A Microsoft adicionou um “copiloto” ao Power Automate, que auxiliará você e suas equipes a obterem a máxima produtividade automatizando workflows sem escrever nenhuma linha de código.
Automatize seu fluxo de trabalho usando a IA generativa (IAG) de última geração no Power Automate. Garanta mais eficiência e produtividade às suas rotinas.
Workflows são etapas estruturadas de processos para organizar e gerenciar de maneira eficiente as atividades de uma empresa. Assim, ter um bom fluxo de trabalho é fundamental para garantir tarefas concluídas dentro dos prazos esperados.
Além disso, o workflow ajuda a reduzir erros e retrabalhos, com impactos positivos nas entregas dos clientes e rotina dos colaboradores.
No entanto, muitas empresas enfrentam dificuldades para criar workflows padronizados e que façam sentido. Isso devido à alta complexidade dos seus processos e à falta de integração entre as diversas áreas da organização. Sendo assim, um modelo eficaz para resolver esse desafio é automatizar os fluxos de trabalho.
O avanço da tecnologia já permite usar sistemas baseados em IA para simplificar tarefas repetitivas e reduzir falhas humanas.
Essa evolução na área de workflows tem sido impulsionada por ferramentas acessíveis, que permitem democratizar o uso da inteligência artificial para realizar as automatizações.
Dessa forma, todos serão capazes de eliminar o que demanda muito tempo de suas rotinas e poderia ser facilmente realizado pelas máquinas.
Workflow, ou fluxo de trabalho, é um conjunto de etapas sequenciais e conectadas, realizadas ordenadamente do início ao fim de um processo. Cada etapa geralmente envolve uma ou mais tarefas que devem ser concluídas antes que determinado processo avance para os próximos passos.
Ao estabelecer fluxos de trabalho padronizados e organizados, portanto, as empresas têm uma visão ampla dos seus projetos, e garantem que todas as atividades saiam conforme o planejado.
As empresas podem realizar os workflows manualmente ou automatizá-los via softwares especializados. No entanto, com fluxos automáticos é possível tornar os processos mais ágeis, além de reduzir custos e aumentar a produtividade e a qualidade das entregas.
Além disso, ao usar a inteligência artificial em cada etapa, é possível identificar gargalos que muitas vezes passariam despercebidos pelo olhar humano.
Isso sem contar com o auxílio inteligente para definir padrões e revisar os fluxos de trabalho de maneira constante para torná-los cada vez mais eficientes.
Entenda mais aplicações da IA no seu dia a dia: 5 formas de usar inteligência artificial nas empresas.
Workflow e processo são termos interligados, mas diferentes. Processo é um termo amplo e se refere a uma sequência de atividades que levam a um resultado específico.
Um processo pode abranger várias áreas e pessoas de uma empresa. Por exemplo, o desenvolvimento de software é um processo que pode envolver equipes de engenharia, produção, design e marketing. Cada uma das áreas terá seus respectivos fluxos de trabalho para concluir o projeto final.
Já o termo workflow é específico, e se concentra, de fato, nas tarefas sequenciais que as pessoas devem realizar para executar o processo do início ao fim.
O fluxo de trabalho, portanto, delega as atividades do processo para cada pessoa responsável, além de definir as regras para ele avançar para as próximas etapas.
Em resumo, todo fluxo de trabalho faz parte de um processo. E todo processo precisa de workflows bem definidos para ser concluído.
O Microsoft 365 Copilot (M365 Copilot) é o novo assistente integrado aos aplicativos do Microsoft 365 e da Microsoft Power Platform. A base de seu desenvolvimento foi a tecnologia GPT-4, uma evolução da inteligência artificial generativa (IAG) presente no ChatGPT, que está revolucionando todos os setores.
Com o copiloto baseado em IAG de última geração nas principais ferramentas Microsoft, todos eliminarão tarefas repetitivas ao automatizar diferentes trabalhos.
