O SharePoint promove segurança, armazenamento e organização de conteúdos corporativos para centralizar informações, aumentar a produtividade e fomentar a colaboração em equipe.
O SharePoint é um ambiente digital que pode ser personalizado para cada empresa. Desenvolvido pela Microsoft, o recurso centraliza e protege todas as suas informações em um único lugar.
Armazenar e organizar os conteúdos de que as pessoas precisam para trabalhar é um desafio. Por um lado, as empresas precisam de um ambiente seguro para suas informações. Do outro, os trabalhadores não podem sair do foco, e por isso, a descentralização de arquivos e documentos pode ser um problema para a produtividade.
Você já calculou quanto tempo seus colaboradores perdem procurando documentos, informações ou pessoas que dependem para executarem seu trabalho?
Uma pesquisa divulgada pelo HRD, portal de notícias e informações sobre RH, apontou que somente nos EUA alguns trabalhadores gastam em média duas horas por dia nesse processo.
Uma das soluções para este problema, portanto, são os softwares ECM (Enterprise Content Management, ou Gerenciamento de Conteúdo Empresarial).
Por isso, o mercado dessas ferramentas tende a crescer radicalmente nos próximos anos, de US$ 10,33 bilhões em 2020 para mais de US$ 29 bilhões até 2028. A estimativa é da Fortune Business Insights, empresa global focada em pesquisas de mercado.
Os softwares ECM são responsáveis por garantir o melhor aproveitamento dos conteúdos empresariais, independente do formato e objetivo.
O SharePoint da Microsoft se enquadra nesta categoria, porém, com recursos exclusivos para otimizar de vez as rotinas das suas equipes. Continue a leitura e descubra os motivos!
O SharePoint é uma plataforma de gerenciamento de conteúdo corporativo, na qual o principal objetivo é criar intranets e gerenciar arquivos e documentos de maneira segura. Vale lembrar que a intranet é uma rede privada para armazenar informações da empresa, de forma que somente pessoas da organização podem acessá-las e modificá-las, em diferentes níveis de acesso.
Ele foi desenvolvido para funcionar em navegadores, como um site, e, portanto, pode ser executado em diferentes ambientes online como: Internet Explorer, Microsoft Edge, Chrome e Firefox.
Você pode utilizar o SharePoint a partir de três diferentes produtos:
SharePoint Online: serviço baseado na nuvem, que você pode contratar dentro da suíte Microsoft 365. Neste caso, você garante um ecossistema completo de soluções integradas de colaboração e produtividade, permitindo o acesso de qualquer lugar. Com este produto você cria sites de equipe ou de comunicação, as pessoas colaboraram em arquivos em tempo real e compartilham conhecimento online.
SharePoint Server: produto para instalar e gerenciar em dispositivos ou servidores locais. Você pode utilizá-lo localmente ou em um ambiente híbrido a partir da assinatura de um dos planos Microsoft 365. Neste caso, todas as pastas e arquivos locais do SharePoint Server serão sincronizados com a nuvem. Portanto, quaisquer alterações nos conteúdos estarão disponíveis tanto no dispositivo quanto em suas versões Web.
SharePoint Designer 2013: um produto de design gratuito e Low Code para implantar soluções a partir do SharePoint, totalmente personalizadas para as necessidades das empresas. Com ele, você pode projetar a lógica de sites de equipe ou de comunicação de acordo com seus processos de negócio mais complexos. Tudo isso utilizando as funções e fontes de dados do próprio aplicativo e de recursos externos.
O SharePoint serve para armazenar, organizar, gerenciar e compartilhar arquivos e informações de toda a empresa.
Os conteúdos corporativos em diferentes formatos, portanto, são armazenados nos chamados sites de equipe ou de comunicação, exclusivos para quem tem permissão de acessá-los, geralmente usando contas empresariais.
O mais importante é que todos terão um ambiente centralizado para encontrar o que precisam para trabalhar, com facilidade.
Isso é possível independentemente do local onde estejam e do aparelho utilizado, pois o SharePoint possui versões para desktops e dispositivos móveis.
Além disso, o SharePoint serve como fonte de dados para alimentar dashboards, automações de processos e até aplicativos de uso interno.
Isso porque você pode integrá-lo à outras ferramentas Microsoft, como ao Power BI, Power Automate e Power Apps. Dessa forma, é possível criar diferentes soluções a partir dos conteúdos armazenados.
Adote uma cultura data-driven com uma das principais ferramentas de Business Intelligence da atualidade: Power BI: Como adotar uma cultura de dados na prática.
Enquanto o SharePoint é uma aplicação para armazenar e organizar conteúdos corporativos pertinentes a cada equipe, o OneDrive é um ambiente de armazenamento pessoal baseado na nuvem.
No OneDrive, as pessoas acessam arquivos que têm trabalhado sozinhas ou coletivamente. Isso significa que elas podem exibir todos os documentos aos quais estão envolvidas.
