Evite distrações nos momentos em que os colegas de trabalho estiverem ocupados, e marque compromissos quando todos puderem participar. Use o calendário compartilhado do Outlook 365!
Ver a agenda de outra pessoa no Outlook 365 garante que ninguém perca o foco, e que as reuniões não entrem em conflito nos calendários. Aprenda a usar a funcionalidade.
Quando você precisa marcar uma reunião ou qualquer compromisso que envolva outras pessoas, usar a agenda compartilhada do Outlook 365 é uma ótima escolha. Isso porque você não só consegue compartilhar seu próprio calendário, mas também visualizar quando os colegas de trabalho e clientes estarão disponíveis.
Essa é a maneira mais eficiente de evitar conflitos entre eventos e até para aumentar a participação das equipes em reuniões não obrigatórias, por exemplo. Em paralelo, você ainda ajuda os colaboradores a administrarem melhor seu tempo e suas prioridades ao identificar compromissos que podem afetar seu desempenho.
Neste tutorial vamos te ensinar como ver a agenda de outras pessoas no Outlook 365 pelos aplicativos desktop e mobile, e no Outlook.com. Em todos os casos, é necessário que cada uma delas tenha dado permissão de compartilhamento dos seus calendários para você.
Se você ou suas equipes não sabem como criar uma agenda compartilhada, leia também: [Tutorial] Como compartilhar calendário no Outlook 365.
Há dois caminhos possíveis para visualizar a agenda de outra pessoa no Outlook.
O primeiro, e mais simples, é quando o calendário do seu colega ou cliente já está compartilhado com você. Neste caso, você já aceitou o compartilhamento a partir do e-mail automático que lhe foi enviado quando a outra pessoa te adicionou à agenda dela, como na imagem abaixo:
Ao aceitar o convite, você só precisará:
A agenda compartilhada aparecerá ao lado do seu próprio calendário para que você possa comparar os dias e horários disponíveis.
Se você quiser que apareça somente o calendário da outra pessoa, basta repetir o processo, mas em “MEUS CALENDÁRIOS” você deve desmarcar a sua agenda.
Por outro lado, se quiser visualizar mais de um calendário compartilhado, é só marcar todas as “CAIXAS DE SELEÇÃO” referentes às agendas que precisa ver em “CALENDÁRIOS COMPARTILHADOS”.
E, se quiser remover um calendário compartilhado do seu Outlook, clique nele com o botão direito do mouse e depois em “EXCLUIR CALENDÁRIO”.
O segundo modo de ver o calendário de outra pessoa é o abrindo manualmente. Neste caso, pode ser que ele ainda não esteja compartilhado com você. Então, ao adicioná-lo ao seu Outlook chegará um e-mail de notificação para o seu colega ou cliente, e ele precisará aceitar o compartilhamento para que a agenda dele apareça para você. Para isso, siga as etapas:
Caso a agenda pesquisada seja pública, ela aparecerá automaticamente em sua tela, ao lado do seu calendário. No entanto, se precisar de autorização para visualizá-la você deverá aguardar o aceite do outro usuário.
Você também pode verificar a agenda de outra pessoa através do aplicativo móvel do Outlook 365. Se você já o tiver instalado em seu celular, siga o seguinte passo a passo:
Quando você retornar para a aba “CALENDÁRIO”, os compromissos da pessoa que adicionou estarão marcados com a cor personalizada para o calendário dela.
Repare que, em nosso exemplo, os compromissos da nossa agenda estão marcados em roxo, enquanto os do novo contato estão na cor vermelha. Assim, você pode identificar facilmente os períodos ocupados e disponíveis de todos os calendários.
Se você está utilizando o Outlook 365 em seu navegador Web, siga o seguinte passo a passo para ver um calendário compartilhado:
Na aba onde você escolheu adicionar a agenda, marque a caixa de seleção para verificar os dias e horários disponíveis do seu contato.
Viu só como a agenda compartilhada otimiza o agendamento de compromissos no Outlook 365? Ao visualizar o calendário de outras pessoas você identifica rapidamente os dias e horários em que elas estão disponíveis e ocupadas. Isso sem interrompê-las nos momentos de foco. Por isso, compartilhe sua agenda com colegas de trabalho, e peça para que eles façam o mesmo com você. Como resultado, todos se mantêm alinhados e podem acompanhar juntos as rotinas da equipe.
O Outlook 365 é mais do que um canal de comunicação. Veja como as ferramentas de planejamento contribuem para melhorar seu desempenho: 11 dicas para Outlook 365 que aumentam a produtividade diária.
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