A maior vantagem do novo assistente é aumentar a produtividade nas empresas. Segundo dados divulgados pela Microsoft, 88% dos desenvolvedores que já usam o GitHub Copilot relataram maior produtividade. E 74% deles dizem que estão se concentrando em tarefas mais satisfatórias.
No Power Automate, o Copilot elimina a necessidade de escrever códigos para criar fluxos de trabalho automatizados. Seus colaboradores precisarão apenas descrever o fluxo de que precisam ou fazer as perguntas certas, e a própria inteligência artificial fornecerá as respostas e as sugestões de códigos mais adequados para a automatização. Depois, basta testá-los para confirmar sua usabilidade.
Além disso, o Copilot está presente na nova ferramenta de Business Chat, que funciona em todos os aplicativos do ecossistema Microsoft.
Seu papel é coletar dados, fornecer insights e atualizar status sobre todas as tarefas da equipe. Basta usar a linguagem natural, que também é conhecida como nosso modelo de linguagem falada ou escrita, para que você descubra o andamento de um processo.
Dessa forma, você obterá as informações de que precisa em um único lugar, mas quem faz o trabalho de busca é o Copilot. Seja nos chats do Microsoft Teams, nos e-mails ou nos documentos da empresa. O objetivo é que você tenha sempre as informações atualizadas em mãos, o mais rápido possível.
Leia também: Mantenha equipes focadas e produtivas com Microsoft 365.
O Power Automate é uma plataforma low-code para criar tarefas automatizadas usando pouco ou nenhum código.
Ele permite integrar várias ferramentas, como Outlook, Microsoft Teams e diferentes fontes de dados, como SharePoint e Excel, para conectar todos os fluxos de trabalho e dados da empresa.
Por exemplo, é possível criar workflows automáticos de aprovação, de cadastro de clientes, notificações de equipe, envio de e-mails, de coleta e organização de dados, e mais.
Automatizar workflows no Power Automate possibilita aos colaboradores se dedicarem a tarefas mais estratégicas e complexas.
Assim, você mantém pessoas engajadas em processos que elas mais agregam valor, e as libera de trabalhos manuais e repetitivos. Veja algumas das automatizações que você pode executar com a ferramenta.
Saiba como funciona a ferramenta: Power Automate: prepare-se para a nova era de hiperautomação.
Salvar cada um dos anexos que você recebe por e-mail manualmente é contra produtivo. Por outro lado, entre eles encontram-se documentos importantes que não podem se perder.
Com o Power Automate é possível criar um fluxo automático para salvar esses anexos em pastas específicas, conforme o assunto, categoria ou remetente.
Você pode salvar seus anexos na nuvem, pelo OneDrive, ou em um site de equipe do SharePoint, por exemplo.
Se preferir, também pode optar pelo desktop. Além de economizar tempo com esse fluxo, você mantém seus documentos organizados, e evita que eles se espalhem por diferentes lugares.
Veja como criar este workflow, na prática: [Power Automate] Como salvar anexo de e-mail em pasta.
O SharePoint é um local seguro onde você pode armazenar todos os conteúdos da sua empresa. Uma lista do SharePoint é uma tabela que armazena diferentes tipos de informações, como tarefas, contatos, eventos, entre outros.
Depois, você pode transformar essas listas em aplicativos funcionais com objetivos de negócios, como cadastrar vendas, por exemplo.
Com o Power Automate você consegue automatizar uma lista do SharePoint a partir de uma planilha de Excel.
É possível agendar um dia da semana para o Power Automate coletar novas informações inseridas em uma planilha para popular determinada lista do SharePoint. E se a lista estiver conectada a um aplicativo, as informações serão atualizadas automaticamente nos dois sistemas.
Crie listas automatizadas e aumente a produtividade: [Power Automate] Como criar lista no SharePoint a partir de Excel.
Você também pode criar um fluxo inteligente de aprovação de demandas usando o Power Automate e o Microsoft Teams. Assim, quando uma nova aprovação for requisitada, o Power Automate analisará e identificará as informações críticas.