Também conseguem sincronizar os arquivos de seus dispositivos locais com a nuvem. Assim, quando estiverem offline podem fazer alterações em seus próprios aparelhos, mas quando estiverem online, a nova versão é atualizada automaticamente no OneDrive.
Além disso, no caso de um dos arquivos pessoais se tornar relevante para todos do time, é possível compartilhá-los pelo próprio OneDrive.
No entanto, ao utilizá-lo no Microsoft 365 é possível fazer o upload do arquivo para num site de equipe no SharePoint. Assim, todos com acesso ao site conseguem exibi-lo e editá-lo, ainda com sincronia de versões entre as duas soluções.
Trabalhando juntos, o SharePoint e o OneDrive fornecem ambientes seguros para conteúdos corporativos e pessoais, acessados conforme cada necessidade do colaborador.
O SharePoint é uma solução que faz mais do que armazenar e gerenciar conteúdos corporativos.
É, portanto, uma ferramenta para centralizar tudo o que as equipes precisam diariamente, e assim, aumentar a transparência e produtividade dentro das empresas. Entre seus maiores benefícios estão:
Vamos te mostrar como isso é possível passando pelas principais funções do SharePoint Online nos próximos tópicos.
Os sites de equipe do SharePoint são páginas Web personalizadas que armazenam os conteúdos da empresa.
Portanto, você consegue construir sites privados para cada equipe, projeto ou setor e adicionar as pessoas que podem acessá-los. Mas, também pode deixá-los públicos para toda a organização.
Esta é uma maneira de fornecer aos colaboradores apenas conteúdos pertinentes às suas rotinas, evitando distrações e assimilação de mais informações do que o necessário.
Você pode personalizar seus sites a partir de Web Parts. Eles são blocos de construção que permitem adicionar elementos em cada página. Os diferentes blocos vão permitir a inserção dos conteúdos, por exemplo:
Cada site de equipe gera automaticamente um grupo do Microsoft 365, caso você o utilize nessa suíte. Isso é útil para visualizar os conteúdos dos sites em outras aplicações, como no Microsoft Teams. Dessa forma, os colaboradores não precisam alternar entre as ferramentas.
Nos sites de equipe as pessoas podem navegar entre diferentes conteúdos e ficar por dentro de todas as atividades recentes. Isso porque eles são dinâmicos e apresentam sempre as últimas exibições e alterações em arquivos.
Além disso, cada site possui dados de interações que você pode analisar. Por exemplo, o tempo de permanência nas páginas, e o número de visualizadores e de exibições.
Assim, você consegue sempre aperfeiçoá-los para que mantenham sua relevância para cada setor.
Leia também: Sites de equipe no SharePoint vs. Microsoft Teams: o que usar?
Uma biblioteca de documentos é um ambiente seguro para armazenar arquivos da empresa. Portanto, o acesso online à essas bibliotecas do SharePoint é um dos seus maiores benefícios.
Isso porque independente de onde as equipes estiverem trabalhando ou dos dispositivos utilizados, todos poderão criar, visualizar e editar arquivos e pastas em tempo real.
Além disso, conseguirão acompanhar todas as atividades recentes relacionadas aos documentos compartilhados.
Ao final, isso fornece autonomia para que as pessoas possam adotar qualquer modelo de trabalho, e facilita o encontro de informações centralizadas.
Conheça um dos modelos de trabalho flexíveis: Sua empresa tem maturidade para o remote first? Descubra!
O SharePoint oferece muitos recursos para gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM). Ele permite organizá-los e acompanhar todo o seu ciclo de vida, desde o momento da criação até seu arquivamento.
Isso é muito fácil de fazer quando se utiliza uma ferramenta com alto poder de conexão com outras soluções da empresa, que permite centralizar arquivos de diferentes formatos.
Entre as funções de ECM do SharePoint estão:
Todas as funcionalidades de ECM do SharePoint, portanto, garantem mais segurança para os seus conteúdos corporativos, além de simplificar todos os processos com arquivos.
Compartilhar arquivos e pastas no SharePoint é simples e seguro. Você pode optar pelo modo de compartilhamento por link, que permite enviá-los manualmente para pessoas ou em chats e até inserí-los em redes sociais, ou por e-mail.
O mais importante é que independente de onde você ou seus colaboradores estiverem, todos terão acesso a essa funcionalidade, assim como aos conteúdos compartilhados. Dessa forma, podem editá-los ou exibi-los em qualquer lugar.
Além disso, cada modo de compartilhamento permite a configuração de permissões de acesso. Os administradores do SharePoint podem bloquear o acesso aos links de conteúdos da empresa para pessoas de fora da organização.
Por outro lado, todos conseguem escolher quem pode editar ou somente exibir os arquivos compartilhados:
Outras ações de compartilhamento de arquivos e pastas no SharePoint incluem:
Tudo isso garante à sua organização um controle completo sobre as informações da empresa, e que todos possam colaborar em projetos e compartilhar conhecimento.
