ícone de valor dinâmico para buscar os valores necessários.

Salve e teste seu fluxo

Por fim, a última etapa é salvar todo o processo e testar seu novo fluxo de criar e automatizar lista no SharePoint a partir de uma planilha de Excel. Portanto:

• Clique em “SALVAR” no topo da sua tela, e depois em “TESTAR”.
• Siga as orientações do Power Automate para começar a executar seu fluxo.
• Vá para o SharePoint e confira se todos os itens da sua planilha foram adicionados à lista.
• Na planilha do Excel, verifique se a coluna que deve ser atualizada automaticamente ao adicionar os itens na lista do SharePoint foi preenchida corretamente.

Garanta mais produtividade e eficiência ao automatizar listas e tarefas

Como você viu, automatizar fluxos de trabalho com o Power Automate é um processo bastante intuitivo.

Essa prática promove diversos benefícios nas empresas voltados à eficiência e produtividade. Isso porque ao criar fluxos automatizados você e sua equipe eliminam as tarefas manuais, como atualizar listas do SharePoint a partir de novos dados inseridos no Excel.

Em paralelo, ainda reduzem as falhas operacionais e os retrabalhos ocasionados pelos processos maçantes e repetitivos.

E o mais importante: quando todos aprendem a automatizar suas tarefas, sobra tempo para os trabalhos que exigem criatividade, e para focar nos trabalhos de mais valor para a empresa.

Criar e automatizar listas do SharePoint a partir do Excel é apenas um dos inúmeros fluxos de trabalho que você pode otimizar. Leia mais em: 5 dicas para automatizar seu workflow no Power Automate.