Entre os fatores envolvidos, estarão o tipo de solicitação e seu valor, o nível de urgência e os detalhes do solicitante. Em seguida, o sistema identifica quem são os tomadores de decisão apropriados para aprovar a demanda.
E com base nas regras pré-definidas, ele encaminha a solicitação automaticamente para a pessoa certa, que recebe uma notificação no Teams com botões de aprovação ou rejeição.
Se a solicitação for aprovada, o solicitante recebe uma notificação que o informa sobre a aprovação. Ou seja, o processo de execução da demanda já pode começar. Se a solicitação for rejeitada, o Power Automate pode encaminhá-la para um gerente de nível mais alto para revisar a tomada de decisão.
Veja o passo a passo para criar este fluxo: [Power Automate] Como criar workflow de aprovação pelo Teams.
Você precisa acompanhar cada modificação em documentos e arquivos importantes todos os dias, não é mesmo? Seja quando um colega de trabalho acrescenta ou exclui informações, seja para monitorar novas assinaturas ou mudanças em propostas.
No entanto, é contra produtivo entrar manualmente em cada documento para validar se houve modificações.
Além disso, controlar essas alterações em tempo real é uma prática para garantir a segurança e integridade dos seus arquivos, pois te ajuda a identificar rapidamente edições indesejadas.
Com o Copilot no Power Automate, portanto, você já pode criar um fluxo automatizado de maneira simplificada para receber notificações a cada alteração em um documento.
Dessa forma, você fica por dentro de tudo o que acontece, e consegue tomar decisões ou colaborar com mais agilidade sempre que houver necessidade.
Acompanhe em tempo real as alterações em arquivos: [Power Automate] Como criar um fluxo para receber notificações.
Se você usa o Outlook, é normal receber lembretes sobre seus compromissos agendados alguns minutos ou até dias antes do evento.
No entanto, se você deseja ter uma visão personalizada e ampla, pode criar um fluxo automatizado para receber um e-mail diário ou semanal com o resumo dos compromissos agendados para aquele período pré-definido.
Você pode simplificar ainda mais esse processo usando o Copilot, que sugere as ações mais adequadas para o workflow. Isso te ajudará a manter a organização e evitar o esquecimento de compromissos importantes.
Crie sua própria automação para receber lembretes: [Power Automate] Como receber e-mail do próximo compromisso.
Automatizar fluxos de trabalho é cada vez mais importante para empresas de diversos setores. Por isso, a evolução da tecnologia agora permite criar workflows complexos para economizar tempo e recursos, além de reduzir a possibilidade de erros humanos. Neste contexto, o Power Automate se destaca como uma ferramenta essencial para tal finalidade.
O Copilot no Power Automate é um recurso poderoso para criar fluxos de trabalho de forma mais eficiente e rápida, com ajuda da inteligência artificial generativa (IAG).
Além disso, o modelo de aprendizado de máquina permite ao Copilot sugerir ações e recursos com base no contexto do workflow, o que aumenta a produtividade das equipes.
E mais, o novo copiloto também aprende com o comportamento do usuário e sugere ações personalizadas com base em seus padrões de uso.
E por fim, uma das vantagens mais impactantes do mercado, é que agora as pessoas podem acessar a inteligência artificial usando apenas a linguagem natural humana.
Como resultado, suas equipes automatizam os próprios fluxos de trabalho de maneira mais acessível, graças à democratização desses recursos para pessoas de todos os níveis de habilidade técnica.
Com o Copilot e a administração de um bom curso de Power Automate, todas as equipes tornam-se mais eficientes e satisfeitas, ao realizarem um trabalho relevante para a empresa, com ajuda da tecnologia.
O Power Automate faz parte de uma plataforma completa de aplicações que facilitam todos os tipos de workflows. Leia mais: O que é Power Platform? Conheça os aplicativos e benefícios.
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