A partir do compartilhamento dos conteúdos armazenados no SharePoint, as pessoas podem colaborar em tempo real com seus pares.
Não há limitação na quantidade de colaboradores durante a edição de um documento. Isso garante que cada um faça sua parte sem precisar que outro saia do arquivo.
As pessoas que estão em uma edição simultânea aparecem no topo do documento.
Ao clicar na foto de perfil dos colaboradores é possível, ainda, abrir o chat do Teams para interagirem enquanto fazem a edição online.
O histórico de versões no SharePoint traz funções importantes para listas e arquivos. Mas, para que ele funcione, é preciso habilitá-lo.
É possível, então, identificar todas as alterações realizadas ao longo do tempo em um conteúdo. Você pode visualizar quem realizou alterações, as datas e horários das modificações, e excluir ou recuperar uma das versões anteriores.
Assim, todos têm controle sobre quaisquer atividades em documentos e outros tipos de arquivos.
Em suma, um fluxo de trabalho é uma sequência de tarefas que vão gerar um resultado. No SharePoint você pode automatizar vários desses fluxos para otimizar o tempo gasto em atividades ou gerar melhor acompanhamento sobre os conteúdos.
Ele oferece uma ferramenta simples para criar regras de automação de tarefas. Por exemplo, para emitir alertas por e-mail toda vez que um arquivo for alterado.
No entanto, quando o SharePoint está integrado ao Power Automate, você pode ganhar ainda mais eficiência. Isso porque a ferramenta da Microsoft permite criar fluxos de trabalho automáticos robustos e altamente conectados entre ferramentas. Portanto, entre as alternativas de automação estão:
Automatizando fluxos de trabalho com o SharePoint e o Power Automate, suas equipes serão mais produtivas por eliminarem processos de conteúdo manuais e repetitivos.
Agilize todos os fluxos de trabalho da sua empresa: Power Automate: prepare-se para a nova era de hiperautomação.
Você pode transformar os dados armazenados no SharePoint em aplicativos personalizados. Para isso, utilize a integração com o Power Apps, um software low-code que permite desenvolver Apps sem escrever nenhuma linha de código.
Há duas opções para este processo. A primeira é começar a criar seu aplicativo diretamente de uma lista do SharePoint.
A segunda é fazê-lo desde o início dentro do próprio Power Apps, escolhendo o SharePoint como fonte de dados.
Em todos os casos é possível criar desde simples aplicativos, como formulários dinâmicos, até mais complexos integrando outras ferramentas, por exemplo o Power Automate e o Power BI.
Dessa forma, você pode automatizar fluxos dentro do seu novo aplicativo e até conectar dashboards e relatórios de dados.
Dê autonomia para que as equipes criem suas próprias ferramentas de trabalho: Descubra o que é Power Apps e crie aplicativos exclusivos!
Um recurso interessante do SharePoint é a possibilidade embedar relatórios e dashboards do Power BI nas páginas dos sites de equipe.
Essa característica permite centralizar não apenas os arquivos e notícias da empresa, mas também os dados e informações disponíveis no Power BI.
Isso otimiza tempo e esforço das equipes ao fornecer acesso direto aos relatórios em um ambiente onde os colaboradores já interagem naturalmente em seu cotidiano.
Assim, é possível estimular a cultura data-driven garantindo acessibilidade aos dados da organização em ferramentas familiares à força de trabalho. E tudo isso com os recursos de segurança de nível empresarial proporcionados pela Microsoft.
Veja o tutorial para realizar esse processo: Incorpore relatórios do Power BI nas páginas do SharePoint Online.
Otimizar o trabalho em equipe é um dos pilares principais para melhorar a eficiência das empresas. Isso é ainda mais importante para as organizações que implementaram modelos de trabalho flexíveis e migraram seus dados para a nuvem.
O SharePoint, portanto, é uma intranet personalizada que impulsiona essa otimização, porque permite centralizar todo conteúdo competente a cada colaborador.
Além disso, ele estimula a colaboração interna, uma vez que garante fácil compartilhamento de arquivos e sua edição por várias pessoas ao mesmo tempo.
Ademais, você ainda pode engajar os colaboradores anunciando as notícias mais recentes da empresa.
Mas, nada se compara à segurança de nível empresarial garantida pela Microsoft. O SharePoint fornece total controle sobre o acesso às informações compartilhadas, tanto para os administradores da solução quanto para os próprios funcionários.
Um bom curso de SharePoint pode ajudar você e suas equipes a explorarem juntos o máximo potencial da ferramenta. Assim, todos tornam-se mais produtivos e descobrem as melhores aplicações de sua nova intranet, com foco no que é realmente importante para suas rotinas.
O SharePoint faz parte de um ecossistema moderno de tecnologias de produtividade. Saiba mais em: Mantenha equipes focadas e produtivas com Microsoft 365.
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